Számviteli szempontból a "post" szó azt jelenti, hogy egy tranzakciót vagy a helyes számlák módosítását rögzíti, egy számlára terheli a terhelést, és egy másik számlára beszámít. A kiküldetés kézi feladat lehet, csak papíron. A mai üzleti világban azonban a legtöbb számviteli számítógépet végzik. Ebben az esetben a "kiküldetés" azt jelenti, hogy a tranzakciót egy szoftverprogramba írja be, majd elmenti a tranzakciót, hogy a megfelelő fiókok frissüljenek.
A szükséges elemek
-
A kettős bejegyzéssel kapcsolatos számviteli alapelvek alapvető megértése
-
A számviteli szoftverek ismerete
Alapvető könyvelés
Szerelje össze az összes olyan dokumentumot, amely a küldendő tranzakciókhoz kapcsolódik. Általában ezek a szállítók számlái, amelyeket az elszámolható számlákra, az ügyfelek számlájára küldnek, és amelyeket a követelésekre, vagy néha a főkönyvi kiigazításokra teszik közzé.
Határozza meg azokat a számlákat, amelyek betöltésekor jóváírásra kerülnek és jóváírásra kerülnek. Például egy másik fél számára fennálló tartozás eljuttatásához, mint például az eladótól származó számla, egy költségszámla vagy egy eszközszámla terhelésre kerül, és egy kötelezettségszámla jóváírásra kerül. Példa: Az Acme Electricitynek 10 000 dollárért fizetendő számla közzététele a következő tranzakciót eredményezi: Segédprogramok költsége (költségszámla) 10,00 és Debit számlák (kötelezettségi számla) 10.00 Hitel
Ha a tranzakciót manuálisan teszik közzé, a közzétételi folyamat egyszerűen magában foglalja a számok írását a fiókoldalakon és a számlaegyenlegek frissítését. Győződjön meg róla, hogy frissíti az összes kapcsolódó fiókot.
Számítógépes közzétételhez jelentkezzen be a szoftverbe, és adja meg a megfelelő modult. A postázási példa esetében a modult valószínűleg a Számláknak nevezik. A szoftver utasításai szerint adja meg a számla számát vagy nevét a költségszámlához (pl. Segédprogram költség), és a megfelelő mezőkben fizetendő összeget.A szoftvere fizetési határidőt is kér. Lehet, hogy kedvezményes feltételeket is meg kell adnia, ha vannak ilyenek. Ezeket a számla tartalmazza, ha van ilyen.
A kiküldetés előtt mentse el az adatait és nyomtasson előzetes jelentést. Hasonlítsa össze a számlán szereplő adatokhoz tartozó adatokat, és ellenőrizze a hibákat. Szükség esetén korrigálja a megadott adatokat.
Miután biztos volt benne, hogy az összes adatot helyesen adta meg, válassza ki a számviteli programban a lehetőséget, hogy az adatokat a számlákra tegye. Győződjön meg róla, hogy a jelentésekhez feltöltött adatokról teljes jelentést nyomtat. Tekintse meg fiókadatait, hogy biztosak legyenek az adatok helyes közzétételében.
A követelésekkel történő tranzakciók hasonló módon kerülnek kiküldésre. Az érintett számlák általában bevételi számla (jövedelem) és egy eszközszámla (vagy vevőkövetelés vagy készpénz). Példa: Az ügyfélnek nyújtott vízszolgáltatások 200,00 dollárért fizetendő számlája az alábbiak szerint kerül kiküldésre: Követelések (eszközszámla) 200,00 dollár.
tippek
-
Ha több tranzakciót rögzít, például egy számlázott köteget, futtasson egy hozzáadott gépszalagot, amely felsorolja az egyes számlák összegét a végén. Ez segíti Önt abban, hogy a közzététel előtt ellenőrizze a hibákat.
Figyelem
Közvetlen főkönyvein keresztül közzétett tranzakciók (amelyeket néha Általános folyóiratnak is neveznek) nem különböznek jelentősen a követelésekről vagy a követelésekről. Ha közvetlenül a számlákat állítja be, ügyeljen arra, hogy a helyes irányba terhelje és jóváírja. A gyakori hiba a számla, amelyre jóváírja, terhelése, és ezzel ellentétben helytelenül jóváírja azt a fiókot, amelyet terhelni szándékozik. Ez a fajta kiküldetési hiba nem nehéz megjavítani, de mégis frusztráló.
