Az ellenőrzés objektív elemzés és a vállalat működésének bizonyos aspektusainak vizsgálata annak igazolására, hogy a szervezet milyen mértékben felel meg a várt szabványoknak. Az ellenőrzések különböző célokat szolgálhatnak. A pénzügyi ellenőrzés egy vállalat pénzügyi nyilvántartását vizsgálja, hogy megbizonyosodjon arról, hogy azok helyesek. A megfelelőségi ellenőrzés célja annak biztosítása, hogy a vállalat megfeleljen a vonatkozó előírásoknak vagy törvényeknek. A legtöbb esetben az ellenőrzés több lépésből vagy szakaszból áll, amelyek célja a legpontosabb, objektív és megbízható eredmények biztosítása. A konkrét ellenőrzés folyamata attól függ, hogy milyen típusú auditot hajtanak végre, valamint hogy milyen szabványok szabályozzák a könyvvizsgáló munkáját.
Bejelentés
Az ellenőrzések az auditált vállalatnak vagy szervezetnek valamilyen értesítés kiadásával kezdődnek. Az értesítési levél általában meghatározza az ellenőrzés célját, az elvégzésének időpontját, valamint az első találkozó időpontját és időpontját, amikor a könyvvizsgálók a cég vezetőivel szeretnének ütemezni.
Az értesítés felsorolja azokat a dokumentumokat is, amelyeket a könyvvizsgáló meg kíván vizsgálni. Egy vállalat esetében ez magában foglalhatja az alapító okiratokat, a bizottsági ülések rögzített jegyzőkönyveit, a szervezeti táblázatot, a levelezést, az értékesítési nyilvántartásokat és így tovább.
Tervezési folyamat
Az értesítés elküldése után a könyvvizsgálónak időbe telik az ellenőrzés tervezése. Ezt a szervezeti vezetéssel való találkozás előtt végezzük annak érdekében, hogy a megfelelő stratégia kidolgozására és a következő terepmunka kidolgozására kerüljön sor. A könyvvizsgálónak meg kell határoznia a vizsgálati és aggodalomra okot adó kulcsfontosságú területeket, valamint azokat a konkrét információkat, amelyeket meg kíván vizsgálni e területek elemzése érdekében. Ez azt is lehetővé teszi, hogy a vállalat időt gyűjtsön a kért dokumentumokhoz.
Kezdeti találkozó
A tervezési szakasz általában a vállalat felső vezetése és a könyvvizsgálók közötti első találkozóhoz vezet. Igazgatási személyzet is jelen lehet. A találkozó célja, hogy a könyvvizsgálónak lehetőséget adjon a folyamat magyarázatára, és lehetőséget adjon a szervezetnek arra, hogy bármilyen gyakorlati, stratégiai vagy ütemezési problémát kifejezzen.
A terepmunka
A terepmunka az első aktív ellenőrzési szakasz. A részletesebb ütemtervet rendszerint úgy készítik el, hogy a könyvvizsgáló jelenléte nem zavarja a vállalkozást. A kulcsfontosságú alkalmazottakkal folytatott interjúk történhetnek az üzleti eljárások és gyakorlatok kivizsgálására. A könyvvizsgálók elvégezhetik a mintadokumentum-ellenőrzéseket is, hogy megbizonyosodjanak arról, hogy a vállalat dokumentum-létrehozási és megőrzési gyakorlata megbízható.
A terepmunkát néhány könyvvizsgáló vagy egy nagyobb csapat végezheti az ellenőrzés nagyságától és terjedelmétől függően.
közlés
Míg a helyszíni munkát a helyszíni könyvvizsgáló csoport végzi, a csapatnak rendszeres kapcsolatot kell tartania a vállalati könyvvizsgálóval az eljárások tisztázása és a szükséges dokumentumokhoz való megfelelő hozzáférés biztosítása érdekében.
Ellenőrzési tervezet
Amikor a könyvvizsgáló csoport elvégzi a terepmunkát és a dokumentum-felülvizsgálatot, az ellenőrök ellenőrzési jelentéstervezetet készítenek. Ez a dokumentum részletezi az ellenőrzés célját, az ellenőrök által alkalmazott eljárásokat, az ellenőrzött dokumentumokat és az ellenőrzés eredményeit. Valószínűleg magában foglalja a megoldatlan kérdések előzetes listáját is. A jelentéstervezet a felülvizsgálatra és a javasolt módosításokra kerül a csapat között.
Kezelési válasz
Miután a könyvvizsgáló csoport elvégezte az ellenőrzési jelentés utolsó módosítását, a végső dokumentumot a vezetőség megkapja a felülvizsgálathoz és a válaszadáshoz. Az ellenőrzési dokumentum általában arra kéri a menedzsmentet, hogy válaszoljon az egyes ellenőrzési megállapításokra és következtetésekre azzal, hogy megegyezik-e vagy nem ért egyet az említett problémákkal, a megfigyelt problémák vagy hiányosságok kijavítására vonatkozó tervvel, valamint a várható dátummal, amellyel minden kérdés megoldásra kerül.
Kilépés a találkozóról
A vezetői választ követően, amely formálisan csatolható a végleges könyvvizsgálói jelentéshez, egy hivatalos kilépési ülést lehet tervezni az ellenőrzött társasággal, hogy lezárja a meglévő laza végeket vagy válaszoljon a kérdésekre, megvitassa a vezetői választ és foglalkozzon az ellenőrzés hatókörével.
Az ellenőrzési jelentés megoszlása
A véglegesített könyvvizsgálói jelentést minden szükséges érdekelt félnek elosztják, beleértve az ellenőrzött területen belül és azon kívül is.
Visszacsatolás
Végül az ellenőrzött vállalat végrehajtja az ellenőrzési jelentésben javasolt változtatásokat, majd az ellenőrök felülvizsgálják és tesztelik, hogy ezek a változások milyen mértékben oldják meg az azonosított problémákat vagy problémákat. A cég és a könyvvizsgáló közötti visszajelzés mindaddig folytatódik, amíg minden kérdés megoldódik és a következő ellenőrzési ciklus megkezdődik.
