Akár jótékonysági tevékenységet is folytat, az éves szabadságpárt dobja, vagy új képzési programot indít, és tanácsadóra van szüksége, az ajánlatkérő levelek elsődleges eszközei a segítségnyújtásnak. Az üzleti felkéréses betűket pontosan és tömören kell feltüntetni, amelyek tartalmazzák az összes releváns információt, amelyet a címzettnek meg kell hoznia, hogy döntést hozzon és cselekedjen. Ezenkívül tudnia kell, hogy az Ön területére vonatkozó ügyvédi törvények biztosítják, hogy mindenki a fedélzeten legyen.
Azonosítsa a levél célját. Kérsz adományokat vagy ajánlatot keres egy szerződéses munkához? Az ajánlatkéréseket gyakran olyan szervezetek használják, mint a jótékonysági szervezetek, akik adományokat keresnek, vagy olyan vállalkozásokat keresnek, amelyek a potenciális szolgáltatóktól idézeteket keresnek egy adott esemény, kezdeményezés vagy program számára. Készítsen egy átfogó listát az alkalmazandó jogalanyokról, akiknek küldeni szeretné a levelet, és győződjön meg róla, hogy megfelelnek a keresett szolgáltatások kritériumainak.
Ismertesse a vonatkozó részleteket. Annak érdekében, hogy a legjobb választ kérje, a levélben konkrét hivatkozásokat kell tartalmaznia a keresett szolgáltatásokra. Ezek a részletek tartalmazzák az esemény vagy a projekt dátumát és időpontját, valamint a szükséges feladatokat. A levélnek kifejezetten kérnie kell a címzetttől, hogy elvégezze a kért feladatokat. Ha ez egy jótékonysági szervezet pénzeszköz-felvételi erőfeszítése, akkor átlátható legyen, hogy pénzt kér. Szintén bemutatnia kell az elvárt minimális vagy standard adományt. Ha nincs minimális adománya, akkor ezt az információt is megadhatja.
Előnyök hozzáadása. Mondja el a szervezetnek, hogy milyen előnyökkel jár az ő részvételével az Ön erőfeszítéseiben. Az előnyök magukban foglalhatnak valamilyen formában nyilvánosságot üzleti tevékenysége vagy szervezete számára, vagy tettei nyilvános elismerését. Adja meg, hogy milyen típusú nyilvánosságra kerül ez, hol jelenik meg, és milyen időintervallumban.
Tegye egyértelművé a prózát. A levél tartalmának és stílusának világosnak, tömörnek és tisztességesnek kell lennie. Kerülje a virágos nyelvet és a kínos mondatokat és a bekezdésszerkezetet. Tiszteljük azt a tényt, hogy a célközönség elfoglalt, és hatékonyan és könnyedén el akarja olvasni az anyagot.
Légy tudatában a helyi vásárlási törvényeknek. Számos állam rendelkezik törvényekkel az üzleti vagy pénzkeresésről. Például egy jótékonysági szervezetnek hivatalosan be kell jelentkeznie az állammal, mielőtt az ilyen típusú leveleket el lehet osztani. Ezekre a kérdésekre nagy figyelmet fordítanak arra, hogy nemcsak a projektet jogszerűen kezdi meg, hanem jelentős fejfájásokat is megtakarít az állami és helyi tisztviselőkkel. Kezdje el az állami ellenőrök irodájával, hogy megállapítsa jogait és felelősségeit.
