A formalizált szervezeti struktúra inkább a szerepekre és pozíciókra összpontosít, mint a pozícióban lévő emberekre. A formalizálás a formalizált struktúra létrehozásának folyamata, amely magában foglalja a formális struktúra fenntartását az idő múlásával. A szervezeti struktúra formalizálását általában a döntéshozatali folyamat racionalizálására irányuló kísérletben kezdeményezik. A formalizált szervezet kritikus a szervezet számára, amelyben a kérdések ismertek, és a változásokat lassan és célszerűen hajtják végre.
Formális és informális struktúra
Ellentétben az informális szervezeti felépítéssel, amely az egyént a munkahelyi pozíció felett értékeli, és lehetővé teszi a szerepek fejlődését a pozíció birtokosa által előírt formában, a formális szervezeti struktúra meghatározott szerepekből áll, amelyeket nem lehet könnyen megváltoztatni. Az informális szervezeti struktúrák bizonyos szempontból innovatívabbak, mint a formalizált struktúrák. Az informális struktúra azonban a legjobban használható a gyorsan változó iparágakban, például a technológiai ágazatban. Emellett a szervezet mérete jelezheti a szükséges formalizáció mértékét. Elengedhetetlen, hogy megértsük az egyes szervezetek szükségleteit, amikor meghatározzuk, melyik struktúra van a leghatékonyabb minden helyzetben.
Azonosítás
A formalizálást az azonosíthatja, hogy a szervezeti szerepek milyen mértékben vannak elkülönítve azoktól, akik ezeket a szerepeket betöltik. A formalizált szervezeti felépítés hierarchikus, felülről lefelé irányuló jelentési és döntéshozatali struktúrából áll. Ezt a kifejezett, kodifikált szabványok és előírások létezik. A formalizált struktúra jellemzően több felügyeleti réteget foglal magában, beleértve a felső szintű igazgatókat vagy az osztályvezetőket, a középvezetőket és az operatív felügyelőket.
Előnyök
A szervezeti struktúra formalizálásának egyik előnye az utódlás rutinszerű jellege. Egy adott pozíció szerepe ugyanaz marad, függetlenül attól, hogy ki az adott álláshelyet. A munkafolyamatokat úgy dokumentálják, hogy az új alkalmazottat könnyen be lehessen helyezni egy üres állásba anélkül, hogy megváltoztatnák a pozícióhoz kapcsolódó folyamatokat. A formalizált szervezet tartós szerkezete nem változik, kivéve, ha a vezetés szándékosan módosította. A szerkezet könnyen érthető és magyarázható. Ezen túlmenően a napi munkafolyamatok összehangolása a szervezet általános küldetésével könnyen megvalósítható a formalizált szervezeti struktúrában.
Szervezeti ábra
A formalizált szervezet felépítése, valamint a szerepek és kapcsolatok között rendszerint láthatóvá válik egy szervezeti diagram használata. A diagram a szervezeten belüli egyedi szerepköröket ábrázolja, beleértve azt is, hogy kik jelentenek ki. Azt is szemlélteti, hogy az információk és a döntések hogyan terjednek a szervezeten belül. A szervezeti diagram értékes eszköz a formalizálási folyamatban.
