Számos vállalkozás a pénzügyi kötelezettségek teljesítése érdekében ellenértékeket vezet be a beszámolóikból. Ezek a pénzügyi kötelezettségek magukban foglalják a szállítói kifizetéseket, a hitelezőknek fizetett kamatfizetéseket vagy az állami adókötelezettségeket. A fizetendő részleg számlát vagy ellenőrzési kérést kap, amelyet a befizetett összeg biztonsági mentésére használ. Az ellenőrzések számos előnnyel járnak a vállalkozások számára.
Papírútvonal
Az ellenőrzések használatának egyik előnye a csekk által hagyott papírút. Minden ellenőrzés olyan papírdokumentumot hoz létre, amely részletezi, hogy ki fizette be a fizetést, milyen napot fizetett, és a fizetés dollárösszegét. A vállalat felülvizsgálhatja, hogy a csekk megtisztította-e a bankot, és információt kap arról, hogy ki csatolta a csekket. A csekk által létrehozott papírút lehetővé teszi a cég számára, hogy nyilvántartását fenntartsa. Egyes vállalatok kettős ellenőrzéseket használnak, így az ellenőrzés egy példányát saját nyilvántartásaiban tartják. Ezeknél a cégeknél a munkavállalók a kérdések felmerülésekor visszatérhetnek a korábbi ellenőrzésekhez.
Biztonság
A papírellenőrzés előnye, hogy hozzáadott biztonságot nyújt a postázott fizetéseknél. Csak a megnevezett címzett nyújthat be papíron csekket a fizetéshez. Ha a címzett tagadja, hogy megkapja a csekket, a vállalat kapcsolatba léphet a bankkal annak ellenőrzésére, hogy ki mutatta be a csekket. Bármilyen eltérést közvetlenül a bankkal lehet megoldani. Egyes kisvállalkozások tulajdonosai is fontolóra vehetik a kereskedők vagy a hitelezők fizetését. A készpénz nem nyújt írásos bizonyítékot arra vonatkozóan, hogy a fizetés megtörtént, és a vállalkozás tulajdonosát nyitva hagyja, hogy újra megterhelje az összeget.
Ellenőrzés
A papírellenőrzés lehetővé teszi a vállalkozás számára, hogy ellenőrizze a kifizetéseket. Számos ellenőrzési intézkedés létezik a beszámolóban lévő részlegben annak biztosítása érdekében, hogy az ellenőrzéseket a megfelelő összegű címzettnek írják. Az egyik alkalmazott engedélyezheti, hogy a biztonsági mentés dokumentációjának áttekintése után írjon egy ellenőrzést. Egy másik alkalmazott ténylegesen kinyomtatja az ellenőrzéseket. Egy vezető vezető aláírja az ellenőrzéseket. Ez három alkalmazottat vehet részt az ellenőrzési fizetési folyamatban, minimálisra csökkentve a hibák vagy csalások lehetőségét. A vállalkozások előre számozott ellenőrzéseket is használnak. A számozás előtti ellenőrzések lehetővé teszik a vállalat számára, hogy azonnal azonosítsa a hiányzó ellenőrzéseket, és tegyen lépéseket annak érdekében, hogy megakadályozza az ellenőrzések behajtását.
Úszó
A csekk használatának végső előnye az úszó. Az úszás azokra az időkre utal, amelyek után a vállalat kinyomtatja a csekket, amíg a pénz el nem hagyja a cég bankszámláját. Sok esetben az úszó csak egy napig létezik. Azonban a cég az adott extra napért kamatot szerez a kifizetés előtt.
