A pontos munkadokumentum kulcsfontosságú a sikeres kapcsolat kialakításához az Ön vállalkozása és a karbantartási vállalkozó között. A szolgáltatási elvárások megkezdése előtt az egyértelmű szolgáltatás elvárásai segítenek elkerülni a félreértéseket, amelyek a karbantartás kiszervezésének leggyakoribb oka, a FacilitiesNet webhely szerint. Miután megnyerte a nyertes ajánlatot, tárgyaljon a feltételekről és írjon egy egyértelmű, jól meghatározott karbantartási szerződést.
Karbantartási szolgáltatási követelmények
Cserélje ki a legtöbb szolgáltatási szerződésben látott hagyományos input alapú szolgáltatási szintű megállapodásokat az eredményalapú karbantartási igényekkel. Ellentétben a szolgáltatási szintű megállapodásokkal, amelyek tipikusan tartalmaznak mind a feladatot, mind a szükséges anyaglistákat, a karbantartási követelmények egyaránt meghatározzák az eredmény és a kulcsfontosságú teljesítménymutatókat, de lehetővé teszik a vállalkozó számára, hogy meghatározza, milyen lépések és anyagok szükségesek a cél eléréséhez. A kimeneten alapuló követelmények különösen fontosak, ha kiszervezik a létesítményeket vagy a berendezések karbantartási szolgáltatásait, mert nincsenek saját ismeretek vagy készségek.
Szerződés paraméterei
Határozza meg azokat a paramétereket, amelyek lehetővé teszik a szerződés hatékony kezelését. Például tartalmazzon egy olyan záradékot, amely meghatározza a munkarendrendszert, amely biztosítja, hogy a karbantartó személyzet ne fogadja el a karbantartási kérelmeket közvetlenül a munkavállalóktól, és lehetőséget ad arra, hogy figyelemmel kísérje a vállalkozó teljesítményét, valamint a sürgős vagy sürgősségi karbantartási kérelmeket. Tartalmazzon egy olyan záradékot, amely meghatározza, hogy ki felelős a karbantartási munkákhoz szükséges eszközök és kellékek nyújtásáért és kifizetéséért.
A vészhelyzetek és a válaszidők prioritása
A karbantartási vészhelyzeteket úgy kell kezelni, hogy bekerülnek egy utáni órás szükségletre, és a sürgősségi fokozatnak megfelelően prioritást kell adni a munkaidő utáni válaszidőkre. A karbantartási igényektől függően a hétköznap csak hétköznap, hét minden napján, évente 365 napig, hétköznapon kívüli várakozási várakozást lehet beállítani. Elsőbbséget kell adni a munkaidő utáni hibahívások rutinszerű, sürgős vagy vészhelyzet esetén, valamint a sürgősségi és a vészhelyzeti karbantartási hívásokra adott válaszidőre. Például a hibás klímaberendezést sürgősnek kell minősíteni, és a karbantartást végző személyzetnek a helyszínen kell lennie, és két órán belül dolgoznia kell a javítással.
Mutasson be egy fizetési modellt
Döntse el, hogy milyen fizetési struktúra működik az Ön és a vállalkozó számára. A fix és változó fizetések kombinációja jól működik a legtöbb karbantartási szerződés esetében. Használjon rögzített díjú fizetési modellt a rutin, a karbantartás és a változó fizetési modell számára mind a munkahelyi, mind pedig az óra utáni sürgősségi és vészhelyzeti hívások esetén. Például 10% -kal növelje a rögzített díjat a sürgős utáni hívások és 20% a sürgősségi hívások esetén. Tartalmazza a visszatérítési modellt, ha azt tervezi, hogy a beszállító számára az általa biztosított eszközök és felszerelések egy részét vagy egy százalékát megtéríti.
