Az üzleti vállalkozások évente több száz vagy több ezer fájlt kezelhetnek. A szervezet kiküszöböli azt a zaklatott, hangsúlyozott érzést, amit valami fontosat keres. A megfelelő nyilvántartási rendszer segíthet a vállalkozásának zökkenőmentesebb és hatékonyabb működtetésében.
A szükséges elemek
-
Files
-
Függő fájlok
-
Címke lapok
Fájlok elemzése. A legjobb, ha rendezni őket az utónév, projekt vagy időrendi sorrend szerint? Válassza ki a fájl keresésekor használni kívánt jellemzőket.
Jelölje meg egyértelműen a fájlokat. Válasszuk le a kisebb fájlokat a függő mappák kategóriáihoz. Például a "július 2008" -nak lehet saját címkézett lógó mappája, és az adott hónap összes szerződését vagy mappáját beszúrhatja a függő mappába.
Válasszon fájlokat különböző irattároló szekrényekbe. Rendeljen egy szekrényt az adminisztratív fájlokhoz, mint például a kellékek megrendelése, a bérszámfejtési információk és a folytatás; egy másik kabinet az ügyfélfájlokhoz a befejezett szerződésekkel, valamint a fizetési és projektinformációkkal; és bármilyen más típusú üzleti igényeit. Jelölje meg egyértelműen a szekrényeket.
Tesztelje be a nyilvántartási rendszerét, mielőtt bemutatja a munkatársainak. Győződjön meg róla, hogy mindent könnyen megtalálhat, és hogy a rendezett dolgok értelme van. Ha mindent időrendi sorrendben rendezett, de a teszt alfabetikusan mutatja be a több értelme, változtassa meg a rendszert.
Hívjon egy rövid találkozót és magyarázza el a nyilvántartási rendszert. Győződjön meg róla, hogy mindenki megérti, hogyan működik a rendszer és milyen fontos a rendszer követése.
Döntse el, hogy ki fogja csinálni a bejelentést. A bejelentést egy személyre ruházhatja át, vagy hagyja, hogy minden munkavállaló saját bejelentést készítsen. Az alkalmazottaknak iratszekrényük van az irodájukban, de még mindig szükség van egy központi nyilvántartási rendszerre, ideális esetben egy felelős személyre.
Fontos dokumentumokat töltsön naponta. A rutinszerű bejelentés segít abban, hogy megszervezhessük, és hogy a bejelentés ne legyen nagyobb feladat, mint amilyennek kell lennie. Használja az iratgyűjtő tálcákat minden irodában, és győződjön meg arról, hogy a tálcák minden munkanap végén kiürülnek.
A bejelentési rendszert hat-12 hónaponként értékelje. Tisztítsa meg az elavult anyagot a rendszerből.
