A nagy szervezetek és a több helyszínen tevékenykedők a pénzügyi szellemek egyfajta formája, a szellem alkalmazottak. Ezek észlelésére és végső soron megakadályozására ezek a cégek rendszeresen részt vesznek a szellemellenőrzések gyakorlatában.
Szellem alkalmazottai
A szellemi alkalmazottak - néha fantom-alkalmazottak - néha a bérszámfejtésen nevek, akiknek fizetési csekket adnak ki, de akik nem tényleges alkalmazottak, és nem végeznek semmilyen munkát. A „szellem alkalmazott” kifejezést azért adják meg, mert a munkavállaló papíron létezik, de nem létezik a munkahelyen; azokat a munkákat, amelyekre a szellem alkalmazottak állítólag hozzárendeltek, gyakran nevezhető munkahelyeknek nevezik. Hosszú időbe telhet, amíg a szellemeket a szellemellenőrzések nélkül találják meg. A szigorú belső ellenőrzések segíthetnek megakadályozni a szellem alkalmazottakat.
A Ghost alkalmazottainak bejutása a bérszámfejtésbe
A legtöbb szervezet dokumentálja a bérbeadást annak érdekében, hogy valaki a bérszámfejtésbe kerüljön, ami általában azt jelenti, hogy egy felügyelőnek vagy vezetőnek - aki valaki jogosult a bérszámfejtési osztály új munkatárs hozzáadására - be kell vonni. Néha a bérszámfejtési osztály tagja is részt vesz. A szellemi alkalmazottakat a bérszámfejtéshez hozzák létre, többek között egy fiktív alkalmazottat hozva létre, aki a megszüntetett alkalmazott nevét használja, új rendszeres alkalmazottakat bocsátva a rendszerbe egy fizetési periódusra, mielőtt megkezdik a munkát a vállalatnál, és ideiglenes alkalmazottakat adna hozzá a bérszámfejtéshez. Bizonyos esetekben az emberek, akik a szellemi dolgozókat a bérszámfejtésbe helyezik, csak néhány hét elteltével távolítják el őket, ami megnehezíti a jövőbeni ellenőrzések azonosítását.
A Ghost alkalmazottak kiszorítása
Míg a szellemi dolgozók megléte néha rutinellenőrzésben fedezhető fel, a legtöbb esetben a benyújtott dokumentáció elegendő ahhoz, hogy ilyen vizsgálatot végezzen. A szellemellenőrzések kifejezetten arra irányulnak, hogy felfedezzék a szellem munkavállalókat, és a szellemek bizonyítására szorosan vizsgálják a bérszámfejtési nyilvántartásokat és a munkavállalói magatartást. Ezek az ellenőrzések hasznosnak bizonyultak, különösen a nagy szervezetek esetében. Például 2009-ben a Detroit Public Schools által végzett ellenőrzés több mint 250 szellem alkalmazottat talált - egy csalást, amely négy év alatt több mint 400 000 dollárt fizetett.
Szellemellenőrzési folyamatok
A szellemellenőrzés egyik leghatékonyabb módja az, hogy minden munkavállalót személyesen vegyenek fel a fizetésükre vagy a közvetlen letétbe helyezésekre. A szellemi alkalmazottak fizetési csekkjeit vagy csonkjait nem gyűjtik. Így határozták meg a Detroit Állami Iskolák, hogy hány szellem alkalmazott volt. További hatékony szellemellenőrzési módszerek közé tartoznak azok a munkavállalók keresése, akik nem vettek nyaralást, nem sorolják fel a fizikai címet, és nem kapnak levonásokat a fizetésükről (a társadalombiztosításért, az adókért vagy biztosításért). Emellett a szellemellenőrzők több közvetlen betétet keresnek ugyanazon a bankszámlán, érvénytelen társadalombiztosítási számokon és hiányzó munkavállalói információkon.
