Nem számít, mennyire keményen próbálod elkerülni őket, a kommunikáció akadályai megjelennek az alkalmazottak, a menedzserek és az ügyfelek között. A kommunikáció sikertelensége szükségtelen késedelmet, frusztrációt és potenciálisan elveszett üzletet okozhat. A jó hír az, hogy vannak olyan módok, amelyekkel leküzdhetik a kommunikációs korlátokat, hogy a vállalkozás zökkenőmentesen működjön.
Mi az üzleti kommunikációs akadályok?
A kommunikációs korlátok mindenhol megtalálhatók az üzleti életben, a felső iránytól a középső vezetésig a külső kapcsolatokig. A kommunikációs meghibásodások szervezeti úton fordulnak elő, például amikor a csapat tagjai elszigeteltek, vagy egyénileg, amikor egy személy félreértelmezi vagy figyelmen kívül hagyja, amit a másik mond. Ezek a munkahelyi túlzott figyelemfelkeltésből vagy a projekt elégtelen tisztaságából eredhetnek. Néhány példa a vállalkozásban esetleg megjelenő közös kommunikációs korlátokra:
- Figyelemelterelés. Ha nincs jelen a beszélgetésben, valószínűleg rossz kommunikációhoz vezet. Akár többszöri megszakítás, többfeladatos, akár a következő találkozóra rohanás, a zavaró tényező akadályozza a kommunikációt, ami sok problémát okozhat. Az is könnyen kezelhető, ha megtanulod a fókuszt és a jelenlétet.
- Szegény menedzsment. Amikor a munkavállalók nem szeretik a vezetőiket, vagy nem érzik, hogy nyíltan beszélhetnek rájuk, a kommunikációs csatornák gyorsan leállnak. Azok a vezetők, akik nem adnak visszajelzést, nem hallgatnak problémákat, nem tudnak nyíltan beszélni a releváns vállalati üzletágról, vagy nem kérdeznek fel személyzetüket, olyan kommunikációs akadályokat hoznak létre, amelyek nem szükségesek.
- A beszélgetés hiánya. Természetesen a legjobb kommunikációs mód a beszélgetés. Ezekben a napokban azonban az emberek nagyobb valószínűséggel fordulnak a szöveghez vagy e-mailhez, amikor megvitatják őket. Ez a fajta egyoldalú beszélgetés gyakran szükségtelen félreértésekhez és frusztrációhoz vezet, és időveszteség lehet. A közvetlen, 15 perces, szemtől-szembe kerülő beszélgetés helyett egy napos szorongás-indukáló szavak cseréje vált, amelynek nincs megoldása.
- Fizikai akadályok. Amikor a vezetés elkülöníti magát az épület másik szintjén, a többi munkaerőtől, vagy a munkacsoportok külön irodákhoz vannak rendelve, fizikai akadályok keletkeznek, amelyek rossz kommunikációhoz vezetnek.
- Személyiségbeli különbségek. Lehet, hogy többféle személyiséged van, akik lebegnek a te dolgod körül. Jó esély van arra is, hogy e személyiségek némelyike egyszerűen nem szembesül és különböző kommunikációs stílusokkal rendelkezik, ami félreértésekhez, sztereotípiákhoz és csendhez vezet.
- A tisztaság hiánya. Az érdekelt felekkel, az ügyfelekkel és a személyzettel való foglalkozás során fontos, hogy világos vállalati politikát alkalmazzunk. Nem így tesz gyakran zavart és frusztrációt, ami az embereket nem akarja veled folytatni.
Ha időt vesz igénybe, hogy felmérje a munkahelyet, hogy megtudja, hogyan kommunikálnak az emberek, akkor valószínűleg megtalálják ezeket a és más gyakori példákat a kommunikáció akadályaira. Némelyikük gyorsabban megoldható, mint mások, de mindannyian hajlandóak készséges részvételt és jó kommunikációs készségeket igényelni a csapatától.
Kommunikációs akadályok példái
Nem minden kommunikációs korlát nyilvánvaló. Úgy tűnhet, mintha beszélsz, és produktív lennél, de csak később tudod észre, hogy semmit sem értek el. Az alábbiakban bemutatjuk, hogy egy csapattal való találkozás egy vezetővel kommunikálhat a kommunikációs akadályokkal:
A csapat 10:00 órakor találkozik a menedzserrel, hogy menjen át egy közelgő hálózati eseményre. A csapattagok azonnal érkeznek, de a menedzser telefonbeszélgetést folytat. Mindenki kényelmetlenül ül a szobában, nem tudja, mikor véget ér a beszélgetés és mikor kezdődik a találkozó.
Tíz perc múlva a menedzser összpontosítja a figyelmet a szobában élő emberekre, és kér egy napirendet az ülésen. Senkinek sincs ilyen, így valaki gyorsan összeszorul. Ennek során a menedzser elterel egy másik telefonhívást, amely 15 perc múlva elhagyja az irodát, hogy találkozzon valakivel. Ez egy rohanó találkozót eredményez, ahol az emberek nem kérdeznek sok kérdést, mert a lehető legrövidebb anyagot akarják fedezni a jelenleg korlátozott idő alatt.
Amint a találkozó véget ér, és mindenki visszatér az irodájukba, a csapat néhány dolgot megvalósíthat: Nem foglalkozott néhány fontos témával, amit meg kellett vitatnia, ők úgy érezték, hogy rohant és figyelmen kívül hagyta a vezetőt, miközben megpróbálták megvitatni, hogy mit fedtek és nem állnak tovább a közelgő hálózati események tervezésében, mint az ülés előtt. A kommunikáció akadályai idővesztést és termelékenység hiányát eredményezték minden érintett számára.
A kommunikáció egyéb akadályai nyilvánvalóak, mint a csapattag, aki eltűnik a megbízási határidőt anélkül, hogy Önnek okot adna, vagy a menedzsert, aki minden alkalommal beszélgetés közben próbálja ki és játszik telefonjával. Lehet, hogy a szervezeti bürokrácia megakadályozza, hogy az új ötletek valóban megvalósuljanak, vagy hogy az üzletág különböző szintjei között ne legyenek szűkebbek az intraoffice-szocializációk.
Külső kommunikációs problémák
Ha olyan üzleti tevékenységet folytat, amely az ügyfeleket szolgálja, a külső kommunikáció ugyanolyan fontos. Ha például nem hirdeti egyértelműen, hogy mennyi áron érvényesek az értékesítési árak, akkor végtelenül ügyetlen ügyfelek is követelhetik, hogy csak egy hónap múlva fizetik az eladási árat. Ha ügyfélszolgálati információkat ad meg a webhelyén, de nincs közvetlen módja az ügyfélszolgálati részleggel való kapcsolatfelvételre, akkor nyilvános panaszokat érhet el a szociális média oldalain egy olyan panasz helyett, amelyet gyorsan és magántulajdonban lehetett kezelni.
Függetlenül attól, hogy a kommunikáció akadályai nyilvánvalóak vagy finomak, nem tesznek semmit, hogy segítsenek egy vállalkozásnak. Valójában sokkal több problémát okozhatnak, mint amire számíthatsz.
A kommunikációs akadályok lejtése
Lehet, hogy úgy gondolja, hogy nem kell időt töltenie az üzleti kommunikáción, de sok következménye van a kommunikációs problémák figyelmen kívül hagyásának. A kommunikáció akadályai a csalódott munkavállalókat és az ügyfeleket eredményezik, akik nem érzik magukat, hogy hallják őket. Amikor ez megtörténik, a személyzet kevésbé motivált, ami a termelékenység, a kreativitás és az innováció hiányához vezet. Az ügyfelekkel és az ügyfelekkel való hatékony kommunikáció elmulasztása akár elveszett üzlethez is vezethet.
Ha a munkavállalók nem érzik, hogy mit mondanak, vagy bármilyen hatással vannak, akkor abbahagyhatják a beszélgetést, és nem kommunikálhatnak, ha valami rossz, vagy ha a határidőt el fogják hagyni. Ez eredménytelenséget, hibákat és vállalati kultúrát eredményez, amely a csapatmunka helyett az elszigeteltséget ösztönzi.
Amikor az emberek nem érzik magukat, hogy nyílt csatornákkal rendelkezzenek, hogy kommunikáljanak, sokan leállnak, és csak a munkájukon mennek keresztül. Ez valószínűleg nem az, amit a vállalatnál szeretne megtörténni, ezért fontos, hogy az ügyfelek, a beszállítók és az ügyfelek körében kiemelt fontosságú legyen a jó kommunikáció a személyzet és a külső között.
Hogyan lehet leküzdeni a kommunikációs akadályokat
A kommunikációs akadályok leküzdésének legjobb módja, hogy először megakadályozzuk őket. Ez úgy történik, hogy egyértelműen meghatározott politikát állít be a vállalkozás számára, amely ösztönzi a kommunikációt. Olyan egyszerű lehet, mint egy rövid reggeli találkozó beállítása olyan kérdések és projektek kezelésére, vagy egy bonyolultabb hierarchia, amely meghatározza, hogy ki beszéljen, amikor probléma merül fel. Így mindenki tudja, hogy van esélyük meghallgatásra.
Ezt a kommunikációs politikát minden új bérlővel meg kell írni és felülvizsgálni, valamint rendszeresen felül kell vizsgálni és aktualizálni, hogy tükrözze a jelenlegi technológiai és vállalati gyakorlatokat. Szükség esetén a kommunikációs készségek és az Ön konkrét kommunikációs politikái képzése hasznos lehet, különösen azok számára, akik nem a legjobb kommunikátorok.
Még akkor is, ha az emberek tudják, hogy megvásárolják a piacot, még mindig fontos, hogy a munkavállalók aktívan részt vegyenek a kommunikáció javításában az egész vállalatnál. Ösztönözze a személyzetet, hogy:
- Beszéljen személyesen. Ha lehetséges, beszéljen személyesen. Ily módon nincs zavar a tónusról vagy a jelentésről. Ha van ilyen, azonnal kezelhető, megszüntetve a csalódásokat és a kommunikációt. Ösztönözze a személyzetet, hogy vegye fel a telefont, és beszéljen, ha nem találkoznak személyesen, különösen, ha a probléma bonyolult. Csak e-mailt és szöveget használjon, ha az utolsó lehetőség vagy gyors kérdés.
- Korlátozza a zavaró tényezőket. A beszélgetéseknek beszélgetést és hallgatást igényelnek. Győződjön meg róla, hogy valóban meghallgatja a megszakítások korlátozását, a telefon elhelyezését, és arra összpontosít, hogy mit mond a másik személy. Ez segíteni fog a kommunikációs akadályok leküzdésében és a másik személy meghallgatásának és értékelésének. A zavarokat személyesen vagy telefonon kell korlátozni.
- Nyílt ajtót kell alkalmazni. Ösztönözze a nyitott ajtók politikáját, hogy az emberek tudják, hogy bármikor beszélhetnek a vezetőkkel vagy más csapatokkal. E politikának ki kell terjednie az érdekelt felekre és az ügyfelekre is, akik úgy érzik, hogy bármikor elérhetik a megfelelő személyt a vállalatnál bármikor, amikor problémájuk vagy aggodalmuk van.
- Létrehozni társadalmi lehetőségeket. Az emberek nagyobb valószínűséggel vesznek részt az általuk ismert emberekkel. A vállalaton belüli társadalmi lehetőségek megteremtése és a külső ügyfelek hálózati eseményei segíthetik az embereket, hogy megismerjék egymást és megnyitják a kommunikációs vonalakat. Amint az emberek találkoztak, és beszélgetést folytatnak, valószínűleg jobban érzik majd magukat a jövőben.
- Ne komplikáld túl. A kommunikáció másik közös akadálya jó benyomást kelt. Légy önmagad. Személyes történetek és világos, tömör nyelvért cserébe cserélje a zsargont vagy a hivatalos szókincset. Légy barátságos, meleg és valódi. Ha ez szakmai kapcsolat, akkor tartsa fenn a határokat, miközben továbbra is érzékeny a kérdésre.
- Légy megerősítve. Fontos, hogy elismerjük a többi ember tapasztalatait, és ennek megfelelően válaszoljunk. Figyeljetek a testbeszédre és az érzelmekre, és figyeljünk a kicserélt szavakra. Légy tiszteletben az Ön által kapott információk és az érzések között. Kérdezzen, legyen pozitív, és hasznos és támogató visszajelzést adjon, ha lehetséges.
- Fontolja meg a kultúrát. Figyeljetek a különböző kultúrákhoz kapcsolódó kifejezésekre, gesztusokra és vallási és politikai meggyőződésre, ahogy beszélgetünk, így az üzeneted nem helytelenül értelmezhető. Fontos, hogy a következtetésekre ugrás előtt ellenőrizze a kulturális csoportok általánosításait és sztereotípiáit. Az emberek gondolkodnak, reagálnak és látják a világot, hogy a kultúra miatt széles körben változhatnak.
- Fontossági sorrendet. Fókuszáljon csak azokra az információkra, amelyeket egy információs dump helyett szeretne közvetíteni. Túl sok információ egyszerre vezethet ahhoz, hogy a hallgató túlterhelt legyen, ami tétlenséghez vezet. Csak releváns információk bemutatásával világosabban közölheti, hogy mi a fontos, és mit kell tennie a címzettnek.
- Javítsd ki a testedet. A kommunikáció nem csak szavakból származik. Ez is a testéből származik. Hogyan ülsz és mozogsz, amikor valakivel beszélgetsz, sokszor sokkal többet mond, mint valaha is. A szemkontaktusok és a megfelelő nem verbális gesztusok használata hosszú utat tesz. Kerülje a bosszantott, stresszes vagy zavaros megjelenést, hogy megakadályozza, hogy valaki beszéljen veled.
Néhány egyértelműen meghatározott politikával, képzéssel és gyakorlattal megakadályozhatja, hogy a kommunikációs akadályok lelassítsák a vállalkozást, ami növeli a hatékonyságot.
