A könyvelők a terhelést olyan korlátozásként határozzák meg, amellyel a szervezet pénzt használ. Tegyük fel, hogy a városi kormány szavazata, hogy három hónap alatt 100 ezer dollárt költ a járdán történő javításra. A pénz egy terhelési számlára való elhelyezése azt mondja a város munkatársai számára, hogy a pénz elkötelezett a járdaszakasz projektjében, és nem lehet másra felhasználni. ref1, 2
tippek
-
A terhelés bármi, ami a jövőbeni bevételeket megtartja, mint például a megrendelés vagy az adósság. A terhek elszámolását elsősorban a kormányok használják, hogy elkerüljék az adófizetők pénzének túlköltését. REF2
Terhelési számvitel
A vállalkozás vagy kormány többféle módon és több okból is megterhelheti a pénzeszközöket.
- Vételi megbízás írása valamit vásárolni.
- Áruk vagy szolgáltatások beszerzésére kötelezett szerződés aláírása.
- Pénz felszámolása adófizetésre.
- Elég pénz készítése a bérszámfejtéshez.
- Pénztár fenntartása függő kötelezettségek kifizetésére. Ezek olyan költségek, amelyek nem fordulhatnak elő, például kártérítés esetén, ha elveszítenek pert. REF1
Miután a szervezet megterhelte a terhelést, azt fel kell jegyeznie. Tegyük fel, hogy egy vállalat 2 millió dolláros készpénzzel rendelkezik egy megfelelő alapban. A tulajdonos 700 000 dolláros vásárlási megrendelést írt alá új berendezésben, három hónapon belül szállítható. A terhelések írása a főkönyvekbe emlékezteti a menedzsmentet, hogy a vállalatnak csak 1,3 millió dollárt kell költenie. ref3, p.1
tippek
-
Az ingatlanoknál a terheléseket is használják. A vagyontárgyat akkor terheli meg, ha zálogjoggal rendelkezik, vagy ha a zónák korlátozzák, hogy mit lehet használni. Ez egy külön fogalom a számviteli időszaktól. REF2
Feszültségek rögzítése
A terhelés elszámolása a szervezet elszámolásának terhelését jelzi, miután a pénzt lefoglalták. Amikor ténylegesen kifizetik, a könyvelő nullázza a terhelési számlát, és kifizetett költségként jelentést készít a pénzről. REF1
Az államháztartás számviteli illetékei terhelik a releváns elosztási számla, például útépítés, informatikai vagy jogi költségek. A pénz megterhelése után a költségek kifizetése nem befolyásolja az előirányzatok összegét. Ha azonban a terhelést bármilyen okból meg kell emelni vagy csökkenteni, akkor ez növeli vagy csökkenti az előirányzatok számláit.ref3, 3. oldal
A szervezetnek nem kell egyetlen vásárlást költenie a teljes terhelt összeget. Ha például három peres eljárásban vesz részt, akkor az mindhárom esetre terhelheti a függő kötelezettségeket, majd egyszerre fizeti ki őket. REF4
Előzetes terhelés készítése
A terhelés előtti kérés arra kéri a vezetést, hogy teremtsen meg egy terhelést. Például, az informatikai részleg 30 000 dolláros vásárlást szeretne új számítógépes berendezésben vásárolni. A megrendelés jóváhagyását megelőzően kérelmet nyújt be. Ha a vezetés egyetért, az IT egy megrendelést ír, amely megteremti a terhelést. REF4
