Az ügyvédi iroda megszervezése nagyszerű módja az ügyvédek támogatásának, jogi titkárainak és jogi asszisztenseinek. A kis ügyvédi irodákban az ügyvédek is szervezniük kell magukat. A legtöbb ügyvédi iroda központosított nyilvántartási rendszerrel rendelkezik, és az ügyiratok csak akkor kerülnek ellenőrzésre, ha az ügyintézéshez szükséges. Mivel az ügyvédek időtöltést tartanak az ügyfelekkel, részt vesznek a bírósági eljárásokban, lerakódásokkal és egyéb ügyekkel foglalkoznak, az irodai szervezettől függően szükség esetén papírmunkát találnak.
Jövőbeni esetek
Minden ügyvédnek az ügyvédi irodának szüksége van egy olyan rendszerre, amely nyomon követi a leendő ügyekkel kapcsolatos információkat.Jim Wirken, a polgári peres ügyvéd és a Kansas City-i Wirken Jogi Csoport igazgatótanácsának elnöke javasolja a leendő új jelentést. Ez a formanyomtatvány segít az ügyvédnek a leendő ügyfél információinak nyomon követésében, jegyzeteket tartani az ügyben folytatott beszélgetésekről, és rekord időt fordít az ügyben folytatott konzultációra. Ha egy esetfájl később megnyílik, egy ügyvéd vagy támogató személy használhatja ezt az űrlapot egy papírfájl és egy új fájl létrehozásához az ügyviteli adatbázis-rendszerben.
Fájlszervezés
A fájlszervezés a legfontosabb az ügyvédi iroda megszervezéséhez. Ez a folyamat fontos az ügyiratok és a számviteli nyilvántartások szervezéséhez. A fájlszervezés is segít abban, hogy az ügyvédi iroda megfékezze az ügyfelek észlelését a szabálytalanságokról és megkönnyítse az ügyfélmegtartást. Papírfájlok esetén az ügyvédi irodanak ki kell dolgoznia egy rendszert az egyes fájlmappák szervezésére. Például a fájl minden egyes szakaszában minden alkalommal azonos típusú dokumentumokat kell elhelyezni. A dokumentumok minden egyes részén színes lapokra (számokkal vagy dátumokkal) kell rendelkezniük, hogy jelezzék, ahol az egyes dokumentumok kezdődnek és végződnek. A dokumentumokat időrendi sorrendben kell benyújtani, vagy a legfrissebb dokumentumot, az egyes szekciók tetején vagy hátulján.
Az ügyvédi iroda dolgozhat ki egy fájlmappa-útmutatót, és biztosítja azt minden alkalmazottnak. Az új iratkezelőknek szükségük lehet a képzési útmutató megértéséhez szükséges képzésre. Az ügyvédeknek és a jogi segítségnyújtó személyeknek a legtöbb iratkezelési feladatra támaszkodniuk kell a hivatásos munkatársakra.
Elektronikus adattárolás
A szervezet egy eset-kezelési adatbázis rendszert is használhat az ügyek és a számviteli információk nyomon követésére. Egyes adatbázis-kezelő rendszerek magukban foglalják a faxok, az elektronikus dokumentumok és a beolvasott dokumentumok csatolásának lehetőségét az elektronikus adatbázis esetfájljaira. Egyes adatbázis-rendszerek különösen hasznosak a nem rutinszerű feladatokhoz, mint például annak ellenőrzése, hogy az ügyvédnek érdekellentét áll-e az ügyfél képviseletében (ami etikai megsértéshez vezethet).
Az alkalmazottaknak és az ügyvédeknek képzésben kell részesülniük az adatbázis-kezelő rendszer használatával az információk elektronikus tárolására. Az ügyvédi iroda korlátozhatja azon felhasználók profilját, akik felvehetnek vagy törölhetnek nyilvántartásokat, hogy megakadályozzák a fontos ügyfélinformációk elvesztését.
