Számos szervezetnek problémája van, és egy probléma megoldására vonatkozó feljegyzés írásához konkrét lépéseket kell követnie.. Mielőtt felírhatna egy emlékeztetőt, szüksége van a problémára vonatkozó valamennyi információra, valamint az érintett személyekre. Néha a probléma megoldása a kommunikáció javításának kérdése.
Határozza meg vagy határozza meg a problémát. A memo problémamegoldással kezdődik. Ez egy gyors összefoglaló arról, hogy mi a probléma. Győződjön meg róla, hogy ezt az információt a lehető legegyszerűbb módon állítja be, hogy mindenki megértse a problémát.
Ismerje meg a probléma lehetséges okait. A cselekvési terv az okok kiküszöbölésére irányulhat.
Írja ki, ki és mi érinti a problémát. Sorolja fel az érintett személyeket és osztályokat, és magyarázza el, hogyan. Például egy nem megfelelő számítógépes rendszer hatással lesz az ügyfélszolgálati osztályra, mert nem fog gyorsan fogadni a hívásokat. Ez csökkentheti a vállalat jövedelmezőségét, mert a rossz ügyfélszolgálat a piaci részesedés csökkenését okozhatja.
Készíts egy listát a probléma lehetséges megoldásairól. Az egyik megoldás a számítógépes rendszer teljes frissítése lehet. Egy másik lehetséges megoldás az, hogy több ügyfélszolgálati munkatársat kell felvenni a rossz hívások miatt a rossz rendszer miatt. Írd le annyi megoldást a problémára, amennyit csak tudsz.
Ajánlja a legjobb megoldást. Magyarázza el, miért a legjobb az Ön által választott módszer. Határozza meg, hogy ki fogja segíteni végrehajtani. Az Ön ajánlásának tartalmaznia kell a felmerülő költségeket. Győződjön meg róla, hogy az oldat kezdési ideje és vége van. Ismertesse azokat a személyeket vagy osztályokat, amelyek részt vesznek a megoldásban.
