A projektportfólió-menedzsment olyan folyamat, amelynek során a szervezetek és a vállalkozások szervezhetik, megtekinthetik és elemezhetik jelenlegi projektjeiket. Általában a különböző projektek rangsorolására használják; rendszerint különböző kategóriákba sorolhatók, mint például a pénzügyek, a növekedés és az előnyök. A projektportfóliók végül lehetővé teszik az igazgatóságnak vagy az ügyvezető igazgatónak, hogy szélesebb körű képet kapjon és mélyebben megértse a vállalat jelenlegi vállalatait.
Készítsen leltárt a vállalkozás jelenlegi projektjeiről. Minden vállalkozást bele kell foglalni a vállalkozásnak, függetlenül attól, hogy milyen kicsi. Adjon meg elegendő leíró információt az egyes projektekről, hogy azok összehasonlíthatók és kezelhetők legyenek. Például részletezze a projekt tervezett pénzügyi költségeit, a tervezett célokat, az előnyöket, a becsült időtartamot és azt, hogy a projekt hogyan támogatja a vállalat általános stratégiáját.
Például egy lakáscég összeállíthat egy leltárt, amely egy anti-szociális viselkedés kezdeményezési projektet, egy ingatlan-regenerációs projektet és egy új építést tartalmaz. A cég azt is írhatja, hogy a birtok-helyreállítási projekt 1 millió dollárba kerül, körülbelül 3 évet vesz igénybe, és 800 új családot foglal el.
Töltse fel ezeket az információkat elektronikus úton; ez biztosítja, hogy az adatokat gyorsabban és hatékonyabban lehessen összehasonlítani, mint egy emberi csapat. Az elektronikus adatok elektronikus úton is továbbíthatók, és azonnal átadhatók a cégvezetőknek.
Rendezzük meg a találkozót a vállalat ügyvezető igazgatói és osztályvezetői számára (portfóliókezelő csapat vagy PMT). Ezeknek az egyéneknek a legszélesebb ismeretekkel kell rendelkezniük, és tudatos döntéseket hozhatnak a vállalat legjobb érdekében. Kérd meg őket az ülést megelőzően, hogy nézzenek át az adatokat, és vegyék fel a vitát.
Győződjön meg róla, hogy a portfóliócsoport egyetért a projekt prioritásának meghatározására vonatkozó kritériumokkal. A prioritások meghatározásához általában olyan kérdéseket használnak, mint a pénzügy és a haszon, de más kérdések, mint például a potenciál is megfontolhatók.
Hívja fel az ülést, és helyezze előtérbe a vállalat által végrehajtott jelenlegi projekteket. Elsőbbséget kell biztosítani azoknak a projekteknek, amelyek pénzügyi, növekedési és hasznossági lehetőségeiken alapulnak. A legmagasabb prioritást élvező projektek folyamatos figyelmet igényelnek, míg más alacsonyabb prioritású projektek teljes egészében megtarthatók vagy elhagyhatók.
Értékelje újra a vállalat projektmenedzsmentjét a PMT rendszeres hívásával. Rendezzen negyedéves, havi vagy akár heti tanácsadókat, és vitassa meg, hogy bizonyos projekteknek több támogatásra van-e szükségük (ezáltal növelve a prioritást), vagy le lehet zárni a listát.
