A modern vállalkozások az üzeneteket szegmentálhatják a kis ügyfélcsoportokra, vagy azonnal híreket küldhetnek a nagy, szétszórt munkaerőknek. Ezek a lehetőségek azonban nem tették kevésbé kihívást az üzleti kommunikációra, mint korábban. Míg a szervezetek gyorsan megtanulják, hogy az ügyfelek és a külső érdekelt felek nem tudják hatékonyan kommunikálni, a nem hatékony belső kommunikáció nehézkesebb lehet amíg nem késő.
Elsőbbségi problémák
A munkavállalók nehezen tudják összeegyeztetni kommunikációs preferenciáikat a munkatársaik kommunikációs preferenciáival. Egy idősebb munkavállaló inkább telefonon kommunikálhat, például fiatalabb kollégája az elektronikus kommunikációra támaszkodik. Ha a fiatalabb munkavállaló e-mailben válaszol egy hangpostaüzenetre a hívás visszajuttatása helyett, akkor az idősebb munkavállaló nem érzi magát, A legjobb, ha az Ön által előnyben részesített módszert használja. Ha az informatikai kapcsolata mindig gyorsan reagál az e-mailjeire, de sok időt vesz igénybe a telefonhívás visszaállítása, a kérdések elektronikus továbbítása a hatékonyabb megoldás.
Rossz hírek kommunikálása
A legtöbb fő számára nem könnyű megmondani a főnöködnek, hogy éppen elvesztettél egy kulcsfontosságú fiókot. Nem is könnyű továbbítani a híreket egy régóta forgalmazónak, aki az üzleti tevékenységét a versenytársára váltja. Robert Bies, a Georgetown's McDonough School of Business professzora, megjegyzi, hogy ez gyakran az embereket későn elmondja a rossz hírekről.
Ehelyett Bies többszintű kommunikációs stratégiát javasol e kihívások leküzdésére. Előre készítsük elő az érdekelteket a rossz hírekre. A híreket haladéktalanul és őszintén kézbesítjük, majd enyhítsük a lehetséges megoldásokkal és minden nyilvánvaló ezüstbéléssel. Például azt mondhatja, hogy több elvárásod van arra, hogy az elvesztett üzletet kicserélje, ami kevesebb utazást igényel az értékesítési csapatod számára
tippek
-
Egyes alkalmazottak kényelmetlenül érezhetik magukat, hogy őszintén kommunikáljanak a főnökeikkel a cégen belüli helyzetük vagy a háttérük miatt. A nyelvi szakértő Deborah Tannen szerint a nők különösen küzdhetnek ezzel.
Túl sok - vagy nem elég
A vezetők számára állandó kihívást jelent a munkavállalók és a külső érdekelt felek számára terjesztendő információ. Az ijesztő hírek, mint az átszervezés, erős reakciókhoz vezethetnek, ha látszólag a kékből jön ki. Az egy-egy-egy vagy kisebb találkozókon való riasztás lehetővé teszi, hogy a vezető tudja, ki valószínűleg ellenzi a híreket, és mi az oka.
Másrészt a menedzser is képes túl sok információt adjon meg ha az üzenet megkötése bizonytalan vagy nyílt végű. Az elbocsátások bejelentése lehet a közeljövőben jönnek például a szorongás, és a kulcsfontosságú alkalmazottak megpróbálhatnak más munkát vállalni. Ez is csökkenti az irodai termelékenységet, ha a munkavállalók időt töltenek pletykálkodásukkal és újrakezdésükkel.
Az informális kommunikáció költséges lehet
Ellentétben a munkahelyi beszélgetésekkel, az elektronikus kommunikáció írásos feljegyzést ad arról, hogy mi történt. A gyors e-mail egy beszélgetést visszavonhat és értékes megerősítést nyújthat, ha később kérdés merül fel. Azonban, az e-mail forgalom, a csevegő szoftverek és más informális elektronikus munkahelyi beszélgetések nyilvántartásának fenntartása fejfájás lehet az informatikai személyeknek - nem is beszélve a jogi csapatról. Úgy látszik, hogy az offhand beszélgetések költségesek lehetnek. Az Egyesült Államok Igazságügyi Minisztériuma például a csevegőszobák észrevételeit használta, hogy segítse a pénznem manipulációs ügyét a nagyobb bankok, mint például az UBS, a Citigroup és a J.P. Morgan Chase ellen.
Projektmenedzsment
A Projektmenedzsment Intézet 2013-as jelentésében megállapították, hogy a projektekre fordított minden milliárd dollárért 75 millió dollár kockázatos, csak a nem hatékony kommunikáció eredményeként. A hiányosságok akkor fordulhatnak elő, amikor nem minden érdekelt fél azonos a projekt előnyeivel, vagy ha az üzenetek kézbesítésére használt nyelv nem világos. A PMI javasolja személyre szabhatja a kommunikációt, hogy megfeleljen az egyes érdekelt csoportok igényeinek. A webhely újratervezésére irányuló projektjavaslat például a magas szintű előnyökre összpontosíthat, amikor találkozik a vezető vállalati vezetőkkel. Több technikai nyelvet és konkrét adatot használna fel, amikor azt az embereknek mutatják be, akiknek végre kell hajtaniuk a munkát.
