A hiteltartalmak gyakran akkor szükségesek, ha az ügyfelek nem fizetnek a megállapodás szerint. A megtartás megakadályozza, hogy az ügyfél további termékeket vagy szolgáltatásokat vásároljon, amíg kifizetést nem kap. A levél azonban alapos megfontolást igényel annak érdekében, hogy teljesítse a számlán való összegyűjtés célját, miközben az ügyfél ügyfélként marad. Lehetséges, hogy egyes ügyfelek, akiket a számlahitel-levonási levél megzavart, máshol is megteheti üzleti tevékenységét. Ezért fontos, hogy a levél utolsó lehetőségként történő elküldése előtt más gyűjtési lehetőségek is fontosak legyenek.
Tekintse át a fiók fizetési előzményeit. Ellenőrizze, hogy az ügyfél számos fizetési emlékeztetőt kapott e-mailben és telefonon.
Írja meg a levelet egy megértő, de erős hangon, ahogy azt a vevő iránti elismerésben részesíti, miközben ragaszkodik a fizetéshez. Az első bekezdésben köszönetet mond az ügyfélnek, hogy támogatta a vállalkozásait, és tudomásul veszi, hogy a nehéz gazdasági idők vagy más okok miatt bármelyik ügyfél visszavonhat egy számlára.
A második bekezdés első mondatával jelezze a hitelt úgy, hogy egyedül álljon a hangsúly. Írja be, hogy "Sajnálom, hogy a fizetés elmaradása miatt azonnal le kell állítanunk a hitelt." Vagy használjon más, ugyanezt az üzenetet közvetítő megfogalmazást.
Adja meg a harmadik bekezdésben szereplő egyenleget, és mondja el pontosan, hogy mi történik a hitelkeret felemeléséhez. Adja meg a fizetési határidőt, és mondja el az ügyfélnek, hogy az adóssággyűjtőhöz való hozzárendelés lehetséges.
Végezze el a levelet, ha ismét megköszönte az ügyfelet a hűségért. Tegye a közvetlen telefonszámát a levélbe, és hívja fel az ügyfelet, hogy hívja meg a fizetési megállapodások megvitatását.
