1993-ban elfogadott, a Családi Orvosi Szabadságról szóló törvény védi az olyan munkavállalók munkáját, akiknek az újszülött vagy örökbefogadott gyermek, vagy egy súlyos beteg családtagjának gondozására szabadságot kell fizetniük. Az FMLA megvédi továbbá azokat a munkavállalókat, akik súlyosan betegek vagy sérültek, és meg kell szereznie a szabadságot. A legtöbb FMLA kérés orvosi jellege magánélet- és titoktartási kérdéseket vet fel, amelyeket a munkáltatóknak szem előtt kell tartaniuk.
Az orvosi információk közlése
Néhány orvosi információt nem lehet teljesen bizalmasan kezelni. Az FMLA engedélyének jóváhagyásához például a munkáltatónak súlyos egészségügyi állapot alapján felül kell vizsgálnia az orvos ajánlását. A Munkaügyi Minisztérium az FMLA-ra vonatkozó ajánlások standard formáját ajánlja. Az űrlap lehetővé teszi az orvos számára, hogy részleteket adjon a feltételről, beleértve a szabadság időtartamát is. Az űrlap online elérhető a Munkaügyi Minisztérium honlapján.
Hozzáférés az orvosi információkhoz
Az orvosi nyilvántartásokhoz való hozzáférést az egészségügyi tájékoztatási és elszámoltathatósági törvény szabályozza. A törvény szigorúan szabályozza, hogy kinek van hozzáférése az orvosi információkhoz, amelyekből az egyén identitása meghatározható. A HIPAA kiegyensúlyozott annak érdekében, hogy tájékoztatást nyújtson az egészségügyi dolgozóknak, hogy lehetővé tegyék munkájukat, és más körülmények között, mint például az FMLA kérések. A törvény azonban előírja, hogy az orvosi nyilvántartásokhoz való hozzáférés szigorúan korlátozott legyen. Az FMLA alá tartozó munkáltatóként az egészségügyi nyilvántartásokhoz való hozzáférést csak a kijelölt alkalmazottakra kell korlátozni, akiknek feltétlenül hozzáférniük kell a jóhiszemű üzleti okokhoz.
Az orvosi információk tárolása
Munkáltatóként meg kell védenie a munkavállalói orvosi információkat azoktól, akiket nem jelöltek ki hozzá. Minden orvosi feljegyzést külön kell tárolni a személyi állományoktól. Az FMLA kérésekkel kapcsolatos orvosi fájlokat zárolt fájlszekrényekben kell tartani, amelyekhez csak a kijelölt alkalmazottak férhetnek hozzá. Faxolás és fotómásolás esetén az alkalmazottak orvosi adatait meg kell határozni és szigorúan be kell tartani a munkavállalók magánéletének biztosítása érdekében. Például, ha egy orvosi adatlapot véletlenül egy fénymásológépben hagynak, és ezt az illetéktelen személyek látják, ez az Ön cége, amely felelős a magánélet megsértéséért, nem pedig a tévedt munkavállalóért.
Munkáltatói aggályok
Gyakran az FMLA-helyzetekben a munkáltatóknak szükségük van bizonyos munkavállalói orvosi feljegyzésekhez. A HIPAA előírja, hogy a munkavállalók írásos felhatalmazást adjanak a munkáltatóknak, hogy csak azokra a nyilvántartásokra vonatkozzanak, amelyek az FMLA-szabadság igénylésére vonatkoznak, anélkül, hogy általános felhatalmazást kapnának az összes orvosi feljegyzés elérésére. A munkáltatók az FMLA-ra vonatkozó ajánlás alapján második véleményt kérhetnek, és közvetlenül kapcsolatba léphetnek az orvosral, és megvitathatják az állapotot. Az ilyen megbeszéléseket a munkavállalónak is engedélyeznie kell. Az FMLA-t kereső munkavállalóknak megfelelő dokumentációt kell benyújtaniuk, és ezért valószínűleg meg fogják adni ezeket az engedélyeket.
