A vállalat működésének módja közvetlenül befolyásolja a sikereket és a kudarcokat. Amikor a vezetőség azonosítja a szervezet szilárd, hosszú távú célkitűzéseit, valamint innovatív módszereket érhet el ezek eléréséhez, akkor a szervezet egésze motiválja és arra törekszik, hogy az eredmény elérése érdekében dolgozzon.
Képzeld el, hogy dolgozol egy olyan szervezetnél, ahol a felső vezetés nem ismerte el a növekedési terveket vagy a hosszú távú célokat. Mi történne ezzel a társasággal? Néhány hónapig fennmaradhat, de a tervezés vagy a stratégiai beavatkozás hiánya a halálhoz vezethet. Hasonlóképpen, ha a felső vezetésnek nincs iránya, a munkavállalók elveszíthetik a bizalmat a társaságban. A vállalkozás sikeréhez mindenképpen elengedhetetlen a szervezeti tervezés, amely magában foglalja a vállalat minden szintjére vonatkozó stratégiákat.
A szervezet tervezési meghatározása
A szervezeti tervezés akkor kezdődik, amikor a felső vezetés csapata azonosítja a vállalat rövid és hosszú távú céljait. Miután ezeket a célokat meghatározták és finomították, hogy azok egyértelműek és elérhetőek legyenek, alapvető fontosságú, hogy konkrét stratégiákat és terveket fogalmazzanak meg e célok elérése érdekében. A szervezeti tervezés biztosítja, hogy az üzleti vízió legyen látható, hogy az alkalmazottak megismerjék és megértsék, hogyan járulnak hozzá a mindennapi munkájukhoz.
A vállalat által meghatározott céloknak reálisnak kell lenniük ahhoz, hogy a szervezet erőforrásaiban megvalósuljanak. Jó a csillagok elérése, de ugyanakkor a céloknak is elérhetőnek kell lenniük. Ha nem sikerül elérni az elérhetetlen célokat, akkor a cég demoralizálható. A jó célnak is mennyiségi szempontból mérhetőnek kell lennie. Ily módon a vállalat nyomon tudja követni az elért eredményeket a pénzügyi év folyamán, ellenőrizve, hogy mennyire jöttek el, és mennyi messzire mentek. Fontos továbbá a cél eléréséhez szükséges időkeret felvázolása, mint például egy pénzügyi év vagy egy negyed. Ily módon a vállalat beállíthatja a projekt határidejét, hogy mindenki a pályán maradjon.
A szervezeti tervezés a célok meghatározása és az azok elérésére irányuló tervek kidolgozása mellett az alkalmazottak és az erőforrások elosztását is magában foglalja.A helyes embereknek rendelkezniük kell a szerepük ellátásához, és a szükséges erőforrásokat, köztük a pénzügyeket, a szervezet számára elérhetővé kell tenni, hogy sikeresen végrehajthassák a terveket.
Mivel minden szervezet egyedülálló, egyetlen vállalatnál sem fog működni egy személyi struktúra vagy módszer. Bizonyos tényezőket azonban mindig figyelembe kell venni a hatékony szervezeti struktúra tervezésében. A vállalatoknak meg kell vizsgálniuk és értékelniük kell a különböző szervezeti struktúra opciók erősségeit és gyengeségeit, mint például a funkcionális, a divízió vagy a mátrix struktúrákat, és meg kell fontolniuk, hogy melyik szervezeti célokat fogja elérni. A vállalatnak meg kell majd előre jeleznie a növekedési mintáikat és azt, hogy hogyan illeszkednek az általános terveikhez. Ezen túlmenően a szervezetnek meg kell látnia, hogy melyik struktúra adja a legjelentősebb működési hatékonyságot és a munkavállalók elégedettségét.
A szervezeti tervezés a vállalat bármely méretére alkalmazható, akár kisvállalkozás, akár multinacionális konglomerátum. Mindenesetre döntő fontosságú, hogy a vezetőség meghatározza a vállalat céljait, és terveket készítsen azok elérésére, azokon a forrásokon túl, amelyeket a célok elérése érdekében meg fog tenni.
A szervezeti tervezés típusai
Számos módja van a szervezeti tervek típusainak kategorizálásának, bár sokan négy fő kategóriába sorolhatók: pénzügyi, stratégiai, készenléti és utódlás. A szervezeti tervek minden típusa a vállalkozás egészét vizsgálja, de egy adott terület lencséjén keresztül. Ily módon könnyedén láthatjuk, hogy az üzlet milyen sokféle forgatókönyvet fog elérni.
A szervezet pénzügyi tervezésének célja, hogy nagyobb jövedelmet generáljon vagy növelje a vállalkozás piaci részesedését. A pénzügyi tervezés is megoldhatja a kiszámítható pénzügyi kérdéseket, amelyekkel a vállalat a jövőben szembesülhet. A pénzügyi terv felépítésének módja a vállalat szintjétől és az elérni kívánt céloktól függ. A pénzügyi terv egyik fontos tényezője, hogy a valóságban gyökerezik. A hatékony céltervezéshez hasonlóan a pénzügyi tervnek figyelembe kell vennie a vállalat valódi pénzügyi képet most és a jövőben. A tervnek is előretekintőnek kell lennie, hogy fel lehessen venni az esetlegesen felmerülő esetleges problémákat.
Vegyünk egy kis vállalkozást, például egy digitális marketing ügynökséget. Öt fős személyzettel a cég fennmarad a fennsíkon, és nem rendelkezik elegendő emberi erőforrással az üzleti növekedéshez. Értékesítésük egyik szervezeti célja. Ha azonban egy másik alkalmazottat bérelnek, akkor nem rendelkeznek pénzükkel, hogy fizessenek nekik. Egy világos pénzügyi terv létrehozása e szervezet számára nemcsak azt fogja segíteni, hogy kitaláljuk, hogyan lehet további forrásokat hozni, hanem azt is, hogy hogyan kell fizetni számukra. Emellett az új alkalmazottnak ezután segíthet nekik az értékesítésük növekedésében és a szervezeti célok elérésében.
A szervezeti terv egy másik típusa a stratégiai tervezés, amely magában foglalja a vállalat jövőképének a célokba és célokba történő átfordítását, és lépéseket tesz ezek elérésére. A stratégiai tervezés nem csak a vállalatra néz, hanem a piacra és az iparra, valamint a versenytársakra is összpontosít. Ez a tervezés magában foglalja a vállalat jövőbeli lehetőségeinek és a lehetséges bejövő fenyegetések elemzését. Szükséges továbbá a szervezet erősségeinek és gyengeségeinek teljes ismerete. A stratégiai tervezés azt is megköveteli, hogy megértsük, hogy ki a piacon a versenytársak, és pontosan milyen erősségei és gyengeségei vannak a szervezethez képest. Szintén elengedhetetlen a teljes piac és a gazdaság reális nézete.
A digitális marketingügynökség esetében például stratégiai elképzeléseik egy része lehet egy új szolgáltatás, mint például az ólomgenerációs anyagok másolása. Ha az üzletág leginkább a webes tervezésre és az online hirdetésre összpontosított, addig alapos kutatást kell végezniük a copywriting mezőben annak érdekében, hogy megértsék, hogyan árulnak az iparban. Ha a versenytársak szolgáltatásként szolgáltatják a copywriting-t, akkor célszerű lehet számukra is felajánlani. Szükség lehet arra is, hogy megkülönböztessék a másolásírási szolgáltatásaikat a versenytársaiktól.
Sok szervezet készenléti terveket is készít a normál területeken kívül eső eredményekről. Ez a fajta szervezettervezés segít enyhíteni a vállalat esetleges kockázatait, és potenciálisan segíthet abban, hogy elkerüljék a katasztrofális hatásokkal járó eseményeket. A robusztus készenléti terv jól kutatott, és olyan realisztikus forgatókönyveket mutat be, amelyek negatív következményekkel járhatnak a vállalatra, és lépésről lépésre megoldást kínál, amelyet a vállalat megvalósíthat ebben a forgatókönyvben. A készenléti tervezés megmentheti a szervezetet a bukástól, és segíthet abban, hogy az átmenet idején növekedjen.
Lehet, hogy a digitális marketingügynökség esetleges katasztrofális forgatókönyve lehet, hogy a legnagyobb ügyfelük, amely bevételeik több mint 50 százalékát biztosítja, úgy dönt, hogy aláírja az egyik versenytársát. Ebben az esetben a vállalat bevételeinek nagy részét elveszíti. Ha nem tudják kitalálni, hogy hogyan cseréljék ki, csődöt kell jelenteniük. A készenléti terv - esetükben - megoldást kínálna erre a problémára, amely magában foglalhatja az ügyfél visszajuttatását a vállalathoz, bevételüket más csatornákon keresztül, vagy akár rövid távú segélynyújtásra irányuló kölcsön felvételét. A digitális marketing ügynökség ezután már a helyénvaló tervet készít, ha a legnagyobb ügyfelük elhagyja a problémát, és nem vesztegeti az időt, amikor a válsághelyzetben egy tervet próbál kitalálni.
Az utódlástervezés egy másik hatékony módja a szervezeti tervezésnek. Ez magában foglalja a stratégia kidolgozását, amikor a szervezet kulcsszereplője elindul. Ha valaki a döntéshozatali irányításban bármilyen okból elhagyja a szervezetet, tervezett vagy nem tervezett, a vállalat egészét el lehet hagyni. Lehet, hogy nem tudják teljesíteni szervezeti céljaikat, ha nem rendelkeznek megfelelő vezetéssel. Az öröklési tervezés több, mint egy utód megnevezése. Ez azt jelenti, hogy az edzés és ápolás az adott személynek a vezetői pozíció betöltéséhez szükséges. Így az utódnak nincs késleltetési ideje, hogy felgyorsuljon, és a szervezet folytathatja a szokásos üzleti tevékenységet.
Ha például a digitális marketing ügynökség vezető webes fejlesztője hirtelen elhagyta magát, előfordulhat, hogy a vállalat nem tudja befejezni meglévő projektjeit vagy új projektjeit, amíg helyettesítésre nem kerül sor. Egy kisvállalkozás számára ez azt jelentheti, hogy le kell zárniuk az ajtókat. Az utódlási tervvel előfordulhat, hogy egy fiatal fejlesztőt képeznek, hogy vállalják a szerepet. Ha ezt a személyt már a fő döntéshozó pozícióban ápolták, akkor az ügynökség folytathatná ügyfelei kiszolgálását csuklás nélkül.
Miért kell használni a szervezeti tervezést?
A megfelelő szervezeti tervezés lehetővé teszi a vállalat számára, hogy teljes potenciálját elérje. Szisztematikus megközelítés alkalmazásával a vállalatok meg tudják állapítani, hogy hová akarnak menni, majd végre kell hajtaniuk az ottani lépéseket. Ha egy szervezet a növekedés iránt érdeklődik, és nem tudja, hogyan kell odaérni, akkor a szervezeti tervezés segíthet abban, hogy meghatározza azokat a lépéseket, amelyeket meg kell tennie, mind a céljaik meghatározásához, mind azok eléréséhez.
A szervezeti tervezés segít a vállalatoknak abban, hogy kulcsfontosságú döntéseket hozzanak. Ha nagyobb vállalati célok vannak érvényben, akkor könnyebb bizonyos döntésekhez jutni stratégiai módszer alkalmazása esetén. Hasonlóképpen, a szervezeti tervezés segíthet a vállalatoknak erősségeikre építeni. Ha vannak olyan területek, ahol a szervezet kiemelkedik, célszerű lenne, ha a vállalkozásokat bővítené. A spektrum másik végén egy szervezet gyengesége javítható a szervezet tervezésével. A pénzügyi és a vészhelyzeti tervezés elemei jelentős szerepet játszhatnak az üzleti gyengeségek leküzdésében.
A vállalat sikerének megteremtése az egyik fő oka annak, hogy szervezeti tervezésüket kell alkalmazni. A tervek és folyamatok fejlesztése révén a vállalat folyamatosan javíthatja a folyamatban lévő eljárásokat. A vállalat működésének javítása segíti a versenyelőnyt is, ami növelheti üzleti tevékenységüket.
A szervezeti tervezés javítása
Semmilyen módszer sem alkalmazható a vállalat tervezési munkájára. Sokszor a vállalatnak különböző módokat kell alkalmaznia a szervezet tervezésére, hogy megtalálja, ami jól működik számukra. A szervezeti tervezés javítása folyamatos munka, mivel a vállalat növekszik és változik, a vállalati tervek megváltoztatásának módja az új követelmények teljesítése érdekében.
Az őszinteség és a nyitottság a szervezeti tervezés fontos szempontjai. Fontos, hogy világos és objektív képet kapjunk arról, hogy a szervezet hogyan működik. Ily módon könnyebbé válik a szervezet által esetlegesen felmerülő lehetséges problémák vagy fenyegetések felismerése, vagy a vállalaton belül nyilvánvaló gyenge pontok. A belső útlezárások eltávolítása a munkatársakkal szemben segít abban, hogy az adott feladatra összpontosítsanak. Ha a belső útlezárásokat, például néhány eljárást vagy politikát eltávolítanak, a munkavállalók a szervezet gyengeségeinek javítása érdekében dolgozhatnak.
A szervezeti tervezés javítása érdekében elengedhetetlen, hogy a terv teljesítményének felméréséhez metrikákat kell készíteni. A metrikák nagy értéket nyújthatnak, és útmutatóként szolgálhatnak a vállalkozás kulcsfontosságú elemeivel kapcsolatos döntések meghozatalában. A menedzsment az adatokat felhasználhatja arra, hogy pontosan meghatározza azokat a területeket, ahol a szervezetnek összpontosítania kell az erőfeszítéseit, majd stratégiákat kell kidolgoznia a műveletek finomhangolására, ami a vállalat jobb teljesítményéhez vezet.
