Számos esetben felkérhetjük, hogy írjon egy igazoló levelet, például a munkavállaló foglalkoztatásának ellenőrzését vagy a tanuló befejezését. A tanúsítási levelek alapvetően megerősítő betűk, és ideális esetben közvetlen és tömörek. Ha bármilyen célból hitelesítő levelet kell készítenie, használjon szabványos üzleti levélformátumot, és a lehető legpontosabb legyen. Mivel ez a fajta levél hivatalos nyilvántartásként használható, fontos, hogy az információ kifejezett legyen és a nyelv egyértelmű legyen.
Írja be a levélpapírt tartalmazó levelet a professzionális levélpapírral. Ha nincs ilyen, hozzon létre egy fejlécet a dokumentum tetején, amely tartalmazza a nevét, címét, telefonszámát és professzionális e-mail címét.
Dupla szóköz és írja be az aktuális dátumot. Duplázza újra a helyet, és írja be a címzett nevét és munkakörét, cégnevét és a cég címét.
Nyissa meg hivatalos felszólalással, a címzett nevével a megfelelő előtaggal. Például: "Kedves Mr. Jones."
Írjon be egy tárgysorot és egy rövid címet, amely jelzi a betű hivatkozását. Például: "Tárgy: Mary Charleston foglalkoztatási igazolásának levele."
Írjon be egy bevezető bekezdést, és magyarázza el pontosan, mit igazol. Ha az ügyben magánszemélyek vagy cégek nevei és dátumok szerepelnek, akkor ide tartoznak ide. Például: "Ez igazolja, hogy a Mary Charlestonot a Roberts Bank 2008. november 3-tól 2010. március 4-ig alkalmazta."
Írjon be egy második bekezdést, és magyarázza el, hogy milyen jogosultsággal írja a levelet; Más szóval, miért vagy az a személy, akit felkérnek a kérelem igazolására. Az előző példában a feladó lehet Mrs. Charleston főnöke a Roberts Banknál.
Köszönöm a címzettnek az idejét, és zárjon le egy hivatalos zárással, mint például "Tisztelettel". Dupla terület kétszer, és írja be a nevét. Nyomtassa ki a levelet, és írja be a nevét a gépelt nevére.
