Azok a szervezetek, amelyek rendelkeznek a szerződéskezelési eljárással, időt és pénzt takaríthatnak meg, és ezért előnyökkel rendelkeznek a piacon. Az egészséges szerződéskötési folyamat központi eleme egy központi hely, ahol minden szerződésnyelv könnyen hozzáférhető.
A szerződés elemzése
Ellenőrizze a szerződést annak biztosítására, hogy tartalmazza a vonatkozó információkat. Egy szilárd szerződés egyértelműen meghatározza a szervezetek és az egyének szerepét és felelősségét. Részletesen meg kell határoznia az összes időkeretet és határidőt, meg kell határoznia, hogyan kell mérni a kimeneteleket, és egyértelműen meghatározza a kifizetési szabályokat.
Ismerje meg a hátteret
Figyelembe véve a szervezeten belüli megbeszélést, a szolgáltató szerepe és a kialakult kapcsolat segít meghatározni a szerződés feltételeit. Szükség esetén találkozjon a szolgáltatóval, hogy azonosítsa a fennmaradó kérdéseket. A szolgáltatóval való szilárd kapcsolat segíthet a mindkét fél számára előnyös szerződés kialakításában.
Ellenőrző jegyzőkönyvek létrehozása
Győződjön meg róla, hogy az adatok gyűjtésére, az időkorlátok megfigyelésére, a teljesítményről szóló beszámolókra és a könyvelés megszervezésére vannak rendszerek. A jól meghatározott eljárások időt és pénzt takarítanak meg.
Szükséges dokumentáció beszerzése
A szerződés megkötésekor elengedhetetlen, hogy azonosítsák az összes szükséges licencet és dokumentációt, igazolják, hogy az összes információ aktuális, és ossza meg ezt az információt a szolgáltatóval.
Tájékoztassa az összes felet
A szerződéskezelő csoport tagjait és más érdekelt feleket kezdetben tájékoztatni kell a szerződéses eljárásban betöltött felelősségükről. A szerződés teljes időtartama alatt a felelősséget világosan meg kell vázolni, hogy minden csapat tagjai megértsék felelősségüket.
A problémák kezelése
A szerződés aláírása során megoldatlan kérdéseket kell kezelni, hogy ne okozzanak problémákat a szerződés időtartama alatt. A szerződéskötés időpontjában a megoldatlan kérdéseket le kell írni, és meg kell állapítani a megoldást és a határidőt. Ez egyúttal jó alkalom arra is, hogy azonosítsuk azokat a szerződéses tételeket, amelyek a jövőbeni fejlesztés céljából maradnak. Minden olyan elemet, amely a kezdeti szerződés változását igényli, gondosan fel kell jegyezni és kezelni kell.
Értékelje az átmenetet
Egyes szerződésekben egy átmeneti szakasz lesz jelen. E szakasz végén a feleknek találkozniuk kell, hogy felmérjék a szerződés teljes teljesítését. Bizonyos esetekben az átmeneti időszak az, amikor a szerződés végső részleteit kiütik; ezekben az esetekben kritikus az átmeneti időszak alapos értékelése. Itt az ideje annak, hogy meghatározzuk a szerződéses megállapodásokat, mint például a szükséges erőforrásokat.
Értékelje a teljesítményt
A teljesítménymenedzsmentnek a szerződés teljes időtartama alatt folyamatosnak kell lennie. A teljesítményadatok folyamatos értékelése, a folyamatban lévő munka folytatása és a nem megfelelő javítás segít minden fél számára előnyös szerződési feltételek létrehozásában.
Változatok kezelése
Minden szerződésnek tartalmaznia kell a változásokra vonatkozó rendelkezéseket, amelyeket csak meghatározott esetekben lehet engedélyezni. A szerződésváltozásokat mindig formális módosítással kell írásban meghatározni. Valamennyi változat esetében szabványos változáskezelési folyamatot kell alkalmazni.
