A legtöbb, a szakpolitikák és eljárások által nem irányított üzleti funkciók kaotikusak és rendezetlenek. A rekordok megtartása nem az üzlet egyik legizgalmasabb aspektusa, de az egyik legfontosabb. A dokumentumok tárolásának szervezett rendszere kiküszöböli a haszontalan feljegyzéseket és védelmet nyújt az üzleti tevékenységre audit esetén. A sikeres üzleti működés kialakításának kulcsfontosságú lépése a tudás, hogy mikor kell megtartani, és mikor kell dobni.
Univerzális megőrzési ütemezés
Valamennyi vállalatnak ki kell dolgoznia a nyilvántartások megőrzésére szolgáló rendszert, amely minden osztály számára egyetemes. A nyilvántartások tárolásakor ugyanazon az oldalon mindenki megtalálható. Kutassa meg az üzleti és működési szektor törvényeit és alapszabályait. Például egy ügyvédi iroda eltérő követelményeket támaszt, mint egy kis élelmiszerbolt. Szükség esetén forduljon az ügyvédhez, hogy létrehozza ezt a rendszert. Indítsa el a tervet függvény és osztály alapján. Készíts egy ütemezést, és hozzárendeljen osztályozási kódokat.
Rekordok nyilvántartása
A nyilvántartási nyilvántartás kulcsfontosságú lépés a megtartás kezelésében. Ez az Ön szervezetén belül az elektronikus és papíralapú rekordok pontos listája. A felsorolásnak tartalmaznia kell az egyes rekordok címét, például a „Főkönyvet” és a dokumentum helyét. Ezenkívül tartalmazzon a rekordok osztályozását. Ez lesz a vállalati menetrend alapján a megőrzés alapja. Például írjon egy táblázatot; az első oszlop egy „Az elszámolható számlák öregedéséről szóló jelentés” cím. A második oszlop fejlécének „Számlák” minősítése lesz. A harmadik oszlop lehet egy „Számvitel” osztály. „East Storage Room, Cabinet Four” és a „Schedule A.” megőrzési kód.
Dokumentumértékelések
Az értékelési folyamat magában foglalja a helyszíni nyilvántartások vállalati szintű elemzését, hogy megszüntesse a megőrzési időszakot meghaladó dokumentumokat. Ez a háztisztítási forma kiküszöböli a felesleges rekordok felhalmozódását. A nyilvántartási nyilvántartás felhasználásával megsemmisített dokumentumok megsemmisítése. Befejezése után tekintse át az összes tárolót, és frissítse a leltárlistát. Ez idő alatt vizsgálja meg a törvényeket, hogy felismerje az utolsó felülvizsgálat óta végrehajtott módosításokat. A felülvizsgálatok ütemezése évente, negyedévente vagy havonta.
