A vállalkozás az állami jog szerinti formanyomtatványt nyújtja be, általában az államtitkár hivatalával, ahol az üzletet szeretné elhelyezni. Ezt a formázási dokumentumot a legtöbb államban az alapító okiratoknak nevezik, de egyes államokban, ahol különböző terminológiát alkalmaztak, más néven a letelepedési igazolás vagy charta. Az üzletet abban az időpontban tekintik bejegyzésnek, amikor az államhivatal elfogadja a bejelentést, és az állam pecsétjét vagy bélyegzőjét a dokumentumhoz helyezi, amely felhatalmazást ad az állam működéséhez. Az alapító okiratban szereplő államjelzés a hivatalos igazolás, amely jelzi, hogy az állam mennyiben fogadta el a bejelentést, és a vállalat elismert jogalanyként jött létre.Az állam fenntartja a bejelentések nyilvántartását, és kérésre hitelesített másolatokat és igazolásokat nyújt a nyilvánosság számára annak biztosítására, hogy a vállalat bejegyzett az államban, és jó állapotban van.
Jelentkezési kézhezvétel
Az alapító okiratnak az állammal történő benyújtásakor a vállalkozás postai úton megkapja a bejelentést. Hacsak az üzleti megrendelések (és nem fizetnek) a cikkek hitelesített másolatát a papírmunka benyújtásakor, az átvételi elismervény lehet az egyetlen olyan tétel, amelyet az állam visszajuttat annak ellenőrzésére, hogy a bejelentés elfogadásra került. Ezt a bejelentési bizonylatot egy vállalati vállalati nyilvántartásban kell tartani. Számos esetben az eredeti iratbérlés visszavonása az alapító okirat egyszerű (nem hitelesített) példányával elegendő bizonyíték a beilleszkedésre, és enyhíti annak szükségességét, hogy a cikkek hitelesített másolatait meg kell fizetni minden alkalommal, amikor a vállalatnak hivatalos dokumentációt kell benyújtania.
Az alapító okirat másolata
Az alapszabály nyilvános dokumentum. Valamennyi állam fenntartja az adatlapok adatbázisát, és a legtöbb állam ezt az adatbázist az interneten keresztül teszi elérhetővé. A nyilvánosság minden tagja hozzáférhet az adatbázishoz, és ha a szolgáltatás elérhető, töltsön le egy, az államhoz benyújtott alapító okirat másolatát (különben a személy másolatot rendelhet az állami hivatalhoz).
Ez a letöltés az államjelet és a fedőlapot jelzi, amelyen megjelennek a vállalat nyilvántartásba vételének dátuma, de csak másolat lesz. Ez a változat, a bejelentési nyugtával együtt, elegendő bizonyítéknak tekinthető a bankszámla megnyitásához való csatlakozásnak, de valószínűleg nem lenne elég ahhoz, hogy kielégítse a hitelkérelmekre vonatkozó átvilágítási követelményeket. A legjobb megoldás az, hogy a társasági nyilvántartásban legalább egy hitelesített másolatot kapjon az alapító okiratokról.
A hitelesített másolat iránti kérelem a bejelentés időpontjában könnyen megfizethető egy kiegészítő díj megfizetésével, és a bejelentés kézhezvételét és az eredeti példány másolatát az eredeti állami bélyegzővel vagy emelt pecséttel eredményezi. A cikkek hiteles másolata a bejelentés után bármikor beszerezhető írásbeli kérelem benyújtásával és a díj megfizetésével.
Cégbizonylat
Néhány állam (például Missouri, New Mexico és Georgia) kiadja azt, amit az „alapító okiratnak” neveznek, miután egy üzleti ügyiratot rögzített. Bizonyos esetekben van egy díj, amelyet a bejelentés időpontjában értékelnek a tanúsítvány elkészítéséhez. Ezekben az államokban, amikor a beépítés igazolását kérik, az eredeti elfogadási bizonyítvány az egyetlen elfogadható bizonyíték. Ha egy vállalkozásnak van egy bélyegzett vagy hitelesített másolata az árucikkekről, de nincs tanúsítvány, a vállalkozás valószínűleg problémákat tapasztal. A vállalkozás kérheti az államot, hogy díjat fizetve ismétlődő tanúsítványt kapjon.
Igazolás jó hírnévről
Egy másik elfogadható bizonyíték arra, hogy az árucikkek hiteles másolatát helyettesíthessék, egy jó állapotú tanúsítvány. Ez egy olyan állam által kiadott dokumentum, amely ellenőrzi, hogy egy adott időpontban regisztrált vállalkozás, és jelenleg aktív és naprakész az összes szükséges állapotadatban. Ez a tanúsítvány szintén pecsét alá kerül. Az államtól bármikor rendelhető, általában díjfizetéskor.
Üzleti tevékenység
Az állam ellenőrzi a beépítést, és az egyetlen olyan szervezet, amely véglegesen megállapíthatja, hogy mikor jött létre az államban bejegyzett vállalat, és hogy jelenleg engedélyezett-e üzleti tevékenységet folytatni. Az alapító okiratokat azonban nem kell a legfrissebb információkkal frissíteni arról, hogy ki irányítja a vállalatot, és hogy a terv szerint működik-e. Gyakran előfordul, hogy a bejegyzés igazolása esetén a jelentést kiterjesztik a tulajdonjog igazolására, a működés igazolására, a cím igazolására vagy az engedélyezett aláíró igazolására.
Tehát, míg a tanúsított cikkek vagy a jó állapotú tanúsítvány technikailag bizonyítja a beilleszkedést, a vállalkozást felkérhetik arra is, hogy adjon meg másolatát az alapszabályáról, az igazgatósági ülések jegyzőkönyveiről, a vállalati határozatról, amely egy adott cselekvésre jogosító hatóságot vagy egy közüzemi számlát ad ki hozzon létre egy címet, vagy más dolgokat, amelyek igazolják annak jogosultságát és szándékát, hogy üzleti tevékenységet folytassanak az államban.
