Vállalatként mind üzleti, mind jogi okokból meg kell őriznie bizonyos típusú papírmunkafájlokat, például a foglalkoztatási nyilvántartásokat és a számlákat. Bizonyos esetekben a kereskedőnek egy ideig meg kell őriznie a hitelkártya-bevételek másolatait is. Ismerje meg, mikor biztonságosan dobja ezeket a bevételeket az üzleti folyamat során.
Hitelkártya bevételek
Miután az ügyfél a hitelkártyájával vásárol egy terméket vagy szolgáltatást a cégétől, rendszerint át kell adnia neki egy nyomtatott nyugtát a nyilvántartásaiért - különösen ügyfelek közötti tranzakció esetén. Az átvételi elismervény tartalmazza a tranzakció összegét, a jóváhagyási kódot, a hitelkártya-tulajdonos nevét és az ügyfél aláírásának helyét. Az aláírt nyugtának egy példányát is megőrzi a feljegyzésekhez.
Miért tartsd őket?
Abban az esetben, ha az ügyfél vitatja a hitelkártya-díjat az Ön cégétől, akkor a kereskedőként felelős, hogy bizonyítja, hogy érvényes. Az ügyfelek bankjának az első tételei közül a tranzakcióhoz kapcsolódó hitelkártya átvételének másolata. A kereskedői szolgáltatónak meg kell látnia az aláírt nyugtát annak érdekében, hogy a vitát a nevében megvizsgálhassa. Ha az ügyfél vitáját jóváhagyták, mert nem adhatja meg az aláírt értékesítési bizonylat másolatát, költséges visszafizetési díjat kell fizetnie, és elvesztenie kell az eladás összegét, valamint az eladott terméket vagy szolgáltatást.
Mikor kell dobni
Az ügyfelektől való vita lehetősége miatt nem bölcs dolog eldobni a hitelkártya eladási igazolást, csak azért, mert a tranzakció elszámoltatta a kereskedői számláját - még akkor is, ha már megkapta a pénzeszközöket az eladásból. A bankok általában 60 napot adnak az ügyfeleknek, hogy vitassák meg a tisztességes hitelszámlázási törvény szerinti díjat. Biztonságos tét, hogy a hitelkártya átvételét legalább három hónapig megőrizzük. Ha az értékesítési bevételeket kifejezetten az üzleti jövedelemadó-jelentési okok miatt kívánja meg, akkor legalább hat évig tartsa őket kézben.
A bevételek tárolása
Ha meg kell őrizni ezeket az értékesítési bevételeket, tárolja őket biztonságos, zárolt helyen, mivel érzékeny ügyfélinformációkat tartalmaznak. Tartsa meg ezt az érzékeny adatot az illetéktelen alkalmazottak és a külső személyek számára, hogy elkerülje a hitelkártyával kapcsolatos csalásokkal vagy a lopásokkal kapcsolatos problémákat. A kereskedői szolgáltatásokra vonatkozó megállapodása meghatározhatja az érzékeny hitelkártya-adatok ügyfelei számára történő kezelésének és tárolásának konkrét szabályait a Fizetési Kártya-ipar Adatbiztonsági Szabványai szerint. A PCI DSS olyan szervezet, amely útmutatást ad az ügyfél hitelkártya-adatainak kezelésére vonatkozóan.
