Aki bölcsen észrevette, hogy a különbség a próbálkozás és a győzelem között egy kicsit "umph" lehetett volna, egy adományozó-kérelem nyomon követésének erényeiből származó adománygyűjtő. Ne engedje, hogy az adományok iránti első fellebbezésre adott válasz nehezen reagál. A donorok elfoglalt emberek, és csak 10-20 százalékuk adományokat küld, miután elolvasta az első, bár kényszerítő levelet. A kezdetektől fogva tervezzen egy újabb, jól megfogalmazott levelet; meglepődhet, hogy hány adományozó értékeli az emlékeztetőt. A nyomonkövetési levél jelentősen növelheti a kampány teljes sikerét.
Állítsa vissza az okát, amelyről néhány héttel korábban írtad olvasóját. Például: "Kedves Cassandra: Amint emlékszel, az XYZ Gyermekek Otthonában a Hope of Hope emlékemlékeket értékesítem, hogy pénzt gyűjtsön a rosszul szükséges felújításokhoz."
Frissítse az olvasót az eddigi előrehaladásával kapcsolatban. Légy pozitív és lelkes. Például: "Ön és én a kedves emberek között élünk, több barát és kolléga adományokat küldött az elmúlt hetekben. Most már csak 600 dollárra van szükségem ahhoz, hogy az XYZ Otthon gyermekeimhez keressem az adománygyűjtési célt."
Emlékeztesse olvasóját arra, hogy miért írsz a támogatására. Ismételje meg annak szükségességét, hogy próbáljon foglalkozni, és hangsúlyozza annak sürgősségét. Például: "Több mint 50 éve a XYZ Home menedékként szolgált a elszabadult, elhagyott és bántalmazott gyermekek számára. A szervezet meleg, tápláló" menedéket biztosít a vihartól "több ezer gyermek számára, akik közül sokan most már közösségünk termelékeny tagjai, sőt vezetők, a lakóháznak javításra és felújításra van szüksége, új, tető-, fűtő- és hűtőrendszerre és egy új festékre van szüksége, belülről és kívülről.
Ismételje meg az adott adomány összegét és adott esetben az olvasó számára, hogy többet adjon. Például: "Cassandra, számíthatnék arra, hogy megvásárol egy adóköteles, emléktáblát 150 dollárért? Egyszerűen ki kell töltenie és elküldnie a mellékelt űrlapot a fizetéseddel együtt, és azt az üzenetet, amit szeretnénk, ha gravíroznánk a darabodra Vagy két vagy több téglát vásárolhat az adománygyűjtő honlapomon (webcím), amely automatikusan beírja Önt a (nyeremény) sorsolásába."
Végezzétek el őszintén köszönetet mondván az olvasónak, hogy figyelembe vette fontos ügyét. Állapítsa meg, hogy telefonon, e-mailben és rendszeres levélben érheti el Önt. Formálisan zárja be a legjobb kívánságaival és a nagylelkűség kedvezményezettjeivel. Ezután írja alá a nevét.
Adjunk hozzá egy postscript-et vagy a "P.S." -t, hogy megemlítsük a befizetésekre esetlegesen előírt határidőket. Arra is ösztönözze az olvasóját, hogy terjessze a híreket másokkal, akik érdeklődhetnek, vagy felfedezhetik a megfelelő ajándék megszerzését cégétől. Hangsúlyozzuk a szükségesség nagyságát és sürgősségét. Vége, hogy ismét megköszönte a kedvességét.
