A humánerőforrás-gazdálkodási rendszer információkezelő rendszer lehet. Egy szervezet HRMS-et használ a munkaerővel kapcsolatos információk kezelésére. Ez az információ segíti a vezetőket és a HR szakembereket a munkavállalókkal kapcsolatos döntések meghozatalában. A döntéshozók rendelkezésére álló helyes információk nélkül a HRMS-nek kevés adat áll rendelkezésre a nyilvántartáson és a jelentéseken túl.
Illetéktelen hozzáférés
Amikor egy szervezet személyi adatokat gyűjt HRMS-ben, bizonyos biztonsági kockázatok felmerülhetnek. A szervezet pénzeszközöket tölt be ahhoz, hogy a munkavállalók személyes adatait a belső és külső fenyegetések ellen biztosítsák. Az elektronikus HRMS egyik hátránya, hogy a szervezetnek információt kell gyűjtenie arról, hogy ki fér hozzá a munkavállaló személyes adataihoz. Ezek az adatok nyomon követést igényelnek egy olyan ellenőrzési folyamat során, amely a munkavállalói adatok engedély nélküli vagy hivatalos célú elérése nélkül elérő munkavállaló fegyelmezését vagy büntetőeljárását eredményezheti.
Speciális tudás
A HRMS további hátránya az adatkezelés szükségessége. Ez az adatkezelés túlmutat a munkavállalói személyes adatok jogosulatlan hozzáférésein. A HRMS-et használó szervezet, mint például a PeopleSoft, saját technikai személyzetet kell alkalmazni a rendszer programozásához, hibaelhárításához, frissítéséhez és támogatásához. Míg a HRMS segíthet a szervezetnek a HR személyzet költségeinek csökkentésében, növelheti a HRMS megoldással kapcsolatos ismeretekkel kapcsolatos követelményeket.
Adatbeviteli hibák
A HRMS csak annyira jó, mint az emberi programozók és a végfelhasználók. A magas szintű hozzáféréssel rendelkező személyek, például a HR-főfájl frissítői, szándékosan vagy hibásan adhatnak meg rossz információt. Ha az adatokat helytelenül frissítik, megváltoztatják vagy elveszítik, a szervezet szankciókkal és egyéb költségekkel szembesülhet, amelyek a HR főfájl károsodásához kapcsolódnak. Válasszon ki egy olyan rendszert, amely sok belső vezérlővel rendelkezik, így az egyik alkalmazott nem tud változtatni a vállalat főfájljában.
