Miután egy projekt befejeződött, az egyetlen dolog az, hogy elemezzük, mi történt helyesen, mi történt rosszul, és mit tehet a csapat a jövőbeli projektek sikeresebbé tétele érdekében. Ezt általában egy postmortem jelentésben végezzük. A végső, a projekt utáni megbeszélés felbecsülhetetlen előfeltétele egy utólagos jelentés, amely konkrét példákat és részleteket ad, anélkül, hogy túl negatív vagy önkeltő lenne.
Szerkezet és stílus
A formális jelentésszerkezet, amely jól meghatározott fejlécekkel és alfejezetekkel rendelkezik, világos és tömör módon segít a ténybeli és az elemzési információk bemutatásában. A Purdue Egyetem Online író laborja azt javasolja, hogy írja be a teljes jelentést egyetlen, szabványos betűtípussal, mint például Arial vagy Times New Roman. Használja a listákat, amikor csak lehetséges, és használja a fehér teret a szekciók között és azok között, hogy a jelentés könnyebben olvasható legyen. Használja a nyelvtani feszültséget helyesen: a múltbeli feszültség használatával magyarázza el az eljárásokat és a jelenlegi feszültséget, hogy általánosítsa és közölje a projekt eredményeit.
Bevezetés és célok
Használja a bevezető részt, hogy leírja a követés utáni jelentési célokat. A legtöbb jelentés négy fő célt kíván elérni: a projekt eredményességének áttekintése és megvitatása, magas pontok és teljesítmények azonosítása, fontos kérdések feltárása és a problémamegoldó taktikák és a központi elvárások áttekintése. Ezeknek a céloknak a formázása listaként is jó módja a jelentésstruktúra meghatározásának.
Paraméterek és célok
A következő részben bemutathatja a tényalapú projektinformációkat és a projekt céljait. Táblázatos formában szervezzük meg a tényalapú információkat - például a címet, a projektvezető nevét, a kezdő dátumot és a cél- és a tényleges befejezési dátumokat. A projekt rövid összefoglalása. Tartalmazza a projekt típusát, célját és céljait, valamint a költségvetést, az összehasonlító értékelési méréseket és a projektben felmerülő korlátozásokat vagy korlátozásokat.
Teljesítményelemzés és értékelés
A teljesítményadatok a jelentés „húsa”. Használja a narratívákat és a felsorolt listákat a központi teljesítmények és problémák leírására. A projektteljesítményi alfejezetben írja le, hogy mi történt helyesen, és mi működött jól, és megvitassák a gyakorlatokat - például a heti találkozó menetrendjét vagy az azonnali üzenetküldés lehetőségét -, amelyet a csapat különösen hasznosnak talált a projekt időben történő befejezéséhez. A kulcskérdések alszakaszában írja le, mi történt rosszul, mely politikák és eljárások okozták a problémákat, és milyen kihívásokkal szembesült a csapat. Beszéljünk arról, hogy ezek a problémák hogyan érintik a projekt szempontjait, például a költségvetést és az ütemtervet, és leírják, hogy mit csinált a csapat, hogy leküzdje vagy kezelje őket.
Értékelés és elvezetések
Befejezze a jelentést egy átfogó projektértékeléssel és elvihető elemzéssel. Egy öt- és tízpontos minősítési rendszer, amely a projekt kritikus szempontjait értékeli - beleértve a teljesítményt, a menedzsment alkalmazhatóságát és a kommunikációt - hasznos vizuális megjelenítést hozhat létre. Végül ismertesse a tanulságokat, adja meg a projekt során kidolgozott és végrehajtott legjobb gyakorlatokat, és javaslatokat tesz a folyamatos fejlesztésekre.
