Amikor egy építési projekt ajánlattételre kerül, a tulajdonos egy felelős, képzett vállalkozót keres, aki ésszerű költséggel végezheti el a munkát. Az ajánlattételi folyamat biztosítja, hogy a potenciális ajánlattevők ugyanarról az információról dolgozzanak, ami nemcsak az árak, hanem az ajánlat alaposságának összehasonlításához vezet.
A sikeres projekt kimenetelének esélye jelentősen megnő, ha a tulajdonos teljes, tényszerű információt készít az ajánlattevők számára. Ezt az információt ajánlatcsomagnak vagy ajánlatdokumentumnak nevezik. Ezek a dokumentumok magukban foglalják a projekttervezeteket, a specifikációkat, a mennyiségi listákat, a menetrendinformációkat és az alkalmazandó konkrét berendezések vagy termékek adatait. A helyszíni feltételekre vonatkozó releváns információk szintén szerepelnek. Az aláírandó szerződés egy példánya gyakran a csomag részét képezi, hogy az ajánlattevő cégek számára is idő álljon rendelkezésre annak felülvizsgálatára. Az ajánlati dokumentumok együttesen jellemzően a sikeres ajánlattevő szerződésének részét képezik. Az ajánlati mennyiségek és az egységárak határozzák meg, hogy mennyi pénzt kell fizetni a projekt teljes időtartama alatt.
A nyilvános ajánlatok, vagy azok, amelyekhez egy ügynökség vagy kormányzati tulajdonos tartozik, különböző szabályokat követnek, mint a privát ajánlatok. Előzetesen hirdetni kell őket, és lehetővé teszik, hogy bármely szakképzett vállalkozó ajánlatot tegyen, ha úgy dönt. A magántulajdonosok úgy dönthetnek, hogy korlátozzák a folyamatot azon ajánlattevőkre, akiket pályázóként választottak ki.
Amikor az ajánlattevők megkapják az ajánlatcsomagokat, élesítik a ceruzáikat, vagy felgyorsítják becslési szoftverüket, és meghatározzák az anyagköltségeket és a rendelkezésre állást, a szükséges munkaerőt és berendezéseket, a munkarendet és az ütemezési követelményeket. Problémák merülnek fel, amikor egy projektet fontolgatnak. Példa lehet arra, hogy egy fontos alkotóelemnek hosszú ideje van a szállításhoz, amely ellentétes a tulajdonos kívánt építési ütemezésével. Egy másik tipikus probléma akkor fordul elő, amikor a tulajdonos által szállított mennyiségek nem egyeznek meg az ajánlattevő által becsült mennyiségekkel. A kérdéseket a tulajdonostól érkező pontosítást kérik. A felelős tulajdonos egyaránt válaszol ezekre a kérdésekre, és megosztja az új vagy frissített információkat az összes ajánlattevővel.
A helyszíni látogatások gyakran úgy vannak megrendezve, hogy lehetővé tegyék a szerződő felek számára, hogy azonosítsanak olyan költségeket, amelyek költségesek lehetnek, mint például a hozzáférési problémák vagy a meglévő struktúrákkal vagy fejlesztésekkel való összeütközés.
Amikor az ajánlattétel időpontja megérkezik, a kormányhivatalok nyilvánosan nyithatnak vagy nem nyithatnak meg ajánlatokat. Néhány ügynökség felhatalmazza, hogy az ajánlatot a legkevésbé érzékeny ajánlattevő kapja meg. Ez néha problémát jelent, mivel az alacsony ajánlattevő hibázott, vagy egyéb módon hibásan kiszámította a projekt valódi költségeit, ami az építés során a sarkok vagy a nem megfelelő munka csökkentéséhez vezethet. A magántulajdonosok általában nem rendelkeznek nyilvános ajánlattételi nyílásokkal. Nagy mérlegelési jogkörrel rendelkeznek, hogy az ajánlattevő kiválasztásánál eltérő feltételeket használjanak. Az egyik vállalkozónak magasabb ára lehet, de előfordulhat, hogy az ütemezési hatékonyságot például a projekt online gyorsabbá tétele érdekében azonosította.
Bármelyik folyamatot kövessék, állami vagy magán, az ajánlatokat a teljességre értékelik. A szerződést kizáró szerződő fél például „nem válaszolható”, és az ajánlat elutasítható. A kért, de nem szolgáltatott információ, talán a biztosítással vagy a korábbi projektek listájával kapcsolatban, szintén indok lehet az ajánlat elutasítására. A vállalkozóknak nagy figyelmet kell fordítaniuk arra, hogy az összes kért dokumentumot belefoglalják.
Egy jól futott pályázati eljárás végén az ajánlatok a projekt tulajdonosainak objektívek, az alma-alma kritériumok alapján kiválasztják a legjobb vállalkozót a munkához.
