- Azt akarom, hogy az asztalomon az első dolog hétfőn reggel legyen! az iratikus főnök sikoltozik a filmekben, TV-műsorokban, könyvekben és valószínűleg több, mint néhány igazi üzleti környezetben rázott alárendeltjei között. A jelentés összeállításának elképzelésével szemben nem kell megfélemlíteni, mint lehetőséget arra, hogy bemutassa munkáját. Az üzleti jelentések létfontosságú dokumentumok, mivel gyakran összetett pontokat, problémákat vagy kutatást világítanak meg egyértelműen és tömören. A jelentések a figyelmet, mert hivatalosak. És mivel írtad a jelentést, eldöntheted, mit tegyél.
Mi az üzleti jelentés?
Konkrét dokumentum. A Businessdictionary.com a jelentés „olyan dokumentumként, amely egy narratív, grafikus vagy táblázatos formában szervezett információkat ad hoc, időszakos, ismétlődő, rendszeres vagy szükség szerint alapul véve készített”.
Az a tény, hogy egy üzleti jelentés dokumentum, csak annak fontosságát hangsúlyozza. Miközben lehet, hogy az ülés napirendjén jelentést készít a negyedév során szerzett eszközökről, a bemutató során és után, az üzleti jelentést meg kell említenie, és másolatot is terjeszthet a résztvevőknek. Emlékezzetek a rettegett könyvjelentésekre, amelyeket az iskolában kellett csinálni? A könyv elolvasása volt az első lépés, majd meg kellett írni egy összefoglalót arról, amit olvasott. Néha el kellett jelentenie a jelentését az egész osztálynak. De hogy segítsek ki, a kézzelfogható jelentésed volt a kezében, hogy utaljon. Ez mennyire fontos a jelentés.
Egy pillanatfelvétel időben. Az üzleti jelentés a vállalkozás egy bizonyos aspektusára vonatkozó tények és statisztikák összeállítása. Ez általában egy pillanatfelvétel, egy bizonyos időszakra vonatkozó jelentés. Az éves jelentés például olyan fontos pénzügyi adatokat és eseményeket foglal magában, amelyek az adott évre vonatkozó pénzügyi pillanatfelvételt biztosítanak, míg a negyedéves jelentés az év egy adott negyedévére terjed ki.
A legtöbb jelentés a típustól vagy céltól függetlenül egy bizonyos időszakot fed le. A pénzügyi jelentések egy meghatározott időszakra vonatkoznak. A vállalat pénzügyei évről évre és hónapról hónapra változnak. Még a rendelkezésre álló termékekről szóló jelentés csak egy bizonyos időpontra pontos, mivel új termékeket vezetnek be, és a régebbi termékek megszűnnek.
Formális vagy informális. A jelentés céljától függően és aki látni fogja, a jelentés formális vagy informális lehet. A hivatalos jelentések azok, amelyeket a főnökök, a felső vezetés, az ügyfelek, a potenciális ügyfelek vagy a befektetők vagy akár a nyilvánosság is látni és felülvizsgálni fog. Mint minden beszámolónak is, jól meg kell írniuk, és hibás vagy helyesírás nélkül kell bemutatni őket, könnyen érthetőek és pontosak a penny számára.
Az informális jelentések nem kevésbé fontosak. Azoknak a munkavállalóknak, akiknek ki kell tölteniük a költségtájékoztatóikat, a legnagyobb jelentőséggel bírnak. Jellemzően informális, ezek a jelentések leírásokat, dátumokat és dollárösszegeket tartalmaznak egy vállalati formában. Ha a munkavállalók nem teljes körűen és időben teljesítik a jelentést, nem téríthetik meg azoknak a repülőjegyeknek, taxiknak és ügyfél-étkezésnek a költségeit, amelyeket a közelmúltbeli üzleti útjuk során fizettek.
Jelentések más nevekkel. Sok, ha nem a legtöbb üzleti jelentést nem jelentenek jelentéseknek. Ezek lehetnek olyan kimutatások, mint például nyereség vagy veszteség, vagy egyéb pénzügyi kimutatások, mint a mérleg. Vagy lehetnek költségvetési áttekintések vagy értékesítési előrejelzések.
Az üzleti jelentések használatának okai
Kiváló jelentés elkészítéséhez segít abban, hogy megértsük, mi lesz a jelentésben.
Összesít. A jelentések világos, érthető módon segítik a bonyolult ötlet, a folyamat vagy a vállalat pénzügyi helyzetének magyarázatát. A felhalmozott adatok vagy a kutatási évek hónapjai rövid jelentésben foglalhatók össze. Természetesen előfordulhat, hogy a kutatás során nem fedeztek fel minden részletet, de a jelentés a jelentés olvasóinak tömör összefoglalását adja.
Egyszerűbb. Előfordulhat, hogy az emberek, akik felülvizsgálják a jelentést, nem rendelkeznek elegendő idővel, vágysal vagy készséggel az összes mögöttes adat és kutatás értékeléséhez. Mindenesetre saját munkájuk van. A jelentésed megadja nekik, mit kell tudnia.
Tisztázni. Ha 10 ember elolvasta és felülvizsgálta az összes összegyűjtött adatot és kutatási eredményt, különböző következtetésekre jutnának. Jelentései biztosítják, hogy mindegyikük ugyanazon a ponton működik, mert ugyanazokat az adatokat adja nekik.
Meggyőzni. Mondja el, hogy cége meg akarja győzni a befektetőket, hogy tőkét állítsanak fel egy új ötlet finanszírozásához. A jelentést az üzleti tervben szerepeltetik, amelyet megosztanak a befektetőkkel. Más társult vállalkozások összeállítják a vállalat eredménykimutatását és egyéb pénzügyi helyzetjelentéseit, de a jelentés egy értékesítési előrejelzés lesz, amelyben bemutatja, hogy a vállalat szerint a kiaknázatlan piacok milyenek, és milyen értékesítési eredményeket kaphat. A pénzügyi kimutatások fontosak, de a jelentés az, amely meggyőzheti a kerítésen alapuló befektetőket, hogy fedezzenek fel, vagy sem.
Bizonyítson be egy pontot. Az üzleti jelentéseket gyakran akkor használják, amikor nehéz döntéseket kell hozni, mint például, hogy csökkentsék-e, ami elbocsátásokhoz vezethet. Senki sem akar ilyen irányba menni, de amikor a jelentés előttük áll, ami a nyereség folyamatos csökkenését mutatja, mint például a bérek, egyértelmű, hogy mit kell tenni. Vagy a pozitív oldalon a jelentések megmutathatják, hogy a vállalat képes-e izgalmas új irányokra terjeszkedni.
Problémát megoldani. Olyan találkozókon voltál, ahol a probléma megbeszélése körbe-körbe jár, anélkül, hogy életképes megoldást érne el. Ha azonban megosztja a jelentéseket a nagy vetítési képernyőn, akkor mindenki egyszerre megvizsgálja ugyanazt a kérdést. Egy kézzelfogható dokumentum megtekintése olyan táblázatokkal és grafikonokkal, amelyek megmutatják, hogy a helyzet valóban áll-e, lehetővé teszi mindenkinek, hogy elemezzék az anyagot együttesen, és együtt tudjanak megoldást találni.
Üzleti jelentések típusai
Van egy végtelen számú üzleti jelentés, amit meg lehet írni, különösen azért, mert saját testreszabott jelentését és címét is megteheti. Általában azonban az üzleti jelentések négy kategóriába sorolhatók: magyarázó, elemző, előrehaladás és törvényes. Természetesen átfedhetnek. Például egy előrehaladási jelentés is magyarázható. Elsődleges célja azonban a helyzet frissítése.
Magyarázó jelentések. Néhány üzleti jelentés azért készült, hogy megmagyarázza a helyzetet vagy a témát, hogy mindenki megértse. Például írhat egy magyarázó jelentést, hogy magyarázza el az elvégzett kutatást. Ha csak egy táblázatot mutat be, amely bemutatja a kutatási eredményeket, természetesen a kutatás okaira, a módszertanára, a mintaméretekre és még többre vonatkozó kérdésekkel kell elárasztani. Tehát csak egy eredménytáblázat helyett röviden meg kell kezdeni, hogy miért vállalta el a kutatást, és hogyan járta el azt, például telefonos vagy postázott felméréseket, egy bizonyos időszakra vonatkozó adatok nyomon követését vagy a módszertanát. Ezután egy táblázat, diagram vagy más módszer segítségével magyarázza el a kutatás eredményeit. Ezután néhány mondatban összefoglalja az eredményeket.
Analitikai jelentések . Ez a fajta jelentés elemzést ad, talán két helyzet vagy lehetőség összehasonlításával. Ahelyett, hogy csak elmagyaráznánk, egy analitikus jelentés legalább egy részét az olvasó elemzésének elemzi. Az elemző jelentésben megjelenítheti a képeket, hogy bemutassa a pontjait, például a diagramokat vagy az adatok táblázatait.
Előrehaladási jelentések. Az iskolai jelentések kártyáihoz hasonlóan az előrehaladási jelentések megmutatják, hogy a dolgok éppen most mennek. Nem kutatási vagy elemzési hegyeken alapulnak; frissítés azoknak, akiknek szüksége van rá. Az éves jelentések, a pénzügyi kimutatások, mint például a jövedelmi kimutatások, és más jelentések, amelyek egy pillanatnyi pillanatképek, a haladásról szóló jelentések.
Jogi jelentések. Bármely jelentés, amelyet a társaság a törvény szerint köteles összeállítani és közzétenni, fájlokat vagy küldeni egy másik entitásnak, egyfajta jogi jelentés. A jogi jelentések néha befejeződnek, hogy megvédjék a vállalatot a lehetséges peres ügyektől vagy más jogi problémáktól. Ha egy jelentést adózási célból összeállítanak, vagy az értékpapír- és tőzsdei bizottság, a bíróság vagy más hivatalos szerv előírja, a jogi kategóriába tartozik.
Példa a közös jelentések írására
A Purdue Egyetem Online író laborja (OWL) szerint a legtöbb üzleti jelentés nem rendelkezik egyetemes formátummal. Ellenőrizze, hogy a vállalat rendelkezik-e a kívánt jelentés formátumával. Ha nem, akkor tetszés szerint szabadon állíthatja. Azonban az OWL olyan javaslatokat tartalmaz, amelyek segítenek abban, hogy megbizonyosodjon arról, hogy minden alapot lefedi, és megírja a legjobb jelentést.
- Tartsa röviden.
- Ismerje meg a közönséget és írjon nekik.
- Használja a fejléceket és jelölje ki a fontos pontokat.
- Először tegye a legfontosabb megállapításait, érveit vagy pontjait.
- Döntse el, hogy tartalmazza-e a következtetéseit, vagy hagyja ezt az olvasóknak.
A jelentés tartalma a céljától és a közönségtől függően változik. Belső jelentésért a közönség már ismeri a céget, ezért nem kell kitöltenie ezeket a részleteket. A nyilvános beszámoló azonban, vagy egy több közönséggel rendelkező fél, előnyös lenne a vállalatról származó háttérinformációkról.
Cím / címoldal. Minden jelentésnek világos címet kell tartalmaznia, amely elmagyarázza, hogy mit fog felfedni. Ez nem a hely, hogy okos legyen; az átláthatóság kulcsfontosságú. Rövid vagy informális jelentés esetén az oldal tetején egy egyszerű cím, majd adott esetben a dátumok kerülnek végrehajtásra. Például:
A bevételek és kiadások összefoglalása, 2018. első negyedév
A hivatalos jelentésekhez szükség van egy címoldalra, amely tartalmazza a címet, a dátumot és a szerzőt, például:
A bevételek és kiadások összefoglalása
2018. első negyedév
Készítette
(a neved)
Ha a jelentést egy adott személyhez vagy csoporthoz készítették, add hozzá a neved után, például:
mert
XYZ Company, Inc.
Bevezetés. Kezdjünk egy rövid történetgel, vagy a vonatkozó háttérinformációkkal a cégről, ha úgy gondolja, hogy ez szükséges. Ezután röviden magyarázza el, miért készült ez a jelentés. Ha a jelentés kutatási eredményeket mutat be, röviden ismertesse a kutatási módszertant. Egy rövid jelentéshez ez néhány mondatnak kell lennie. A hivatalos jelentés tartalmazhat egy teljes oldalt. Néhány hivatalos jelentés olyan összefoglalóval kezdődik, amely áttekintést vagy összefoglalást ad a jelentésről, hogy ha ez mindenki olvassa, még mindig megérti a jelentést.
Tartalomjegyzék. Hosszú jelentésben listázza meg az oldalszámokat és képeket.
A jelentés teste. Itt találja meg az adatait, a jelentés lényeges vagy legfontosabb információkat. Tartalmazzon olyan képeket, mint a diagramok, diagramok, táblázatok vagy grafikonok, nem pedig a szöveg. A látványok megmutatják az embereknek, hogy mit akarnak tudni, és interaktívak, ami megtartja az olvasók figyelmét. A táblázatok, grafikonok és egyéb vizuális tartalmi dokumentumok a jelentések „bizonyítéka”. Először mindig kezdje a legfontosabb adatokat.
Eredmények. Ez a rész választható, és az olvasóktól függ.Szeretné elmondani nekik, hogyan kell értelmezni az eredményeket, vagy hagyja, hogy a jelentés önmagáért beszéljen? ****
Következtetések. A hivatalos jelentéseknek az eredményeket összefoglaló végződésekre van szükségük, függetlenül attól, hogy várták-e őket, vagy meglepődtek-e, és hogyan befolyásolják a jövőbeli döntéseket.
Kivételek. Az éves és negyedéves jelentések példák, amelyek kreatívabbak lehetnek. Különösen, ha a vállalkozás eljut a nagyközönséghez, mint például a kórház éves vagy negyedéves jelentése, akkor a frissítések leginkább a megmentett életek kényszerítő történetein vagy a legkorszerűbb technikákat végző alkalmazottakon keresztül juthatnak el. A vállalkozások ezzel is összekapcsolhatják fejlődésüket azáltal, hogy a legmodernebb kutatást végző alkalmazottakat interjút készítik, vagy új, izgalmas termékeket találnak.
Végül, hogyan írja a jelentését, rajtad múlik. Csak tartsd rövidre, tartsd szem előtt a közönségedet, és olyan információkat tartalmaz, amelyek egyértelműen közvetítik az üzenetedet. Semmiség. Nem lesz rá idő a főnöke asztalára.
