Az ügyféltől történő fizetés kérése esetén a megfelelő intézkedésekkel hatékony leveleket hozhat létre nekik. A fizetés kérésére szolgáló betűket akkor használják, ha az ügyfél nem fizeti meg a számlát az esedékesség napjáig. Minél hosszabb időt vesz igénybe egy ügyfél fizetni a számlát, annál több levelet írt a vállalat ehhez az egyénhez. A fizetést kérő levélnek udvariasnak, egyértelműnek kell lennie, és részleteket kell tartalmaznia a fennálló számláról.
Használjon vállalati levélpapírt, mivel tartalmazza a szervezet összes elérhetőségét, és gyakran formálisabbnak tűnik.
Írja be a levelet. Adja meg a betű dátumát, majd az ügyfél nevét és címét. A „Kedves” címmel adja meg a személyt, majd kövesse az ügyfél teljes nevét.
Adja meg a levél célját. A fizetési kérelemre vonatkozó levélnek egyértelműen közölnie kell ezt a célt a levél elején. Használjon professzionális hangot, és tartsa pozitívan és melegen a szavakat.
Adja meg az adósság részleteit. Adja meg az adósság nyújtásának időpontját, az eredeti esedékesség napját és az esedékes összeget, beleértve a késedelmi díjakat is. Adja meg a számla számát is, hogy az ügyfél megkönnyítse az eredeti dokumentum megkeresését. Számos vállalat az eredeti számla egy példányát is tartalmazza az ilyen típusú levélben. Tájékoztassa az ügyfelet a kamatlábról, amelyre a késedelmi díjakat számítják.
Kérje meg az ügyfél fizetését. Hagyja, hogy az ügyfél tudja, hogy további késedelmi díjakat el lehet kerülni a teljes összeg egy meghatározott időpontig történő kifizetésével. Kérje meg az ügyfelet, hogy hívja fel Önt, hogy gondoskodjon arról, hogy az adott időpontig nem tudja teljes egészében kifizetni. Ha szükséges, tüntesse fel telefonszámát és közvetlen kiterjesztését. Tartsa be e-mail címét is, és az ügyfelek kívánsága szerint adja meg levelezését.
Köszönöm az ügyfelet. Hozzájáruljon az ügyfélnek, ha a fizetés már megtörtént, és köszönetet mond az ügyfélnek azonnali fizetésért. Mondja el az ügyfélnek, hogy ha bármilyen kérdése van, ne habozzon felhívni Önt ebben az ügyben.
Aláírja a levelet. Végezzétek el a levelet „Tisztelettel”, majd a neved és a címed írásával.
