Hogyan írjunk eljárásokat és szabályzatokat

Az erős eljárások és politikák írásának kulcsa az, hogy a dokumentumok elég merevek legyenek a szervezet szabályainak dokumentálásához, de eléggé rugalmasak ahhoz, hogy könnyen követhetők legyenek, leginkább eltérések nélkül, mivel dokumentálnunk kell a tervezett útvonalon lévő minden apróvágást. Számos szervezetben meghallgathatja az SOP-k vagy a normál működési eljárások nevű eljárásokat és irányelveket. Ezek a dokumentumok alkotják a szervezet gerincét, így azok jól írása segít megtartani az üzletmenetet, és biztosítja, hogy az összes személyzet egységes eljárásokat folytasson. Ha szabályozott iparágban dolgozol, mint például a gyógyszeripari vagy biotechnológiai cégek, az erős SOP-k feltétlenül kritikusak ahhoz, hogy a vállalkozás sikeres legyen, mivel az Élelmiszer- és Gyógyszerügyi Hivatal először ezeket a dokumentumokat vizsgálja.

Tervezzen vázlatot a szervezet által igényelt eljárásokról és irányelvekről. Az eljárások és politikák rövid áttekintése segít az írás megszervezésében. A politika és az eljárások csoportosítása osztályonként segíthet a gondolatok megszervezésében. Kezdje össze a vázlatot a legfontosabb dokumentumokkal, hogy prioritást nyújtson az SOP-ok elkészítésében. Végtére is, el kell kezdeni valahol, és a legfontosabb eszközökkel kezdve, hogy legalább ezek megtörténjenek. Lehet, hogy felül kell vizsgálnia ezeket az első dokumentumokat, miután támogatta a SOPS-t. Szükséges, hogy a SOPS ne ütközzen egymással.

Szüntesse meg az egyes eljárásokat és szabályzatokat az egyes dokumentumok kitöltésével kapcsolatos külön feladatokra. A vázlatban adjon meg minden dokumentumhoz al-feladatokat, hogy a lépések világosak, logikusak és rendben legyenek. Ilyen módon a dokumentumok majdnem magukat írják. Mindazonáltal győződjön meg róla, hogy csak a legszélesebb lépéseket adja hozzá. Ha túl részletesen írja a SOPS-ot, túl sok esély van az eltérésekre. Nem jó dolog.

Interjú az alkalmazottakkal, akik a feladatokat végzik. Ne felejtsük el a feladatokat ellátó alkalmazottak értékes hozzájárulását. A SOP-oknak dokumentálniuk kell, hogy hogyan történik a dolgok, és ezek az emberek a tudásban. Szóval, kérje meg a munkavállalókat, és ne a vezetőket, hogy készítsenek néhány dokumentumot a dokumentumokról. Mindig egy műszaki író erősítheti őket.

Töltse ki a körvonalát részletesebb eljárásokkal az alkalmazottak számára. A legjobb gyakorlat, ha az irányelvek és eljárások írása során egyszerű. Széles körben elfogadott gyakorlat, hogy az ötödik fokozatba írjuk az USA-t - ez azt jelenti, hogy az ötödik osztályozónak képesnek kell lennie minden szó olvasására és megértésére.

Döntse el, hogy ki fogja aláírni az eljárásokat és a szabályzatokat. A bejelentkezésnek magas szintű neveket kell tartalmaznia, hogy a főnökök tisztában legyenek a dolgok készítésével. Egyes szervezetek minden politikát és eljárást a humánerőforrás-részlegen vagy jogi ágán keresztül végeznek annak érdekében, hogy biztosítsák a törvények megsértését.

Felhívja a felülvizsgálati értekezletet, hogy összegyűjtse az összes aláírót egy szobában, hogy megvitassa a politikát. Ha egyáltalán lehetőség van arra, hogy az összes párt egy helyiségben egy bizonyos politikáról beszéljen, sokkal gyorsabban mozdítja el a dokumentumot, mint az átadás, és észrevételeket kér. Ha tényleg szeretné felgyorsítani a dolgokat, állítsa be a célt, hogy a találkozó végén a SOP-t aláírja.

Aláírás, dátum, verzióellenőrzés és a véglegesített eljárások és irányelvek terjesztése. Fontolja meg, hogy minden munkavállalónak szükség szerint frissítendő dokumentumokkal frissíthesse az alkalmazottaknak szóló kézikönyvet. Valójában hozzon létre egy irányelvet és eljárást a notebookok kezelésére, beleértve a munkavállalói kézikönyvek rendszeres ellenőrzését is annak biztosítása érdekében, hogy az összes személyzet naprakész legyen.

Ellenőrizze a meglévő jóváhagyott SOP-eket egy ütemterv szerint. Minden egyes SOP-ot évente vagy legalább kétévente felül kell vizsgálni annak érdekében, hogy a gyakorlat és a politikák nem változtak. Győződjön meg róla, hogy friss aláírásokat és dátumokat kap, hogy ha auditálva van, akkor egyértelműen visszamenőleges papírpálya van.