A tanulságokból származó jelentés dokumentálja a projekt fontos eseményeit, hogy segítsen másoknak az úton történő irányításában. Az ilyen jelentések célja a jövőbeni üzleti projektek kívánatos eredményeinek előmozdítása és az azonos hibák ismétlődésének elkerülése. A tanulságok alapján készített jelentés elkészítése az egyik végső cselekmény, amelyet a projektvezető minden feladat elvégzése után végez, de kevés feladat van a hosszú távú üzleti sikerhez.
Az őszinteség a legjobb politika
A tanulságok által készített jelentés legfontosabb minősége a becsületesség.Nem itt az ideje, hogy a tényeket megpördítsük, hogy jól nézzétek ki a negatívok átlapolásával és a pozitívak kiemelésével. Minél őszintébbek és irányítják a jelentést, annál valószínűbb, hogy képes lesz arra, hogy a jövőben segítséget nyújtson a vezető hasonló projektekhez. Biztonságos visszajelzést küld a csapat tagjai és az érdekelt felek előtt, mielőtt mindenki elhagyja a következő megbízását, és a visszajelzést a jelentésbe foglalja bele annak érdekében, hogy minden szempontot figyelembe vegyenek.
Fontos információk rögzítése
Ismertesse a projekt céljait a tanulságok által készített jelentésben és a projektvezetőt és a végrehajtásért felelős vezetőket. Ismertesse az ügyfelet, a projekt dátumát és az előállított termékeket vagy termékeket. Szerelje fel a jelentést külön technikai, projektmenedzsment és általános menedzsment szempontokra. A technikai rész a munkára összpontosít. A projektmenedzsment szekció olyan területeket értékeli, mint a munkamegosztási struktúra, a kockázattervezés és az idővonalak, míg az általános menedzsment szekció a kommunikáció és a vezetés kérdéseivel, valamint az ügyféllel vagy az ügyféllel való interakcióval foglalkozik.
Teljes kép
A tanulságokból nyert jelentéseknek tartalmaznia kell, hogy mi működött, mi nem működött, és milyen változásokat hoz a projektvezető az utólagosan. Például egy jelentés technikai megoldást vezethet be a sikeresen telepített bonyolult szoftverhibára, valamint a folyamathibára, amely elsődlegesen okozza a hibát. Előfordulhat, hogy a projekt a költségvetésen befejeződött, de néhány terület sokkal többet számított a vártnál, míg mások kevésbé. Ezeknek a számoknak a sajátossága és a projekt feltárása segíthet másoknak, hogy megismételjék a sikert és elkerüljék a hasonló útlezárásokat.
Összegezze az eredményeket
Hosszabb leckékben megtanult jelentések esetében az utolsó lépés lehet egy olyan összefoglaló kidolgozása, amely röviden leírja a legfontosabb kritikai elveket. Ez lehet egy bekezdés vagy egy oldal, és elég ahhoz, hogy egy elfoglalt menedzser megértse a jelentés többi részét.
