A projektmenedzsment jelentések egy konkrét projekthez tartozó frissítést tartalmaznak. Ezeket általában a projekt mérföldkövein írják, de az ügyfél vagy a felügyelő bármikor kérheti. A projektmenedzsment jelentések azért fontosak, mert lehetővé teszik a projektmenedzsernek az előrehaladás értékelését az eredeti tervhez képest. Ez lehetővé teszi a menedzser számára, hogy minden érdekelt fél számára kommunikáljon és elmagyarázza a változásokat, késéseket, problémákat és pozitív eredményeket. A projektmenedzsment-jelentéseknek nem kell hosszadalmasaknak lenniük, hanem a projekt valamennyi aspektusának meg kell felelniük.
Adja meg a projektek azonosító adatait: a projekt nevét, a projekt számát (ha van ilyen), az ügyfél nevét, a kapcsolattartó személyeket, ha az ügyfél egy vállalkozás vagy szervezet, a projekt kezdő dátuma és a projekt címe végrehajtása, ha van ilyen. Adja meg a projektvezető (PM) nevét, a jelentést készítő személy nevét, ha a szerző valaki más, mint a PM, és a jelentés írásának dátuma.
Sorolja fel azoknak a feleknek a nevét, akiknek a projektmenedzsment jelentését osztják szét. Tartalmazza az összes vállalkozót, alkalmazottat, felügyelőt vagy ügyfélkapcsolatot, aki megkapja a jelentés másolatát. A lista alján adja meg a „Fájl” elemet, amely jelzi, hogy a jelentés egy példányát a projektfájlba helyezte.
Értékelje az aktuális projektkört az eredeti projekt hatóköréhez képest. Jegyezze fel a végrehajtott változtatásokat, és tartalmazza a változást kérelmező fél nevét és a változást jóváhagyó fél nevét.
Értékelje a projekt aktuális ütemtervet a tervezett ütemezéssel. Magyarázza el a késedelmeket vagy nyereségeket, és állapítsa meg, hogy ezek hogyan befolyásolják a teljes idővonalat. Adja meg, hogy a késedelmek jelenleg megoldottak vagy megoldatlanok-e. A megoldatlan késésekért magyarázza el a problémát leküzdő tervet, és állapítsa meg, hogy mikor várható a probléma megoldása. Ha a befejezés dátuma megváltozott, adjon meg egy új befejezési dátumot.
Hasonlítsa össze az aktuális költségvetést az eredeti költségvetéssel. Fontolja meg mindkét költséget (az a költség, amelyet az eladó fizet a munkában és az anyagban a projekt befejezéséhez) és az árat (amit az ügyfél fizet a projekt befejezésekor). Ne feledje, hogy a költségváltozást vagy az árváltozás okozta árváltozást is bele kell foglalni. Ha szükséges, csatoljon egy frissített projektköltségvetést.
Hasonlítsa össze a jelenlegi kockázati környezetet az eredeti kockázatértékelési űrlappal. Állapítsa meg, hogy mely kockázatokat szüntették meg, és amelyek még mindig jelen vannak. Sorolja fel az esetlegesen felmerült új kockázatokat, valamint a lehetséges költségvetési és időbeli következményeket. Ajánlatot nyújt az új kockázatok elkerülésére vagy azokra való reagálásra.
Aláírja a dokumentumot. Ha a dokumentum egynél több oldalt tartalmaz, az egyes oldalak kezdőlapja. Néhány vállalati eljárás azt is megköveteli, hogy a felügyelő és / vagy az ügyfél a projektmenedzsment összes jelentésében jelentkezzen.
tippek
-
Ne felejtsd el a jó híreket! A jelentés tartalmazza a költség- és időmegtakarításokat.
Dokumentáljon minden olyan szállítói hibát, amely befolyásolja az idővonalat vagy a költségvetést. Lehet, hogy visszaszerezheti a beszállítóktól az elveszett időt vagy pénzt.
