Minden cégnek különböző szabályai vannak az ülésekre vonatkozóan. Egyesek informális folyamatot követnek, míg mások formálisabb struktúrát igényelnek. Vezetőként vagy cégtulajdonosként fontos tudni, hogyan kell lefolytatni és befejezni mind a hivatalos, mind az informális találkozókat. Ez javítja a kommunikációt és eredményesebb eredményhez vezet.
Mit jelent az ülés felfüggesztése?
A „megszakítás” kifejezés a latin szavakból származik Hirdetés (a) és Diurnus (napi). Bár sokan használják ezt a kifejezést egymással felcserélve, az értekezlet befejezésével, a "megszakítás" valójában azt jelenti, hogy egy találkozót vagy egy napirendi pontot egy másik napra költöznek. Például egy vállalat igazgatósági tagjai elhalaszthatják az ülést, ha egyszerűen nem lehet megbeszélni a kérdéses kérdéseket, mert hiányzik a legfontosabb információk. A felfüggesztés azt jelenti, hogy az ülést később fogják folytatni, amikor mindenki készen áll a kérdés megvitatására. Nem ugyanaz, mint a találkozó megszüntetése vagy lezárása, amikor az összes probléma megoldódik.
Melyek az ülésekre vonatkozó szabályok?
Egyes szervezetek, különösen a bíróságok, az egyetemek, a kormányzati szervek és a nagy szervezetek a hivatalos találkozók lefolytatására vonatkozó szabályokat követik. A Robert újonnan felülvizsgált rendelési szabályai szerint például bárki indíthat bizonyos esetekben egy megbeszélés elhalasztására, például:
- A határozatképesség hiányában
- A szervezet szabályai szerint
- Amikor a testület tagjai elérik a napirend végét
- Vészhelyzet vagy azonnali veszély esetén, például az épületben levő tűzjelzők.
Míg a kisebb vállalkozások valószínűleg nem fogják követni Robert szabályait, egyszerű keretet biztosítanak a találkozó „hivatalosan” megszakítására.
Az ülés felfüggesztésére vonatkozó eljárások
Az értekezlet elején vagy bármely szakaszában elhalasztható. Ha Ön az elnök, készítsen tervet annak biztosítására, hogy minden jól megy. A napirend megvitatása után ellenőrizze, hogy bárki kíván-e kezdeményezni az ülés elnapolását. Kérdezd meg, mondd - Hallok egy mozgást, hogy megszakítsam? A megszakításra irányuló indítványnak világosan meg kell határoznia a következő ülés időpontját és időpontját, valamint azokat a sürgős kérdéseket, amelyek különleges ülést igényelnek a következő közgyűlés előtt. Robert szabályai szerint a mozdulatot kiküldeni kell, és nem lehet módosítani vagy vitatni.
Az ülést indítvány nélkül el lehet halasztani, ha a határozatképesség nincs jelen, vagy vészhelyzet esetén. Abban az esetben, ha ez a nap ünnepnap, akkor az ülést a következő munkanapig, ugyanabban az időben és időben el lehet halasztani. Az elhalasztott találkozó ugyanolyan sorrendet követi, mint az eredeti találkozó. A záró megjegyzésekben az elnök megvitathatja a következő ülés napját és idejét. Kapcsolattartási információkat is nyújthat, köszönetet mond a résztvevőknek, és az utolsó pillanatban emlékeztetőket készíthet. Ha az elhalasztás legalább 90 napig tart, minden résztvevő értesítést kap a dátumról és a helyről.
Egy kevésbé hivatalos találkozó megszakítása
Nem minden találkozó formális; ezért nem minden ülésre van szükség ahhoz, hogy megszakítsák. Az értékesítési találkozók jó példa.Ezek biztosan fontosak, és minden értékesítési képviselőnek várhatóan részt kell vennie. Az értékesítési találkozók célja azonban az, hogy az értékesítési vezető átadja az információt a személyzetnek, talán tippeket és bátorítást kínál, vagy hogy figyelmeztesse azokat, akik nem teljesítették a célokat, vagy nem fordultak be a szükséges papírmunka. Az ülés során azonban nem lesz szavazás, mert az értékesítési vezető véleménye az, amelyikben számít. Miután megbeszéltük egy találkozót, ahol az egyik személy felelős, buta lenne kérni, hogy indítson egy megszakítást. Az értékesítési vezető megkérdezheti, hogy vannak-e kérdések, és miután megválaszolták őket, egyszerűen azt mondják: "Mindezt akartam fedezni ma. Vegyünk néhány ilyen új kiadványt, amikor elhagyod, és használd őket, hogy megmagyarázzad e nagyszerű termék hihetetlen előnyeit!"
Egy másik példa a találkozók, ahol a vezetők összegyűjtik a problémákat és a megoldásokat. A vezetőknek nincs ideje hivatalos értekezletre mozgásokkal és másodpercekkel, és nincs szükségük erre. Tudják, hogy mi a találkozó, ezért nincs szükség napirendre. Senki sem vesz percet. Továbbra is megvitatják ezeket a kérdéseket a következő ülésen, így technikailag megszakíthatják az ülést. A találkozás formális befejezése azonban kényelmetlen és helytelen lenne. Lehetséges, hogy az ülés véges időre, például 30 vagy 60 percre lesz ütemezve. Amikor az idő lejár, valaki azt fogja mondani, "Válasszuk ki ezt a vitát a következő hónapban" míg mások kinyújtják az ajtót, hogy visszatérjenek a munkába.
