A kapcsolati jelentés dokumentálja az üléseken, a konferenciahívásokon és a telefonhívásokon tárgyalt valamennyi témát. Egy ilyen kapcsolati jelentés példája az adománygyűjtés során kerül felhasználásra; összefoglalja azokat a témákat, amelyeket egy alapfejlesztési szakember egy potenciális donorral tárgyal. A jelentés segít tisztázni a félreértéseket vagy kérdéseket, amelyekkel kapcsolatban a felek megosztották az információkat. A kapcsolati jelentés írása nehéznek és haszontalannak tűnik, de hosszú távon időt takaríthat meg és minimalizálhatja a frusztrációt.
Kérd meg mindenki nevét az ülésen, a konferenciahívásról vagy a telefonhívásról. Írja le őket a papír tetején, az ülés kezdetének és befejezésének dátumával és időpontjával együtt.
Jegyzetek készítése az értekezlet minden fontos szempontjáról, a telefonhívásról vagy a konferenciahívásról.
Írja be a találkozó jegyzeteire vonatkozó kapcsolati jelentését. Tartalmazza a vállalat nevét és a céget képviselő személyt, valamint a másik cég nevét vagy képviselőjét.
Jelentkezzen be a dátummal és a kapcsolattartóval. Üzleti esetekben dokumentálja az ülésen részt vevő valamennyi alkalmazott vagy személy nevét; mi történt az ülésen; aki azt mondta, mit; milyen információkat tárgyaltak meg és mi történt; a következő elem, amiről beszélni kell, vagy mindent rendeztek; és az első esetben a következő ülés időpontját.
Nézze át a kapcsolati jelentést, és győződjön meg róla, hogy semmi sem hiányzik. Adjon hozzá hiányzó adatokat.
Küldje el a kapcsolati jelentést e-mailben, faxon vagy postai úton.
