Az ISO 9001-es ellenőrzési ellenőrző lista a könyvvizsgáló eszköztárában található egyik eszköz, amelyet a szervezet minőségirányítási rendszerének értékelésére használnak. Tekintsünk egy olyan analógiát, amely összehasonlítja a QMS-t az asztalos tervével és a könyvvizsgálóval egy építési felügyelővel. A cél az, hogy felmérjük, milyen munkát végeztek, összehasonlítva azzal, ahogyan a terv azt mondja, hogy mit kell tenni, valamint az építési szabályokkal összehasonlítva - vagy ebben az esetben az ISO 9001 követelményekkel. Az ellenőrző listákat úgy kell megtervezni, hogy segítsenek az értékelésben, nem pedig a bürokrácia növelésében.
Dokumentációs felülvizsgálat
A dokumentáció felülvizsgálatához ellenőrzőlista is kialakítható. Miután meggyőződött arról, hogy a szervezet dokumentum-ellenőrzési eljárása megfelel az ISO 9001-es követelményeknek, tervezze meg az ellenőrzőlistát, ha konkrét elemeket húz az adott eljárásból. A kérdéseket a dokumentumellenőrzésre kell összpontosítani, csak egy vagy két kérdéssel, amelyek az ISO 9001 követelményeit érintik az ellenőrzött folyamatra. Elegendő megkérdezni: "Melyik ISO 9001 záradékot alkalmazza az ABC folyamatra?" és "Az ABC folyamat megfelel-e ezeknek a követelményeknek?" Az ellenőrzési listákkal kapcsolatos kérdésekként nem szükséges átírni az egész szabványt.
Vezetői felelősség és elkötelezettség
Az ellenőrzési lista kifejezetten a vezetői ellenőrzésre is kialakítható. Az ellenőrzőlista minden olyan záradékot azonosíthat, amely előírja a felső vezetés és egyéb releváns elemek közvetlen felelősségét, például az emberi erőforrás és az infrastruktúra tervezését. Ezt az ellenőrzőlistát kezdetben a vezetői interjú során lehet felhasználni, majd az ellenőrzés folyamán befejezni, mivel a bizonyítékokat a szervezeten belül értékelik.
Képzés és kompetencia
Az ellenőrzőlisták felkérhetik a könyvvizsgálót arra, hogy emlékezzenek meg az általánosan alkalmazandó követelményekre, például a képzésre és a kompetenciákra. Az egyéb záradékot lefedő ellenőrzési nyomvonal követésekor ezek a követelmények néha figyelmen kívül hagyhatók, és az ellenőrzés lezárása előtt nyomon követési tevékenységet igényelnek. Az ellenőrzőlisták segíthetnek abban, hogy a könyvvizsgálók bizonyítékot találjanak arra vonatkozóan, hogy az alkalmazottak képesek legyenek az oktatás, képzés, készségek és tapasztalatok alapján végzett munkájukra. Ugyanilyen fontos, hogy megerősítsük, hogy cselekvési terveket dolgoznak ki és hajtanak végre annak biztosítása érdekében, hogy a munkavállalók elérjék a szükséges kompetenciaszinteket.
Kiszervezett folyamatok
Az ellenőrzőlistáknak ki kell terjedniük a kiszervezett folyamatokra. Ez kombinálható a fentiekben felsorolt általánosan alkalmazandó követelményekkel. Az "elhomályos, elhanyagolható" üzenet az, hogy mind az ellenőrzöttek, mind az ellenőrök elfelejtsék, hogy az A, B és C programok raktározása továbbra is helyszíni, de a X program esetében ezt a funkciót egy harmadik fél logisztikai szolgáltatója végzi el. Az ISO 9001 kifejezetten megköveteli, hogy a kiszervezett folyamatokat ellenőrizzék annak érdekében, hogy megfeleljenek a szervezet saját QMS-követelményeinek.
Monitoring és mérés
Az ellenőrző listáknak foglalkozniuk kell a mérési folyamat hatékonyságával és a trendek figyelemmel kísérésével a QMS képességének értékeléséhez. Az intézkedések tartalmazhatnak komplex statisztikai folyamat-ellenőrzési adatokat, vagy olyan egyszerűek lehetnek, mint a belső vagy külső ügyfél panaszok száma. Az ellenőrző listáknak lehetővé kell tenniük, hogy az ellenőrök azonosítsák, milyen mérőszámok vannak érvényben, és milyen tendenciákat mutattak ki ezek az adatok a korábbi ellenőrzés óta. Az ellenőrző listáknak emlékeztetniük kell a könyvvizsgálót arra is, hogy a negatív tendenciák kijavítására tett intézkedésekre vonatkozó bizonyítékokat keressenek.
Hozzáadott érték
Az ellenőrzési ellenőrző listáknak inkább a belső ellenőrzési folyamat követelményeinek való megfelelés érdekében inkább értéket kell adniuk, mint léteznie. A könyvvizsgáló számára fontosabb, hogy az ellenőrzési nyomvonalat kövesse, amely az ellenőrzés során jelentkezik, mint egy ellenőrző lista követése. A tapasztalatlan könyvvizsgálók figyelmen kívül hagyhatják az ilyen pályákat, amikor túlságosan támaszkodnak az ellenőrző listákra.
