Martin Baird, a kaszinó tanácsadója "a kaszinó ügyfél visszajelzésének dinoszauruszaként" hívja őket, és ő nem egyedül a véleményében. A Twitter, a Facebook és az integrált ügyfélkapcsolat-menedzsment programok korában a megjegyzéskártyák úgy tűnnek, mint a digitális előtti korszak maradéka. Nem nyújtanak közvetlen online ügyfélkapcsolati lehetőséget, és hiányoznak a legmodernebb CRM műszerfalak adatgyűjtő csengői és sípjai. Ha jól tervezték és használják az általános ügyfélszolgálati kezdeményezés részeként, az ügyfélmegjegyzési kártyák azonban külön előnyöket is nyújtanak.
Azonnali kézzelfogható visszajelzés
A megjegyzéskártyák viszonylag olcsóak, még akkor is, ha a postaköltséget befolyásolják, ha az ügyfeleket arra kérik, hogy postai úton visszaküldjék őket. Megkérik az ügyfeleket, hogy visszajelzéseket kapjanak, amikor a vállalatával kapcsolatos tapasztalataik frissek a fejükben, ami azonnaliabb értelemben ad számot arra, hogy a vállalat milyen mértékben felel meg elvárásaiknak. Mivel a megjegyzések írásban vannak, kevésbé valószínű, hogy elfelejti a bókokat vagy panaszokat. Ha az ügyfelek úgy döntenek, hogy azonosítják magukat, kapcsolatba léphet velük, hogy megoldja a problémákat, vagy köszönetet mondjon nekik a dicséretért. Végül, és talán leginkább finoman, az ügyfél-megjegyzés kártyák érzelmi kiadást biztosítanak azoknak az ügyfeleknek, akiknek esetleg nem voltak kielégítő tapasztalataik. A panaszok megírása érzi, hogy valamit tettek a problémák megoldására, és kevésbé valószínűsíthető, hogy a nyilvánosságra kerülő fórumon fogják a levegőt.
Alacsony válaszadási arányok és az atipikus ügyfelek
A válaszkártyák válaszaránya alacsony. Baird megjegyzi, hogy csak az ügyfelek mintegy 30 százaléka tölti ki az asztalon vagy a helyszínen elhelyezett kártyákat a recepción. Ha csak az ügyfélmegjegyzési kártyákra támaszkodik, akkor a jellemző ügyfélélményt is megdönti. Azok a kevés ügyfelek, akik időt szánnak a kitöltésükre, az ügyfelek elégedettségének legszélsőségesebbé válnak. Nagyon boldogok vagy nagyon boldogtalanok. Bár ez az értékes információ, a szabványos ügyfél-megjegyzés kártyák nem adnak sok betekintést arra, hogy a tipikus ügyfél érzi magát a vállalkozásával kapcsolatban.
A jobb adatok gyűjtése
Az ügyfélmegjegyzési kártyák egyik legnagyobb problémája azonban az, hogy sok tervezést és munkát igényel, hogy összegyűjtsük a megfelelő adatokat, elemezzük, és a megszerzett betekintések alapján járjunk el. Annak érdekében, hogy az összegyűjtött visszajelzések értéket kapjanak, a vállalatnak meg kell határoznia céljait, azonosítania kell az eléréséhez szükséges információkat, és meg kell állapítania az összegyűjtött információk gyűjtésére, kategorizálására, elemzésére és működésére vonatkozó eljárásokat.
A válaszkártyák hatékony használata
Egy jól megtervezett adatgyűjtési stratégia segít azonosítani azokat a dolgokat, amelyeket a vállalat csinál, valamint a helytelen dolgokat.Ha például a vállalat egyik szervezeti egysége folyamatosan meghaladja a célokat, akkor fel tudja húzni az adott részleghez kapcsolódó megjegyzéseket, hogy megtudja, mit csinálnak másképp, és megtalálják a módját annak másolására más osztályokban. Hasonlóképpen, ha elveszted az eladásokat, a megjegyzés kártyák segítenek a problémák kezelésében.
