A dokumentumvezérlő funkció feladata, hogy különböző funkciók és folyamatok segítségével kezelje a dokumentumáramlást és a tárolást egy szervezetben. Ezek közé tartozik a fájlok karbantartása és a megfelelő elosztási és felülvizsgálati eljárások alkalmazása a Siliconfareast.com-ban leírtak szerint.
Könyvtárrendszer
A dokumentumellenőrző funkció feladata a belső könyvtári eljárások megfelelő karbantartása annak érdekében, hogy megfelelő személyi hozzáférés jöjjön létre, de a hivatalos dokumentáció tartózkodási helye mindenkor ismert.
Tárolás / bejelentés
A dokumentum-vezérlési funkció egy másik kulcsfontosságú tevékenysége a dokumentumtárolás és -tárolás, amely biztosítja az összes szükséges fájl megfelelő elérését.
Változatok
A dokumentumellenőrzési funkció feladata továbbá, hogy a hivatalosan jóváhagyott dokumentáció csak a megfelelő folyamatok és jóváhagyások keretében kerüljön felülvizsgálatra. Ez magában foglalhat olyan dokumentum (vagy projekt) változási rendszereket (DCR), amelyek kijelölt aláírásokat igényelnek, mielőtt egy korábban jóváhagyott dokumentum további változtatásokat végezhet.
Munkafolyamat
A dokumentumkezelő személyzet olyan tevékenységeket is végez, amelyek célja a hatékony munkafolyamat biztosítása, például olyan dokumentumok hozzárendelése a megfelelő irodai vagy titkársági munkatársakhoz, mint a szövegszerkesztés vagy a szkennelés.
Követés
A dokumentumvezérlő funkció a dokumentumok átfogó gyártási folyamatán keresztül történő időben történő előállítását is figyelemmel kíséri, például a korosztályok használatával, jelezve, hogy a dokumentumok túl sok időt töltöttek át a munkafolyamat folyamán.
