A számla olyan kommunikációs eszköz, amely elmondja az ügyfeleinek, hogy mit adtak nekik, mennyi költsége van, és hogyan kell fizetnie. A számlák ugyanolyan egyszerűek, mint egy kézzel írt lap, néhány jelöléssel, vagy kifinomult, professzionálisan tervezett számítógépes dokumentumok lehetnek. Egyértelmű és informatív számlák biztosítják cégének hitelességét ügyfelei számára. Segítenek abban is, hogy hamarabb, mint később fizessenek meg, hogy az ügyfelek tudják, mikor számítanak rá, hogy átadják őket.
Számla számla
A számlák a következő sorrendben kerülnek megírásra, és a számla száma segít megtalálni vagy hivatkozni egy adott számlára. Ha számláit nem számítógépesítették, akkor adja meg azokat az általuk kiadott sorrendben, hogy könnyen megtalálhassa a szükséges számlát. Ha számlát vásárol, amit kézzel tölt be, előre nyomtatott számokkal érkeznek, és a számlák össze vannak kötve, így nem kell semmilyen extra munkát végezniük, hogy megtartsák őket. Ha számítógépes számlákat készít olyan szoftverekkel, mint a QuickBooks vagy a Square, a program elvégzi a munkát az Ön számára, és a számláit rendben adja ki.
Ha vissza szeretne térni egy számlára, például, ha az ügyfélnek van kérdése a fizetéssel kapcsolatban, vagy ha megkapta a csekket és szeretné a számlát fizetni, egyszerűen keresse meg a számla számával. A számlák sorrendjét tetszőleges számú számmal indíthatja el, még akkor is, ha az első számlát írja, annál nagyobb számot adhat, hogy cége megalapozottabb legyen.
Mi legyen a számlán?
A számla számán kívül a számlán mindent fel kell tüntetni, amire szüksége van ahhoz, hogy a szükséges információkat átadja az ügyfélnek, így fizethet. A számlán kívül esedékes összegről szóló értesítés mellett hasznos referenciaeszköz a vásárlók számára, akiknek tudniuk kell, hogy mit kaptak és milyen mennyiségben. Adja meg a számláján:
- A cég neve, címe, telefonszáma és e-mailje.
- A számla írásának vagy a termék kézbesítésének dátuma. Használjon egy társkereső rendszert vagy a másik, de legyen következetes.
- Az ügyfél neve és számlázási címe.
- Az ügyfél szállítási címe.
- Az egyes megrendelt árucikkek mennyisége, az egyes megrendelt árucikkek neve vagy leltári száma, az egyes megrendelt árucikkek egységára és az egyes tételek összértéke, a mennyiséget az egységárral megszorozva.
- A számlán szereplő összes tétel összege.
- Értékesítési adó, ha van ilyen.
- Fizetési feltételek, például a kézbesítés készpénzben vagy nettó 15 (15 nap fizetendő).
Számlák használata a gyors fizetéshez
Egy kis gondolat és gondosság a számlák létrehozásában segíthet gyorsabban és következetesebben fizetni. Minél hamarabb küldje el a számlát, annál hamarabb tudja az ügyfél, hogy mennyit kell fizetni és mikor kell fizetni. Bár a fizetési feltételek, mint például a kézbesítés és a fizetés közötti idő, általában előre megegyezés tárgyát képezik, ezeknek a kifejezéseknek a számlán való egyértelmű és látható feltüntetése hasznos emlékeztető lehet. Ha az ügyfél a korábbi számlák fizetéséért elmarad, beleértve az aktuális számlán esedékes teljes összeget is, felgyorsíthatja a fizetést azáltal, hogy megmenti az ügyfelet a korábbi egyenlegek felkutatásának lépésével.
