Az 5S rendszer biztosítja a munkahelyet a maximális hatékonyság, biztonság és termelékenység érdekében. Japánból származó 5S később az Egyesült Államokba és Európába utazott, és a világ egyik legnagyobb gyártó cége, köztük a Toyota is elfogadott. Ahhoz, hogy megértsük az 5S alapfogalmakat, egy rövid japán szavakkal kezdődik.
Seiri: Rendezés
Az 5S rendszer a seiri-val kezdődik, szóval a "rendezés" szó. A munkavállalók címkéje, eltávolítása és tárolása minden olyan elem a padlón, amely nem szükséges a gyártáshoz. Azokat a tárgyakat, amelyek akadályozzák vagy lassítják a dolgozókat, jobb helyre helyezik, vagy eltávolítják. A menedzserek a munkahelyen elhelyezett új elemeket tartják számon, és egyensúlyba kell hozniuk a szerszámok, kiegészítők és gépek hasznosságát, és a munkafolyamat lelassulását. A szükséges eszközöket az egyszerű azonosítás érdekében címkézik és rendezik.
Seiton: Streamline
A seiton elve szerint a termeléshez szükséges elemeket és eszközöket, ahol azok a leginkább hozzáférhetőek, a használat gyakoriságától és jellegétől függően helyezik el. Egy pár védőszemüveget, amelyre szükség van például egy hegesztő munka közben, a munkaasztal könnyen elérhető helyen tárolják - nem egy tárolószekrényben vagy szekrényben. A padlóburkolatok az emberek és a készülékek optimális elhelyezését szolgálják, és a munka utasítások kézben tarthatók - vagy megjelennek egy jelen -, hogy a munkafolyamat világos és logikus legyen.
Seiso: Shine
A Seiso vagy a "shine" azt jelenti, hogy a munkahelyet tisztán tartjuk, napi tisztítással, a berendezések ellenőrzésére és karbantartására, valamint a terület optimális szabványainak megfelelővé tételére. A munkavállalóknak naponta „ragyogó” felelősségük van; mindegyikük felelős az eszközök és kellékek újratelepítéséért, valamint a hibás működésről vagy a berendezések problémáiról történő jelentésekről. A felügyelők napi ellenőrzést is végeznek.
Seiketsu: Szabványosítás
A seiketsu megvalósítása következetes szabályokat és eljárásokat hoz létre, amelyek minden munkavállaló számára ismertek és a szervezeten belül ismerik őket. A rendszer akkor működik a legjobban, ha minden munkavállalóra egységes és racionalizált módon vonatkozik, és a vezetőség egyértelműen közli vele. A rendszeres ütemezések és az egyértelmű feladatok biztosítják, hogy minden munkavállaló tudja, mit várnak tőlük, és hol kell törekedniük a javításra.
Shitsuke: Fenntartani
Végül a shitsuke jelentése "értékelés" vagy "fegyelem". Ez a szakasz a vezetés által végzett rendszeres ellenőrzést és teljesítményértékelést jelenti. A tisztviselőknek és az egész vállalatnak a programban kell lennie, és példát kell mutatnia a saját munkájukban és szokásaiban az 5S rendszer bajnokságában. Az 5S rendszer fenntartása azt jelenti, hogy gyakran találkozunk, új munkatársakat képeznek, ellenállnak az előzetes szokásoknak, és éberen figyelniük kell a rendszer megvalósítására.
