A készpénz több mint érmék és valuta az üzleti világban. Ezenkívül csekket, hitelkártya-tranzakciókat és pénzutalványokat is tartalmaz. A készpénz kezelésére szolgáló legjobb gyakorlatok alkalmazásával csökkentheti a hibákat és biztosíthatja az elszámoltathatóságot, még akkor is, ha az Ön által kezelt készpénz mennyisége alacsony. Készpénzkezelési ellenőrzések létrehozásával és megvalósításával hatékony eljárást hozhat létre a kimenő fizetések és a kapott pénzek kezelésére.
Készpénz elszámoltathatóság
Kövesse nyomon azokat a személyeket, akik hozzáférhetnek a vállalat készpénzéhez, és jegyezzék fel az egyes személyek készpénzkezelési kötelezettségeit. Tudnia kell, hogy a vállalat készpénzei mindig vannak-e, és képesek-e nyomon követni a szabálytalanságokat egy adott személyhez. Ezt úgy érheti el, hogy minden befizetéshez készpénz-átvételi elismervényt és nyilvántartást kap, és minden ügyfélnek átvételre kerül, és dokumentálja a transzfereket. A felügyelőnek mindig jóvá kell hagynia az érvénytelenített vagy visszatérített ügyleteket, és ellenőriznie kell a készpénzbetéteket.
Vámelválasztás
Amikor egy vagy kettő felelős a készpénz kezeléséért, nagyobb a csalás kockázata. A készpénzkezelési feladatok több magánszemély között történő elválasztásával egyetlen személynek nem lehet irányítása a készpénzkezelési folyamat felett. A különböző személyeknek készpénzfizetéseket kell készíteniük a könyvelési nyilvántartásokba, fogadniuk a pénzt, befizetni a pénzeszközöket, össze kell egyeztetniük a készpénzes kifizetéseket a könyvelési nyilvántartásokban, és fizetniük kell a fizetési számlákat. Amikor elkülöníti a készpénzkezelési feladatokat, minden egyes személy a készpénzkezelési folyamat során elszámoltatható a többiek felé.
Készpénzegyeztetés
Ha a pénzösszeegyeztetési gyakorlatok vannak érvényben, meggyőződhet arról, hogy a munkavállalók megfelelően rögzítették a készpénzes tranzakciókat, és rendelkeznek ellenőrzési és kiegyenlítési rendszerrel. Legalábbis havonta ellenőrizze bankszámláit a készpénzbevételek és betétek ellen. A készpénzes fizetések rögzítése mellett, mindaddig, amíg megkapja őket, számolja ki és egyenlegezze a készpénzes bevételeit minden nap, és hasonlítsa össze az összes bevételt a letéti jegyekkel. A tervezett havi pénzkiegyenlítésen kívül havonta meglepően ellenőrizze a könyvelési nyilvántartást.
Biztonság
Amikor egy vállalkozás készpénzzel foglalkozik, fontos, hogy a pénz és az alkalmazottak biztonságban maradjanak. A pénzügyi eszközök megóvása érdekében mindig végezzen háttérellenőrzéseket a leendő alkalmazottak előtt, mielőtt meghosszabbítaná az állásajánlatokat. Mindig tartsa biztonságos helyen a készpénzt, és részletezze készpénzkezelési szabályzatát a munkavállalói kézikönyvben. Korlátozza azon személyek számát, akik a lehető legrövidebb időn belül hozzáférnek a készpénzhez, és csak jelszavakat és kombinációkat adnak a jóváhagyott személyzetnek. Minden évben, vagy amikor a készpénzt kezelő munkavállaló elhagyja a céget, változtassa meg az összes kombinációt és jelszót. Amikor egy munkavállaló készpénzt számlál, akkor azt olyan helyen kell elvégeznie, amelyet a nyilvánosság vagy az ügyfelek nem láthatnak. Ha egy helyről a másikra készpénzt vesz fel, mint például letétet készít, vagy ha a vállalkozásának nagy egyeteme van, használja a haver rendszert. Mindig minimálisra csökkentse az üzletben lévő készpénz mennyiségét, így tűz vagy lopás esetén nem szenved nagy veszteséget.
