Az alkalmazottak részvétele a találkozókon gyakran fontos, hogy következetes üzeneteket küldjön a vállalat munkaerőpiacára, és új és kreatív ötleteket hozzon létre a munkatársaktól. Nem mindig könnyű feladat a munkavállalók ösztönzése arra, hogy részt vegyenek az üléseken és részt vegyenek az üléseken, különösen akkor, ha nem kötelezőek. Bizonyos lépések megtétele a munkavállalók tájékoztatására és támogatására, valamint néhány szórakoztató tevékenységre, amelyek behatolnak, segíthetnek a meggyőzésben. A sikeres találkozók eredményei alapján előfordulhat, hogy az alkalmazottak önkéntes munkába fognak jönni.
A találkozó ütemezése egy olyan időpontban, amikor a legtöbb alkalmazott elérhető lesz, és olyan helyen, amely kényelmes. A konfliktusok ütemezése gyakran akadályozza a találkozót. E akadály megszüntetése és a találkozóhelyhez való könnyű hozzáférés megkönnyítése két okból kiküszöböli az alkalmazottakat, akik nem hivatkoznak az ülésre. Ha az ülés tárgya nem sürgős, ütemezzük azt lassú időre, amikor az alkalmazottak nem foglalnak helyet az ügyfelekkel vagy projektekkel. Így nagyobb valószínűséggel nem csak az alkalmazottak részvételét kapja, hanem a figyelmet.
Hangsúlyozzák a találkozó értékét a munkavállalók számára, és tájékoztassák őket előzetesen a témáról. Olvasson el egy részletes napirendet mindenkinek, és jelölje ki azokat a pontokat, amelyek a munkavállalók bevonását kérik. Az alkalmazottak nagyobb valószínűséggel fognak részt venni a találkozón, ha tudják, hogy az inputok részben magukból és kollégáikból érkeznek. A napirendhez mellékelje az összes olyan információt, amely a munkavállalók számára szükséges ahhoz, hogy hatékony hozzájárulást nyújtson.
Létre kell hozni olyan hatékony találkozók történetét, amelyeken a munkavállalók részt vehetnek, és amelyek során meghallgatták a hozzászólásukat. Ez a történelem megkönnyíti a munkavállalók meggyőzését a jövőbeli találkozóra. Hallgassa meg a munkatársakat a megbeszélések során, és tegye meg észrevételeit a találkozó utáni jegyzőkönyvbe. Ha változtatásokat hajtottak végre, amit egy alkalmazott javasol, akkor tegye ezt ismertté. Még ha az összes munkavállaló észrevételeit nem használják később, ismerjék el a nyilvánosan elérhető percek összes hozzájárulásának általános jellegét, így a munkavállalók láthatják, hogy hallották őket.
A találkozókon való gyakorlati tevékenységeket is be kell vonni, hogy a tempóváltás ösztönözze a résztvevőket. Ha egy tréninget kínálnak a vállalat új verzióján, kérdezze meg az általános tudás és a pop-kultúra trivia kérdéseit a munkamenet során, és nyújtson díjakat, mint pl. Ha jobban szeretne maradni a témában, vegye részt a találkozó résztvevői csoportokban, és dolgozzon olyan gyakorlatokkal, amelyek magukba foglalják azt, amit tanulnak. Adjon díjat a csoportnak először.Legyen kreatív játékokkal és tevékenységekkel, hogy az emberek érdeklődjenek.
Ösztönözni kell az üléseken való részvételt, mint például a harapnivalókat és az ajtók díját. Néha az elosztott menetrendben található "frissítők" sor elegendő ahhoz, hogy az alkalmazottak részt vegyenek egy találkozón. Azok számára, akiknek szükségük van egy kis extra nyomásra, az a lehetőség, hogy hazavihessük a céget, csak megteszi a trükköt.
