A vállalati számlázási eljárások megváltoztatása befolyásolhatja, hogy az ügyfelek milyen sok ügyfelet végeznek. Egyszerűen nem módosíthatja az ütemezett számlázási dátumokat, nem vehet fel fizetési összegeket, vagy más módon nem módosíthatja a feltételeket anélkül, hogy az ügyfelek előzetes értesítést adnának. Ellenkező esetben a hívások, a panaszok, a bevételkiesés és a negatív észrevételek kilátása. Vigye be az ügyfeleinek küldött levelet, hogy teljes választ adjon az új irányelvek „ki, mi, mikor és hol”.
A cél pontosítása
Az eljárási változások formális bejelentéseit az információ forrásának, az érintett lakosságnak és a változás természetének világos kijelentéseivel kell megnyitni. E cél eléréséhez használja a vállalati levélpapírt, hogy a címzett azonnal ismerje az Ön személyazonosságát. Ha az üzenetet szövegszerkesztő szoftverben állítja be, mint egy egyesítési projektet, akkor minden egyes betűhöz testreszabott üdvözletet vehet fel, hogy elkerülje a rettegett „Kedves Értékelt Ügyfél” bevezetőt, amely személyteleníti az üzenetet. Ismételje meg újra a kedvezményezett üzleti tevékenységét, és rövid első bekezdésben adja meg a politikai alapokat. Például bejelentheti: "Mivel értékeltük Önt, mint ügyfél, kapcsolatba lépünk Önnel, hogy tájékoztassuk Önt a számlázási eljárásunkban bekövetkező változásokról, amelyek befolyásolják fiókunkat."
Adja meg a részleteket
Miután bevezette a kommunikáció általános témáját, lépjen a következő bekezdés pontjához. Magyarázd el - a lehető legrövidebb időn belül -, hogy milyen változás következik be, és hogy az új szabályok eltérnek a régiektől. Az ügyfelek pontosan tudják, hogyan befolyásolják a szabályzatukat. Ha nem ad meg egyértelmű, logikus magyarázatot, amely az összes felvetődő kérdésre válaszol, a telefon hamarosan elkezd csengeni, miután a levelek érkeztek a címzettek postaládáiba. Annak biztosítása érdekében, hogy minden szükséges részletet megcélzott, kérdezze meg a barátokat, kollégáikat vagy más kívülállókat, hogy olvassa el a levelet a prototípus szakaszában, és finomítsa az üzenetét az általuk felvetett kérdések fényében.
Időzítés megerősítése
Ismertesse pontosan, hogy mikor lépnek életbe a változások. Ha az ügyfeleknek egy adott hónap számlázási ciklusával hatályos új fizetési címet kell használniuk, mondd el nekik: "A hónap és év fizetésével kezdődően kérjük, küldje el a csekket a cím címre." Ha az ügyfelek a fizetési feltételek változását látják, mondd el nekik: "A minimális befizetést a szám -ról egyenleg százalékára növeljük hónap és év között." A zavart elkerülése érdekében használja ezt az időzítési nyilatkozatot, hogy visszavonja a változást, és adja meg a teljes dátumot, hogy a levél az ügyfelek fájljainak életképes jövőbeni referenciává váljon.
Legyen hivatalos
Mielőtt bezárná a levelet, határozottan, de barátságosan tegye egyértelművé, hogy a módosítások nem jelentik a választható kifejezéseket. Az ügyfeleknek fel kell ismerniük, hogy nem tudják elhagyni az eljárásait, kivéve fiókjuk lezárását, és hogy a változás folytatásával folytatott üzleti tevékenység folytatása megerősíti, hogy elfogadják és elfogadják az új szabályokat. Adja meg nevét és elérhetőségét, még akkor is, ha mindez a levélpapír részeként jelenik meg, és hangsúlyozza, hogy szívesen fogadja az ügyfelek hívásait, ha kérdése vagy megjegyzése van.
