A kis pénzalap fenntartása 90 százalékos nyilvántartás. A másik 10 százalék ellenőrzi, hogy ki férhet hozzá az alapokhoz. Függetlenül attól, hogy milyen üzleti tevékenységet folytat, és nem számít, hogy milyen kis pénzt használsz, a két alapelv követése néhány egyszerű költségvetési eljárással megőrzi a kis pénzeszközeit.
Az összes vásárlás fájlbizonyítványa
A kis pénzalapok futtatásakor az első dolog, amire szüksége van, egy hatékony és funkcionális nyilvántartási rendszer létrehozása. Minden egyes tranzakciónál, ahol apró készpénzt használnak, másolatot kell készíteni, és másolatot kell készítenie. Ez biztosítja, hogy két külön fájl áll rendelkezésére, ha elveszítené a nyugtát. Ne csak töltse be a bevételeit egy mappába, hanem időrendi sorrendben tegye meg, és fontolja meg, hogy minden hónapban külön mappákba helyezze a bevételeket.
Elfogadható felhasználások létrehozása a Petty Cash számára
Ne használjon válogatás nélkül apró készpénzt. Önnek konkrét iránymutatásokkal kell rendelkeznie ahhoz, hogy mit használhat a készpénzt és mit nem. Például, ha az alkoholt az alapokkal vásárolják, akkor ez általában elfogadhatatlan használat lenne, még akkor is, ha az alkohol üzleti szponzorált társadalmi eseményre szól. Ahhoz, hogy megvédje magát és bárki más, aki hozzáfér a készpénzhez, írjon szabályokat arról, hogy melyik elfogadható költség.
Hozzáférés ellenőrzése
Mindig tartsa zárva a kis pénzeszközeit. A fiókoktól a szekrényig bármit is biztonságban tarthat, de ne tartsa hordozható dobozokban vagy más tárolótartályokban, amelyek könnyen mozgathatók vagy szállíthatók. Ne adjon ki kulcsokat vagy kombinációkat több embernek. Ideális esetben csak egy vagy két embernek adhat kulcsot, és bárki más megkérdezheti ezeket a kulcstulajdonosokat a szükséges pénzért.
Végezze el az időszakos ellenőrzéseket
Annak érdekében, hogy a kispénztárjait megfelelően használják, végezzen rendszeres ellenőrzéseket. A hatékony ellenőrzések előre be nem jelentettek, és a cél az, hogy véletlenszerűen ellenőrizzék a kis pénzeszköz-nyilvántartást, számviteli eljárásokat és ellenőrzést. Ellenőrzések nélkül a kis pénzeszközök előfordulhatnak a visszaélések vagy a rossz irányítás miatt. A könyvvizsgálat legegyszerűbb módja, hogy néhány héten belül olyan menedzsert kapjon, akinek nincs hozzáférése az alapba történő befizetéshez.
