Sok vállalat külsõ beszállítókat hoz létre, amikor nagyszabású projektekkel rendelkeznek. Számos oka van a munka kiszervezésének, beleértve a személyzet hiányát, a források hiányát és a projekt szakértelme hiányát. A perspektíva-szállító kiválasztásakor a vállalkozás gyakran megküldi az információ iránti kérelmet vagy a pályázati kérelmet. Mielőtt eldöntené, hogy melyik eszköz a legjobb a szervezet számára, vegye figyelembe a kettő közötti különbségeket.
Információkérés
Az információ iránti kérelmek vagy a RFI-k tervezési dokumentumok. Ezek informális dokumentumok, és általában nem igényelnek elkötelezettséget egyik féltől sem. Az RFI-k célja, hogy információt gyűjtsenek a leendő eladó cégéről, képességeiről, képességeiről és tapasztalatairól. A projekt részletei és a költségvetés általában nem szerepelnek az ilyen típusú dokumentumokban. Ez az információ csak akkor rejlik, ha a vállalat rövid projektet keres egy kis projekthez.
Ajánlatkérés
A pályázati javaslatok vagy az RFP-k összetett dokumentumok, amelyeket a vállalatok a külső gyártók ajánlatainak és javaslatait vonzanak. Az RFP jellemzően tartalmazza a projekt költségvetését, ütemtervét és kritériumait, valamint a vállalat céljait és céljait. A projekt specifikációira és alkalmazási körére összpontosít, és arra törekszik, hogy részletes válaszokat kérjen a potenciális gyártóktól. A szállítói válaszok általában tartalmaznak információt a szállító cégről, a javasolt árról és a részleteket arról, hogy a szállító hogyan fogja végrehajtani és kezelni a projektet.
Eljárások
Az RFI-t tipikusan egyedül használják az alacsony költségvetésű projektek esetében, és a magas költségvetésű projektek kiindulópontjaként. Általában több hétig tart, hogy az ilyen típusú dokumentumra küldjön és fogadjon válaszokat, és általában kevesebb, mint 10 oldal. Az RFP-t magas költségvetésű projektekre használják, és a projekt információgyűjtési szakaszának végén jön létre. Általában több hónapig tart, hogy az ilyen típusú dokumentumokkal kapcsolatos válaszokat küldjenek és fogadjanak, és általában legalább 20 oldalas.
Előnyök
RFI használata előnyös a kis, alacsony hatású projektek esetében. Ez a dokumentum nem igényel sok időt vagy erőfeszítést a potenciális beszállítóktól, mivel nem kell hosszú leírást küldeniük a projekt részleteiről. Ezért a vállalatok ezt a fajta dokumentumot használják, hogy többet tudjanak meg egy nagy projekt hatóköréről a pályázati folyamat megkezdése előtt. Az RFP előnye, hogy előkészíti a céget, hogy egy szállítóval lépjen tovább, és megkezdi a szerződéses fázist.
hátrányok
Az RFI hátránya, hogy a gyártók nem érdekeltek az információk küldésében, mert nem látják a vállalat implicit elkötelezettségét. Az RFP hátrányai az időigényes előkészületek, amelyek ahhoz szükségesek, hogy elküldjék és megkapják. Ha egy vállalat bizonytalan a projekt általános hatályával és specifikációival kapcsolatban, az RFP írása nagyon nehéz lehet, vagy kiszámíthatatlan szállítói javaslatokat eredményezhet.
