A műszaki javaslat az üzleti vagy műszaki írás egyik legfontosabb feladata. Egy jól megírt javaslat biztosíthatja a szervezetnek egy új értékesítési ügyfelet, egy nagy projektet, vagy támogathat finanszírozást a kutatás vagy más tevékenységek számára. Számos szervezet számára a hatékony technikai javaslatok elengedhetetlenek a folyamatos sikerhez.
A szükséges elemek
-
Ajánlatkérés (RFP)
-
Szófeldolgozó szoftver
Vizsgálja meg szorosan a pályázati kérelmet, vagy az RFP-t. Sok szervezet RFP-t küld, ha termékre vagy szolgáltatásra vonatkozó javaslatokat kíván. Az RFP-k tartalmazzák a javaslatokra vonatkozó iránymutatásokat, valamint azt, hogy mikor és kinek kell benyújtani azokat. Egy jó javaslat nem térhet el az RFP irányelveitől. Sajnos egyes RFP-k homályosak, kevés útmutatást nyújtanak. Ez különösen akkor problematikus, ha a javaslatban költségbecsléseket kíván létrehozni. A 4. lépés javaslatokat kínál a homályos vagy nem világos RFP-k kezelésére.
Tervezze meg javaslatát, mielőtt megírná. Gyakran előfordulhat, hogy többet nem tud az ügyfélről vagy a finanszírozási forrásról, mint az RFP-ben. Végezze el a házi feladatot, és megtudja, mit tud a szervezetről és döntéshozóiról. Ezután töltsön el egy kis időt a szervezet szükségleteiről. Azok a javaslatok, amelyek kevéssé vagy egyáltalán nem ismerik meg az ügyfél igényeit, gyakran túl korai írásból erednek anélkül, hogy időbe telik az ügyfél gondolkodása.
Készítse el javaslatát. Az olyan változók, mint a projekt mérete és terjedelme, valamint a potenciális ügyfél, aki megkapja a javaslatot, meghatározza a hosszát és formátumát. Bizonyos helyzetekben rövidebb emlékeztető jellegű javaslat szükséges. Más helyzetek, például a nagy szervezeteknek küldött nagy projektek vagy pályázati javaslatok hosszabb javaslatokat fognak kérni, mint egy hivatalos műszaki jelentést.
A javaslatban foglalja össze a szállítandó áruk vagy feladatok ütemezését és a költségek becslését. Kövesse az RFP specifikációit. Ha az RFP homályos, számos módon kezelheti ezt. Az egyik javaslat az, hogy a potenciális ügyfeleknek egy sor választási lehetőséget kínáljon. Egy másik lehetőség a saját feltevéseinek megfogalmazása és a javaslatban való meghatározása. Harmadszor, kapcsolatba léphet a potenciális ügyféllel, és kérdéseket tehet fel. Számos ügyfél fogja értékelni ezt, mivel azt mutatja, hogy érdekel a projekt.
Szervezze meg a javaslatot oly módon, hogy vonzza az olvasók figyelmét és összpontosítsa azokat a kulcsfontosságú pontokra. Először egy absztrakt, amely összefoglalja a javaslatot. Bővítse a részleteket, beleértve a költségeket is, a javaslat fő részében. Végezzünk egy következtetést, amely hangsúlyozza a vállalat kiválasztásának előnyeit. Tartsa az összefoglalókat, az összefoglalókat és a következtetéseket tömören és a technikai szaknyelvtől függetlenül, hogy azok minden olvasó számára elérhetők legyenek, a műszaki ismeretektől függetlenül. A technikai részletek részletezése a javaslatban.
Szerkessze és formázza meg a javaslatot, ügyelve arra, hogy hibás legyen, és hogy a dokumentum könnyen olvasható legyen. Hangsúlyozzuk, hogy a projekt hogyan szolgálja az ügyfél igényeit. Fontolja meg a kulcsfontosságú személyzet képzettségének megmagyarázását az Ön által javasolt projektben. A kulcspontok kiemeléséhez használja a listákat (pontok vagy számok). Használjon fejléceket és alcímeket a nagy szövegblokkok felbontásához.
tippek
-
Formázza meg a javaslatot egy „absztrakt, test, következtetés” vagy „ABC” megközelítéssel.
Meg kell állapítani, hogy mi van a javasolt javaslatokban.
Legyen reális a költségbecslésekben és az ütemezésben.
A figyelem összpontosítása a következtetésben - ez az Ön esélye, hogy tartós benyomást tegyen.
Győződjön meg róla, hogy a költséginformációk könnyen megtalálhatók, mivel az olvasók ezt keresik.
