A számviteli információs rendszerek (AIS) forradalmasították az üzleti világ globális szemléletét. Miután a pénzügyi információk az AIS-be kerülnek, a pénzügyi jelentések és kimutatások több üzleti szinten is generálhatók a jövedelmezőség biztosítása érdekében.
Annak érdekében, hogy az AIS szoftver pontos pénzügyi beszámolókat és kimutatásokat nyújtson be, a számviteli információkat helyesen és hatékonyan be kell vezetni az AIS-be.
A tények
A számviteli információs rendszerek (AIS) csak annyira jóak, mint a rendszerbe bevitt információk. Míg a számítógépes AIS szoftver jelentősen csökkentette a számviteli információk rögzítéséhez és táblázatosságához szükséges munkaórákat, a szoftvert naponta meg kell vizsgálni és karbantartani a pénzügyi tranzakciók rögzítéséhez.
Minden pénzügyi tranzakciónak három fő követelménye van az üzleti műveletek megfelelő elszámolásának biztosítására: időszerűség, pontosság és érvényesség. Ha a pénzügyi tranzakciók nem felelnek meg ezeknek az iránymutatásoknak, az AIS-szoftverbe beírt információk helytelenül készített pénzügyi kimutatásokat és az AIS-hibákat eredményeztek.
időszerűsége
Minden pénzügyi tranzakciónak időszerűnek kell lennie; a bevételek és a kapcsolódó kiadások ugyanabban az időszakban fordulnak elő, a számlákat a beérkezésük hónapjában rögzítik, és a havi elszámolási bejegyzéseket az AIS-ben a számviteli időszak lezárása előtt végezzük.
Az AIS-nek különböző számviteli időszakokban vagy naptári hónapokban történő pénzügyi adatok beillesztése torzítja az AIS által készített pénzügyi jelentéseket. Olyan pénzügyi kimutatásokat is létrehoz, amelyek nem tükrözik megfelelően a számviteli időszakban bekövetkezett bevételeket és kiadásokat.
Pontosság
A pénzügyi tranzakciók időben történő beérkezése után ellenőrizni kell a pontosságot. A munkaköltséggel kapcsolatos jelentéseket, a készpénz kifizetéseket és a készpénzbevételeket felül kell vizsgálni annak érdekében, hogy a papírmunkákban szereplő összegek pontosak legyenek. A pénzügyi tranzakciók felülvizsgálata az egyéb számviteli funkciók felülvizsgálatához vezethet, ha következetes hibák történnek.
Ha az AIS-be pontatlan információ kerül feltüntetésre, a pénzügyi tranzakciók hibáinak megtalálásához számlaegyeztetéseket kell végezni.
Érvényesség
A pénzügyi tranzakciók érvényességének mérése fontos lépés az információknak az AIS-be történő rögzítésekor. Az érvényességi követelmények akkor teljesülnek, ha a tranzakció pontos, megbízható és az üzleti tevékenység szempontjából releváns. A külső könyvelő cégek által végzett ellenőrzések általában az AIS-be bevitt pénzügyi információk érvényességére összpontosítanak; az érvénytelen információk rögzítése kritikus hiba, és a könyvvizsgálói jelentések számviteli hiányosságaként szerepel.
Számviteli munkafolyamat
A pénzügyi információknak a megfelelő lépéseket kell követniük, hogy megfeleljenek az időszerűség, a pontosság és az érvényesség követelményeinek. Minden számviteli hivatalnak munkafolyamatot kell biztosítania annak biztosítására, hogy az összes pénzügyi tranzakció beírható az AIS és a pénzügyi beszámolókba a számviteli időszak vége előtt. A hatékony munkafolyamatok minden egyes dokumentumot csak egyszer fognak kezelni minden egyes folyamat során, megszüntetve a megnövekedett munkát a pénzügyi tranzakciók túlzott kezelése révén.
Szándékos csalás
Bár a pénzügyi tranzakciók megfelelhetnek az időszerűség, a pontosság és az érvényesség számviteli követelményeinek, egyes vállalkozások szándékos csalással foglalkoznak, hogy elősegítsék cégük pénzügyi egészségét. Az AIS szoftvert olyan számítógépes rekordnak szánták, amelyet nehéz manipulálni, de még mindig meg lehet tenni. Különleges számlák használata, amelyek elrejtik a tranzakciókat, különálló entitásokat hoznak létre az adósság elrejtésére, és a korábbi könyvvizsgálót használva egy AIS kialakításához, minden módja annak, hogy az AIS segítségével csalárd információkat hozzon létre.
