Az igazgatósági ülések jegyzőkönyvei jogi dokumentumok és nyilvános ellenőrzésre rendelkezésre állnak, amelyek fontos nyilvántartást jelentenek egy vállalkozás vagy más típusú szervezet számára. Minél formálisabbak azok, annál fontosabb, hogy az igazgatótanács jóváhagyja őket, mielőtt azokat terjesztik. Néhány egyszerű legjobb gyakorlat a percek rögzítéséhez és jóváhagyásához segít a folyamat egyszerűsítésében és a papírmunka csökkentésében.
Tekintse át a szervezet által felhatalmazott értekezlet-jegyzőkönyvek felvételének folyamatát. Sokan követik Robert szabályzatát, amely lehetővé teszi, hogy a felvételi titkár használhassa és kövesse a sablonokat a jegyzetek készítéséhez és a végső percek létrehozásához. Kérdezd meg, hogy mikor és ha meg kell adnod a megjegyzéseket vagy kérdéseket felvető testület tagjainak nevét, vagy ha megvédenéd a magánéletüket. Például előfordulhat, hogy meg kell írnia: „Megvitatták, hogy versenytársunk, XYZ Corporation félrevezető reklámot használt, és az FTC-vel kapcsolatba kell lépnie” - mondta Bob Smith, hogy úgy véli, hogy a versenytársunk, az XYZ Corporation félrevezető reklámmal és az FTC-vel kell kapcsolatba lépni. Debbie Jones és Hank Johnson egyetértettek.
Ügyeljen arra, hogy pontosan rögzítse a perceket. Kérje meg az igazgatótanács tagjait, hogy hagyják abba a beszédet, vagy az elnök várjon, mielőtt új vitát kezdene, amikor bármikor lemarad a jegyzetelésben. Kérd meg a tagokat, hogy ismételjék meg vagy tisztázzák a nem világos információkat. Ismételje meg a mozgásvezérlő testület tagjait, beleértve az eredeti indítványt és annak végleges módosított változatát is, amikor egy indítványt bevezetnek. Csináld ezt, függetlenül attól, hogy a mozgást kirendelték-e, és hogy elhalad-e. Jegyezze fel a szavazatok összes összegét, nem pedig egyszerűen azt, hogy a szavazás megtörtént.
Küldje el a jegyzőkönyvet az igazgatóság elnökének, az ügyvezető igazgatónak vagy a végrehajtó bizottságnak, mielőtt elküldi a teljes testületnek, ha ez a szervezet eljárása. Miután megkapta a jóváhagyást, hogy elküldi a jegyzőkönyvet a teljes testületnek, küldje el a dokumentumot minden igazgatósági tagnak, függetlenül attól, hogy részt vett-e az ülésen, és hogy ő lesz-e az ülésen, ahol a jegyzőkönyvet jóváhagyják. Küldje el a perceket elég korán, hogy a testület tagjai elolvassák, kérdezhessenek róluk, megvitassák a kutatási témákat és kérjenek pontosítást.
A következő határozatképes bizottsági ülésen az elnöknek vagy az igazgatósági tagnak a következő ülésén kell részt vennie a testület jóváhagyására a jegyzőkönyv jóváhagyására. A határozatképesség az a minimális számú igazgatósági tag, amely köteles hivatalos lépéseket tenni. Várja meg, hogy a javaslatot kiküldjék, majd nyissa meg a tárgyalóvezetőt a tárgyalásra. A beszélgetés során meg kell követelni, hogy a jegyzőkönyvben szükséges változtatásokat vagy javításokat kezdeményezzen, küldjön és tegyen el. A megbeszélést követően, vagy ha nincs vita, hívja fel a találkozó vezetőjét a kérdésre, vagy szavazzon a jegyzőkönyv jóváhagyásához.
tippek
-
Ellenőrizze, hogy a szervezet rendelkezik-e szabályzattal vagy más szabálytalansággal azon időponttól, ameddig a testület tagjainak értekezlet-jegyzőkönyvet kell kapniuk.
