A felsőoktatás folyosóiról és tantermeiből a vállalati Amerika igazgatósági helyiségeiig a nyilatkozattételi levelek számtalan célt szolgálnak a kommunikáció területén. Ahogy a neve is jelzi, a levél valamit kijelent. Azt is tekinthetjük ténybeli nyilatkozatnak, bejelentésnek vagy tisztázásnak. Néha a probléma vitában vagy pénzben van, vagy a jó hírnév van kockán. Bármilyen okból írsz egy nyilatkozatot a szervezetednek, ésszerű és logikus hangot adsz, tartsd a figyelmet, és tartsd rövid és tömören a levelet.
Adja meg a nyilatkozat levél céljait
Írja meg célját a nyilatkozat levélben. Tegyük fel például, hogy nyilatkozatot küld az alkalmazottaknak, hogy közöljék egy új termék vagy szolgáltatás elindítását. Nem vesztegeti az időt arra, hogy elérjük a pontot: „Írok, hogy közölöm, hogy négy év intenzív tanulmány és kutatás után az ABC Vitamin Company február 17-én elindít egy új emésztőrendszert Quell néven.
Töltse ki a részleteket
Adja meg a nyilatkozat egyéb vonatkozó részleteit. Ebben a példában érdemes lehet azt is feltüntetni, hogy a kiegészítés mennyi lesz, és hol kerül eladásra.
Ütemezés ideje a kérdések megválaszolására
Előrejelezze a közönség igényeit - ebben az esetben a munkavállalóit. Tudni fogják, hogy a nyilatkozat - a termék elindítása - hogyan érinti őket. Ahelyett, hogy részleteket adna a levélnek, érdemes összehívni egy találkozót a termék bemutatására és a kérdések megválaszolására. Adja meg a találkozó idejét és időpontját a levelében, és adja meg, hogy a részvétel nem kötelező vagy kötelező.
Zárja be a nyilatkozatot
Zárja be a nyilatkozat levélét egy ügyes jegyzetben, figyelembe véve a vállalati kultúrát és a jelenlegi dinamikát. Lehet, hogy előre kívánja mutatni az előrejelzést arról, hogy mit jelenthet a vállalat - a termék elindítása -. Lehet, hogy felhívást kezdeményez, vagy azokra a lépésekre, amelyeket az alkalmazottak elvárnak a nyilatkozat miatt. Vagy ha ellenállást érzékel a láthatáron, fejezd ki azt a reményt, hogy a szervezet rally együtt fog, hogy a nyilatkozat forrása sikeres legyen.
Befejezze a dolgokat, ha megköszönte a címzetteknek az idejüket. Közvetlen kérdések a közvetlen felügyelőjüknek, vagy még jobb, ha közvetlenül az Ön számára, hogy az együttműködés szellemét legyenek.
Csinálj alapos kijavítást
Az érdekeltségi nyilatkozat gyakran válik a vállalat történetének részévé, és a honlapon kívül is megtekinthető. Mint ilyen, büszkeségnek és elszántságnak kell lennie. Adj magadnak időt a kiigazításhoz, szerkesztéshez és a nyilatkozat levél módosításához. Kérjen meg egy megbízható kollégát vagy bizalmat, hogy vizsgálja felül a levelet, és hívja meg észrevételeit és konstruktív kritikáját. Tedd példaként a nyilatkozatot mások inspirálására.
