A szervezeti áttekintés az üzleti funkciók, a munkavállalói struktúra, a működési folyamatok vagy ezek kombinációjának elemzéséből állhat. A kisvállalkozások tulajdonosai számára a hatékony szervezeti áttekintés magában foglalja szervezeti egységei vagy funkcionális területeinek szerkezetét és teljesítményét, valamint az egyes területeken dolgozó alkalmazottak felülvizsgálatát.
Vizsgálja meg a vállalkozás funkcionális szerkezetét
A szervezeti áttekintés megkezdéséhez határozza meg, hogy milyen típusú szervezeti felépítése van. Sok kisvállalkozás egy lapos struktúrával kezdődik, amely a tulajdonos és számos kulcsfontosságú munkavállaló, akik együtt dolgoznak a vállalat termelési, marketing, értékesítési, pénzügyi és humánerőforrás-működtetésének kezelésében. Nincsenek vezetők, a tulajdonos minden fontos döntést meghozott. Ez a struktúra nem tartalmaz alkalmazottak, például igazgatók, vezetők és koordinátorok rétegeit. A funkcionális struktúra megosztja a szervezetet feladat szerint, mint például a számvitel, a HR, a termelés, a marketing és az értékesítés. Az ilyen struktúrával rendelkező cégek elkötelezett vezetőkkel és alkalmazottak hierarchiájával foglalkoznak. Ezeknek a részlegeknek és vezetőiknek a felügyelete érdekében a vállalkozások létrehozhatnak egy „C-Suite” -t, amely a vezető tisztségviselővel, a vezérigazgatóval és a pénzügyi igazgatóval rendelkező vezetői csoportból áll. A nagyobb vállalatok bonyolultabb struktúrákkal rendelkeznek, beleértve a mátrixot és a megosztott szervezeteket is, hogy számos alkalmazottat, szervezeti egységet, divíziót és még a vállalati ernyő alatt működő különböző vállalatokat is kezeljenek.
Vizsgálja meg a szervezeti diagramot
Miután meghatároztad a szervezeti struktúra típusát, nézd meg a szervezeti diagramot, amely a munkavállalói pozíciók diagramja, amely megmutatja, hogy ki dolgozik, hol dolgozik, és ki dolgozik a vállalkozásod „totem pólusában”. Hasonlítsa össze az org diagramját a szervezeti felépítéssel, hogy megállapítsa, hogy a pozíciók hatékonyan illeszkednek-e a szükséges funkciókhoz. Például: Az értékesítői jelentést tesznek a marketingvezetőnek, vagy fordítva, és milyen előnyökkel / problémákkal jár ez? A termelési vezetője felügyeli az elosztókezelőjét, vagy önállóan dolgozik?
Folyamatok és eljárások elemzése
Most, hogy megvizsgálta a funkcionális területeket és az alkalmazottakat, értékelje azokat a folyamatokat és eljárásokat, amelyeket az Ön cége a termékek és szolgáltatások koncepciótól a szállításig történő átviteléhez használ.Vizsgálja meg nem csak az egyes osztályok által a munkájához használt folyamatokat, hanem az osztályok közötti kölcsönhatásokat is. Például van-e zökkenőmentes rendszere az értékesítőknek, akik megrendeléseket kapnak, a számviteli részlege a hitelek ellenőrzését és az új ügyfelek jóváhagyását, a raktári töltési és szállítási megbízásokat és a számviteli részleget számlákat küldi?
Tekintse át a Pénzügyeket
Ha nem rendelkezik főköltségvetéssel, akkor hozzon létre egyet, hogy meghatározza a műveletek hatását az alsó sorban. A gazdálkodási költségvetés olyan pénzügyi eszköz, amely integrálja az éves költségvetést, a főkönyvet, a cash flow kimutatásokat, a nyereség-veszteséget, a mérleget és a beszámolót. Sorolja fel a főbb költségterületeket, mint például a munka, az anyagok, az adminisztráció vagy a marketing. Határozza meg, hogy egy jobb szervezeti felépítéssel vagy személyzeti átalakítással, vagy jobb folyamatokkal és eljárásokkal csökkentheti-e őket. Helyezze el bevételi forrásait és nyereségközpontjait, és határozza meg, hogy a szervezeti vagy személyzeti változások javíthatják-e teljesítményét ezen a területen.
Ajánlások készítése
Miután elemezte az üzleti struktúrát, a szervezeti diagramot, a folyamatokat és az eljárásokat, felsorolja a fejlesztendő területeket és javaslatokat tesz. Találkozzon minden egyes osztályvezetővel egyenként, hogy vizsgálja meg eredményeit. A vezetők visszajelzései alapján tartsa a vezetők csoportos találkozóját, hogy megvitassa az eredményeit, és kérje az adatok megadását. Mondja el nekik a célokat, mint például az általános vagy a gyártási költségek csökkentése, a hulladék csökkentése, az értékesítés növelése, vagy a szállítási idő, a visszatérés vagy az ügyfél panaszainak csökkentése. Használja a csapat visszajelzését a zárójelentés és az ajánlások létrehozásához.
