A jelentések a legelterjedtebb módja az információ elterjedésének az üzleti világban. A tényadatok elemzik és leírják a helyzetet, és nagy mennyiségű pontos adatot tartalmaznak. A sikeres jelentésírók tudják, hogy a jelentés írása csak a folyamat vége. Tervezik a jelentést, figyelembe veszik annak célját, és ki fogja elolvasni, és eldönti, hogy mit tegyen, és hogyan kell hatékonyan megszervezni. A gondosan megtervezett folyamat eredménye egy hatékonyan írásos és jól bemutatott tényjelentés.
Azonosítsa az olvasót és a beállított célokat
Tekintsük az olvasó tudását
Fontolja meg, amit az olvasó már tud. A ténybeli jelentések közös problémái túlbecsülik és alábecsülik az olvasó tudását. Könnyű elárasztani az embereket a szakzsargonnal vagy egyszerűsített információval. Próbáld meg megtudni, hogy az olvasó milyen mértékben ismeri és kommunikálja a megfelelő szintű ismereteket.
Ismerje meg az olvasó érdekeit
Gondolj az olvasó álláspontjára. Az olvasónak különleges érdeke lehet, tetszik vagy nem szeret. Értse meg, mit akar az olvasó. Adjunk be egy jelentést, amely a hozzáállásukra vonzódik, vagy nem olvasható el. Gondoljunk arra, hogy a jelentést olvasó személy a tartalommal kapcsolatos előre megfogalmazott elképzelések alapján fogja ezt megtenni.
Döntse el, hogy mi a tudás az olvasónak
Döntse el, hogy milyen tényezők ismerik az olvasót. Fontolja meg, hogy milyen mértékben kell megadnia a háttérinformációt, vagy meg kell határoznia a technikai kifejezéseket.
Fontolja meg a kívánt tényeket
Nézd meg, milyen tényeket akar az olvasó tanulni. Gondolj arra, hogy a bemutatott tényadatok hogyan fogják ezt elérni. Néha a folyamat azt mutatja, hogy egy jelentés egyáltalán nem szükséges, vagy hogy a cél legjobban más módon érhető el.
Anyagok, szerkezet és stílus
Válassza ki az anyagot óvatosan
Válassza ki óvatosan az anyagot. Tartsa egyszerűnek és indokolja következtetéseit. Egyszerűsítse a lehető legnagyobb mértékben. Az idegen anyagot dobja ki, és fókuszáljon az alapvetőre. Indokolja meg következtetéseit a tényekkel és az állammal, ahol megtalálta őket. Építsd a tényeket egy logikus és következetes esetre, hogy az olvasó ugyanazt a következtetést érje el.
Tervezze meg a jelentés felépítését
Tervezze meg a jelentés szerkezetét. A tényeknek olyan irányvonalaknak kell lenniük, amelyek az olvasót a végeredményre vitték. Kezdje el a jelentés főbb szakaszokra való felosztásával. Minden alany így szétosztható. Ezek a felosztások a jelentésben a fejlécekké válhatnak.
Létrehoz egy listát az egyes pontok alatt, amelyeket fel szeretnénk hozni, és jegyezze fel azokat az információkat, amelyekre szükségük lesz. A pontokat egy olyan logikai sorrendbe rendezzük, amely megfelel az Ön céljainak.
Alkalmas stílus alkalmazása
Alkalmazzon megfelelő stílust. Bár a jelentések szigorú egyezéseket követnek, lehetőség van személyes stílusra. A hatékony jelentések elkészítik a szerkesztési és átdolgozási folyamatot. Válassza ki az olvasó számára ismert terminológiát. A technikai kifejezések hasznosak a szakemberek számára, de zavaróak lesznek mások számára.
Használja a megfelelő prezentációs technikákat
Használja a megfelelő prezentációs technikákat. A jelentések táblázatokat, grafikonokat, sávdiagramokat vagy más diagramokat tartalmaznak az adatok bemutatásához.
Kövesse a Jelentésírás konvencióit
Készíts egy címlapot
Készítsen egy címlapot. Ez általában tartalmazza a címet, a feliratokat, a dátumot, a szerző nevét és pozícióját a cégben. Azt is jelzi, hogy ki kapja meg a tényadatokat. Tartalmazhat egy hivatkozási számot vagy más besorolási formát is.
Írjon összefoglalót
Írjon összefoglalót. Ez különösen akkor szükséges, ha a jelentés hosszú. Elfoglalt embereket ad a jelentés lényegének anélkül, hogy mindent el kellene olvasnia. Egy vonzó összefoglaló motiválhatja az embereket, hogy olvassák el az egész jelentést.
Tartalomjegyzék hozzáadása
Tartalmaz egy tartalmi oldalt. Ez egy külön oldal, amely felsorolja a főbb részeket, fejezeteket, alfejezeteket és függelékeket. Az oldalszámokat is megadja, és a szekciók közötti kapcsolatot jelzi.
Írjon be egy bevezetőt
Használjon bevezetőt a tényjelentés céljának magyarázatára. Ez háttérinformációt ad, és megmagyarázza, hogy miért van szükség. A bevezető tartalmazza a jelentés célját, az írott embereket és azok alkalmazási körét.
A jelentés testének megszervezése
Szervezze a jelentés testét. Ez tartalmazza a részletes tényeket és megállapításokat, megmutatja, hogyan érkeztek meg, és jelzi az elvégzett következtetéseket. Adja meg következtetéseit. Adja meg jelentésének legfontosabb tényezőit, és fontolja meg számukra a megfontolt ítéletet.
tippek
-
Próbáljon meg más, a célközönség számára írt jelentések másolatát beszerezni. Ez világos képet ad arról, hogy mit vár el tőled.
