Az üzleti memorandum vagy emlékeztető az egyik legegyszerűbb módja annak, hogy tájékoztassa kollégáit és munkatársait egy közelgő találkozóról. A találkozó hatékony értesítése világos, tömör és professzionális módon biztosítja az alapvető találkozó információkat.
Konkrét információ
- Kövesse az általános négypontos formátumot a címsorhoz, amely tartalmazza a következőket: Nak nek, Tól től, Dátum és Tantárgy a munkatársak találkozóján található körlevélben _._ A „Címzett” mezőnek tartalmaznia kell mindenkit, aki meghívott az ülésre. Az „From” felsorolja a nevét és a címét. Az értesítés dátumát a forgalmazás napján. Írja le, hogy mit tartalmaz a feljegyzés a „Tárgy” mezőben, például a „Vezetők találkozója 2019. augusztus 15-én”.
- Adja meg az ülés célját a nyitó bekezdésben az összes alapvető releváns információt, ideértve az időt és a helyet is. Például: „A találkozó célja a felülvizsgált munkavállalói ösztönzési terv megvitatása. Az ülést 15 órakor kezdik. a fő konferenciateremben és egy órán át tart. Minden vezetőnek és felügyelőnek részt kell vennie. "
- Adjon összefoglalót arról, hogy mit fedez a találkozó során a feljegyzés szövegében. Ha lehetséges, tartsa meg az információt; hagyja a részleteket megvitatni a tényleges ülésen. Például: „A visszajelzések eredményeként a vállalat 2019. szeptember 1-jén vezeti be a felülvizsgált munkavállalói ösztönzési tervet. Az új terv a havi és negyedéves célok elérése után jutalmazni fogja az értékesítési csapatokat, nem pedig csak az egyéneket. Felismertük értékesítési munkatársaink előnyeit, akik csapatban dolgoznak, és reméljük, hogy pénzügyi ösztönzőkkel támogatjuk ezt a trendet.
tippek
-
Az értesítésben szereplő összes információnak relevánsnak kell lennie az ülésen. Kerülje az olyan vállalati információkkal kapcsolatos információkat, amelyek nem kerülnek megvitatásra az ülésen.
A találkozó előtt
- Tájékoztassa a hirdetmény címzettjeit, ha fel kell készülnie bármilyen módon vagy olvassa el az anyagokat, mielőtt részt vesz az ülésen. Példa lehet erre: „Minden nap a nap végére elküldjük a felülvizsgált ösztönzési terv formátumát és politikáit. Kérjük, olvassa el a dokumentumokat idő előtt, hogy készen álljon arra, hogy megvitassa a tartalmat, és kérjen pontosítást, ahol szükséges.
- Mondja meg a meghívottakat, amikor az ülés napirendjét megosztják. Például: "Legalább 24 órával az értekezlet előtt elküldöm a napirendet e-mailben. Kérjük, olvassa el a napirendet."
- Kérje meg a meghívottakat, hogy azonnal tájékoztassák Önt, ha nem tudnak részt venni az ülésen, így ütemezhet egy időt, hogy átnézze az információkat velük. Még akkor is, ha egy kötelező találkozót küld ki, néhány munkavállaló vagy meghívott személy munkahelyi utazáson lehet nyaraláson vagy városon kívül.
tippek
-
Hívja meg a meghívottakat, hogy hajlandó-e előre megbeszélni a találkozók témájával kapcsolatos kérdéseket, vagy ha minden tisztázást a tényleges ülésen kell kezelni. Adjon meg egy telefonszámot vagy e-mail címet, ha előzetesen kérdéseket tesz fel.
